Opdrachtbeschrijving Kwartiermaker Beleidscoördinatie
Doel van de opdracht is het opzetten van een functionerende structuur voor beleidscoördinatie binnen de organisatie, met als einddoel een centrale, goed beheerde beleidsbibliotheek waarin alle beleidsstukken voldoen aan vastgestelde kwaliteitseisen. Startende met een inventarisatie wat er reeds is. Als extra resultaatgebied: opzetten van een toekomstbestendig profiel van een beleidscoördinator, inclusief positionering binnen Vitens.
Resultaatgebieden
1. Beleidsbibliotheek
- Inrichten en beheren van een centrale beleidsbibliotheek.
- Zorgen voor een overzichtelijke en toegankelijke structuur.
- Implementeren van procedures voor het toevoegen, verwijderen en actualiseren van documenten.
- Samenwerken met ICT voor technische ondersteuning (ECM).
2. Beleidsstructuur
- Identificeren van beleidsbeheerders per afdeling.
- In samenspraak met het betreffende afdelings-MT de beleidsbeheerder als rol binnen de afdeling (laten) benoemen.
- Faciliteren van samenwerking tussen beleidsbeheerders en afdelingen.
- Vastleggen van rollen, taken en verantwoordelijkheden van beleidsbeheerders.
3. Communityvorming
- Organiseren en faciliteren van een actieve community van beleidsmakers/beleidsbeheerders binnen de organisatie.
- Stimuleren van kennisdeling, samenwerking en afstemming tussen beleidsmakers.
- Bevorderen van een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en actualiteit van beleid.
- Begeleiden beleidsmakers bij gebruik format.
4. Kwaliteitsborging
- Toetsen van aangeleverde beleidsdocumenten op actualiteit en relevantie.
- Signaleren van afwijkingen en agenderen van knelpunten bij DO/RvB en Compliance Informen.
- Zorgen voor naleving van procedures conform beleidswerkprocessen.
5. Training en ondersteuning
- Organiseren van instructies en trainingen voor beleidsbeheerders en eindgebruikers, in samenwerking met de Vitens Academy.
6. Opschoning en migratie
- Coördineren van het opschonen van SharePoint in samenwerking met de beleidsbeheerders van de afdelingen.
- Migreren van relevante beleidsdocumenten naar de centrale bibliotheek.
- Inrichten van standaard versiebeheer beleidsdocumenten.
7. Continue verbetering
- Evalueren van processen en doen van verbetervoorstellen.
- Monitoren van gebruik en effectiviteit van de beleidsbibliotheek.
Randvoorwaarden
- De kwartiermaker heeft mandaat om afdelingen te benaderen en samenwerking te initiëren.
- Er is een back-up persoon beschikbaar voor toegang tot de beleidsbibliotheek.
- ICT en communicatie zijn betrokken als ondersteunende partners.
- S&L als richtinggevende partner betrekken.
Rapportage en overleg
- Tweewekelijkse voortgangsrapportage aan de opdrachtgever (en PAB).
- Maandelijks overleg met betrokken stakeholders.
Overige informatie
- Deze functie is geschikt voor ZZP.
- Hybride is mogelijk.
- Minimaal 32 uur per week.
- Bij voldoende aanbiedingen sluit de aanvraag eerder i.v.m. snelle start.
Eisen
- Kwartiermaker heeft mandaat om afdelingen te benaderen en samenwerking te initiëren.
- Er is een back-up persoon beschikbaar voor toegang tot de beleidsbibliotheek.
- ICT en communicatie zijn betrokken als ondersteunende partners.
- S&L als richtinggevende partner betrekken.
- Tweewekelijkse voortgangsrapportage aan de opdrachtgever (en PAB).