Management Assistent

Management Assistant
Als Management Assistant voor de MT-leden binnen Schiphol, zorg je voor een adequate ondersteuning van het management team van de afdeling Finance. In deze rol ben je verantwoordelijk voor:

• Proactieve ondersteuning in het agendabeheer van management team leden;
• Secretariële taken zoals het organiseren van teambijeenkomsten, trainingen en evenementen en (in overleg) overige administratieve taken;
• Het uitvoeren van diverse ondersteunende (ad hoc) werkzaamheden, zoals het voorbereiden van presentaties en afspraken, organiseren van dienstreizen;
• Fungeren als back-up van de Assistant van de Director Finance en indirect ondersteunen bij diverse administratieve en organisatorische taken;
• Onboarding van nieuwe collega’s (bijv. het aanvragen van passen voor nieuwe medewerkers, assistentie verlenen aan de inhurende manager om een soepel proces te garanderen);
• Ontzorgen is hier het sleutelwoord;
• Centrale aanspreekpunt zijn voor interne en externe contacten en zelfstandig vragen en verzoeken oppakken en opvolgen.

Praktische info
Voor deze rol wordt verwacht dat je, in verband met het inwerken, vooral in het begin van de opdracht vaak op kantoor bent. Verder staan de gesprekken gepland voor dinsdag 25 november en woensdag 26 november. Houd hier alvast rekening mee.

Eisen

• Ervaring met Microsoft 365 voor het gebruik van applicaties als PowerPoint, Excel, Word, Outlook, SharePoint en Teams.
• Minimaal MBO/HBO werk- en denkniveau.
• Flexibel, stressbestendig en houdt van een dynamische werkomgeving.
• Voor deze opdracht binnen Schiphol is een VOG een vereiste (kosten van €33,85 zijn voor rekening van de leverancier/ondernemer). De startdatum wordt pas besproken na ontvangst van de VOG.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Wensen

• Proactieve ondersteuning in het agendabeheer van management team leden.
• Secretariële taken zoals het organiseren van teambijeenkomsten, trainingen en evenementen en (in overleg) overige administratieve taken.
• Het uitvoeren van diverse ondersteunende (ad hoc) werkzaamheden, zoals het voorbereiden van presentaties en afspraken, organiseren van dienstreizen.
• Fungeren als back-up van de Assistant van de Director Finance en indirect ondersteunen bij diverse administratieve en organisatorische taken.
• Onboarding van nieuwe collega’s (bijv. het aanvragen van passen voor nieuwe medewerkers, assistentie verlenen aan de inhurende manager om een soepel proces te garanderen).
• Ontzorgen van het managementteam.
• Centrale aanspreekpunt zijn voor alle interne en externe contacten en zelfstandig vragen en verzoeken oppakken en opvolgen.
• Intensief samenwerken met collega’s binnen én buiten de afdeling.
• Creativiteit en organisatietalent benutten, met ruimte voor eigen inbreng bij het opzetten en coördineren van bijvoorbeeld teamevents.
• Professioneel en proactief ontzorgen van de manager(s).
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands en redelijk goed in het Engels.
• Sfeer aanvoelen en hier op een integere manier mee omgaan.
• Belangrijke motor en smeerolie zijn voor het draaiende houden van de hele afdeling.
• Bespreekbaar maken als emoties oplopen, mensen aanspreken of hun gedrag spiegelen.
• Oplossingsgericht en creatief zijn, prioriteiten kunnen stellen aan eigen werkzaamheden.
• Teamspeler zijn en onderdeel uitmaken van een team samen met andere Management Assistants bij Schiphol Finance.
• Proactief en zelfstandig werk uit handen nemen van de manager(s), tijdig urgente zaken signaleren en de manager hierop attenderen.
• Stevig in je schoenen staan en onder druk kunnen werken.
• Bereid zijn om, vooral in het begin van de opdracht, vaak op kantoor te zijn voor het inwerken.