Organisatie
Gemeente Staphorst is uniek, met een eigen karakter. Bijna iedereen kent ons wel en heeft daar een beeld bij. Veelal gebaseerd op haar oorsprong, cultuurhistorie en erfgoed. Daar hechten wij zeker waarde aan. Maar Staphorst is meer: het ondernemerschap, de bedrijvigheid, een compleet voorzieningenniveau en de verrassend mooie natuur zijn ook belangrijke kenmerken. Met bijna18.000 inwoners, waarvan een derde jonger dan 20 jaar, zijn wij een jonge en dynamische gemeente.
Als gemeentelijke organisatie maken we gebruik van de kracht van die dynamische samenleving. We bewegen flexibel mee en zijn een overheid die, veel meer dan voorschrijvend en controlerend, de voorwaarden wil scheppen voor inwoners en ondernemers. We werken in het hier en nu met onze blik steeds gericht op de toekomst.
Opdracht
Als ervaren secretaresse ondersteun je samen met je enthousiaste collega’s het college. Je wordt onderdeel van het team secretariaat. Je hebt als bestuurssecretaresse ruime ervaring en ook oog voor de processen rondom besluitvorming. Waar nodig breng je structuur aan. Verder is het van belang dat je in deze functie kunt prioriteren: je weet onderscheid te maken tussen belangrijke en urgente zaken en niet belangrijke en niet urgente zaken. Op deze wijze weet je ook te ondersteunen bij de planning van de werkzaamheden.
Welke werkzaamheden worden onderdeel van jouw takenpakket?
• Het ondersteunen van het college
• Complex agenda beheer
• Afspraken uitzetten, deadlines bewaken en overzichten opstellen
• Afhandelen van het telefoon- en mailverkeer en verzorgen correspondentie
• Voorbereiden en notuleren tijdens vergaderingen
• Plannen en organiseren van (digitale) vergaderingen, reserveren van vergaderruimtes en het registreren in het geautomatiseerd systeem
• Voorbereiden en organiseren van diverse bijeenkomsten
• Voorbereiden en organiseren van bezoeken bij bijzondere jubilea en representaties
• Bijdragen aan het borgen van de processen rondom besluitvorming en het bevorderen van de volledigheid en kwaliteit van de stukken
• Overige ondersteunende werkzaamheden
Competenties
• Klant- en servicegerichtheid;
• Plannen en organiseren;
• Nauwkeurig/accuraat kunnen werken met een resultaatgerichte instelling;
• Snel kunnen schakelen tussen de diverse werkzaamheden en daarbij houd je de voortgang van de processen/werkzaamheden nauwlettend in de gaten;
• Kunnen improviseren;
• Systematisch kunnen denken;
• Jij bent erop gebrand om kwaliteit neer te zetten.
Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.
Benodigd aantal professionals
1.
CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-di-wo-do-vr
Eisen
- Minimaal een aantoobaar afgeronde hbo bachelor opleiding in de richting van office management/ secretariële ondersteuning
- Minimaal 3 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse in de afgelopen 10 jaar bij een gemeentelijke organisatie
- Uiterlijk 1 juni 2025 voor minimaal 24 uur per week beschikbaar
Wensen
- Een aanvullende opleiding bestuurssecretaresse
- Een maximum uurtarief van €80,- excl. btw en incl reiskosten woon-/ werkverkeer
- Minimaal 8 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse in de afgelopen 10 jaar bij een gemeentelijke organisatie
- 3 tot 6 jaar aantoonbare werkervaring (10 pt)
- 6 tot 8 jaar aantoonbare werkervaring (20 pt)
- meer dan 8 jaar aantoonbare werkervaring (30 pt)
- tot 3 jaar aantoonbare werkervaring (0 pt) - Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met de systemen: Microsoft Office, JOIN, iBabs en Microsoft Teams, benoem waar dit is opgedaan
