Documentalist -Beweegbare Bruggen

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Programmateam beweegbare bruggen
Beweegbare bruggen zijn een essentieel onderdeel van onze wegen en vaarwegen. Rijkswaterstaat beheert bijna 200 beweegbare bruggen. Bijna de helft hiervan behoeft vóór 2040 groot variabel onderhoud (GVO) of een grondige renovatie dan wel complete vervanging.

Om deze opgave het hoofd te bieden start Rijkswaterstaat met een programmateam beweegbare bruggen. Een programmatische aanpak waarbij meerdere beweegbare bruggen, onder één contract, in een verkorte looptijd achter elkaar worden opgepakt en gerealiseerd. Het betreft voor de organisatie een nieuwe aanpak, waarin veel zaken efficiënter worden opgepakt.

De programmatische aanpak van Rijkswaterstaat brengt ook veranderingen met zich mee voor het vakgebied documentmanagement. Waar documentmanagement voorheen per brug werd ingericht, gebeurt dit nu op programma- en clusterniveau. Hierbij worden meerdere bruggen gezamenlijk beheerd binnen één uniforme omgeving. Deze ontwikkeling vraagt om verdere optimalisatie en standaardisatie van processen en stelt nieuwe eisen aan de rol van documentalist. Daarom zoeken wij een enthousiaste en ervaren documentalist die samen met ons het documentmanagement binnen het programma verder vormgeeft en versterkt.

De opdracht wordt uitgevoerd binnen de kaders en richtlijnen van het project. Als documentalist ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het documentmanagementsysteem (DMS). Je ondersteunt en begeleidt projectmedewerkers bij het correct vastleggen, beheren en archiveren van informatie.

Je draagt zorg voor het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast houd je het ordeningsplan actueel, beheer je dossiers, verzorg je autorisaties en ondersteun je projectmedewerkers met trainingen, instructies en advies. Ook zorg je ervoor dat de benodigde middelen beschikbaar zijn om documentbeheer efficiënt uit te voeren.

Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het coachen van projectmedewerkers. Je vergroot hun bewustzijn van taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming en helpt hen deze op een juiste en zelfstandige manier uit te voeren. Hiermee lever je een bijdrage aan de continue verbetering van de informatiehuishouding binnen het project.

Binnen deze opdracht voer je onder andere de volgende werkzaamheden uit:

• Opstellen, beheren en actueel houden van de autorisatiematrix;
• Verlenen, wijzigen en intrekken van autorisaties binnen het documentmanagementsysteem;
• Inrichten van standaardweergaven, dashboards en zoekopdrachten op basis van de informatiebehoefte van gebruikers;
• Inwerken en instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers op het gebied van documentbeheer en archiefvorming;
• Aanmaken, ordenen, waarderen, selecteren en beheren van (sub)dossiers binnen de vastgestelde ordeningsstructuur;
• Actueel houden van documentatie die betrekking heeft op het projectarchief;
• Verplaatsen en herstructureren van documenten en (sub)dossiers wanneer de archiefstructuur daarom vraagt;
• Toezien op de correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de geldende kaders;
• Zorgdragen voor de tijdige beschikbaarheid van informatie voor de juiste gebruikers;
• Signaleren en melden van verstoringen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) en samenwerken met de verantwoordelijke beheerorganisatie;
• Inventariseren en aandragen van verbetervoorstellen voor applicaties en processen, conform de procedures van LFB.

Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht
In deze rol werk je zelfstandig en neem je verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden en resultaten. Je stemt je werkzaamheden af met het team Projectbeheersing en rapporteert aan de Manager Projectbeheersing, die eindverantwoordelijk is voor de opdracht.
We zoeken een professional die snel zijn of haar weg weet te vinden binnen een projectomgeving. Dankzij je ervaring ben je in staat om zelfstandig aan de slag te gaan en maak je je processen, werkwijzen en kaders snel eigen.

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

Eisen voor de opdracht Documentalist -Beweegbare Bruggen

• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring bij rijkswaterstaat met werken in een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam.
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan.

Wensen voor de opdracht Documentalist -Beweegbare Bruggen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.
• Analytisch denkvermogen: je legt verbanden tussen informatie, processen en systemen.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling: je ondersteunt gebruikers op een toegankelijke en oplossingsgerichte manier.
• Hands-on mentaliteit: je denkt in mogelijkheden en komt met praktische, werkbare oplossingen.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden, waaronder het opstellen van rapportages, instructies en hulpmiddelen en het begeleiden en instrueren van gebruikers.
• Nauwkeurigheid: je werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail.
• Proactieve houding: je signaleert kansen en verbeterpunten en handelt hiernaar.
• Plannen en organiseren: je organiseert je werk zelfstandig, stelt prioriteiten en haalt deadlines op een gestructureerde manier.
• Zelfontwikkeling: je leert van ervaringen en past nieuwe inzichten toe in je werk.
• Zelfstandigheid: je neemt initiatief, werkt zelfstandig en zoekt actief de samenwerking op wanneer dat nodig is.

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Documentalist -Beweegbare Bruggen

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Rijkswaterstaat

Past jouw profiel bij de eisen van Rijkswaterstaat? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Rijkswaterstaat
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Rijkswaterstaat, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons