Opdrachtomschrijving
Als PMO-er bij de MIVD is geen dag hetzelfde. In deze uitdagende functie bied jij ondersteuning aan de projectorganisatie door middel van diverse organisatorische werkzaamheden. Zo ga jij aan de slag met: het opstellen, bewaken en evalueren van de project- en programmaplanning. Je houdt de voortgang bij, legt acties vast en zorgt ervoor dat deze worden opgevolgd. Hierbij ondersteun je de projectleider bij het opzetten en onderhouden van de documentatie, resources (zoals contracten), agendabeheer, notulen en e-mailbeheer. Ook signaleer je waar zaken vastlopen, rapporteert afwijkingen en draagt zo actief bij aan de PDCA-cyclus, waaronder het evalueren en continu verbeteren van de projecten. Je dagelijks werk bestaat o.a. verder uit de volgende onderdelen:
- Ondersteunen van de projectmanagers en signaleren en adviseren bij project issues;
- Monitoren van voortgang en afspraken; het 'najagen' van actiehouders;
- Het organiseren van bijeenkomsten en workshops;
- Opstellen en beheren van communicatiemiddelen;
- Vaststellen, structureren, inrichten, onderhouden en monitoren van de leveranciersrelaties en contractbeheer;
- Beheren van het inkoop- en facturatieproces;
- Secretariële- en administratieve ondersteuning van het team
Achtergrond opdracht
Je komt te werken bij het programma Informatie Gestuurd Optreden (IGO) dat valt onder de afdeling Bestuursondersteuning. Programma IGO houdt zich bezig met het verbeteren van de informatiepositie van de Krijgsmacht in samenwerking met MIVD. Dit doet het programma in samenwerking met diverse stakeholders intern Defensie. Als Algemeen Projectmanager Officer heeft de kandidaat een goed ontwikkeld omgevingsbewustzijn en kan schakelen tussen het management van MIVD, de programmastuurgroep IGO, verantwoordelijke en leverende afdelingen van MIVD en/of JIVC en stuurt op resultaten. De kandidaat is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de programmamanager, het bewaken van de voortgang, het implementeren van standaarden, ondersteuning bij resource management en communicatie.
Eisen
- Kandidaat heeft minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie zoals Projectcoördinator & adviseur of Facilitair coördinator.
- Kandidaat heeft aantoonbaar relevante (rakend aan IT, Facilitair, Inkoop of bedrijfsprocessen) en recente (in de afgelopen 6 jaar) ervaring met het adviseren van multidisciplinaire teams (IT/Inkoop of Facilitaire afdelingen) in omgevingen met een groot aantal stakeholders (>10).
- Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het werken in een organisatie van minimaal 500 medewerkers binnen de publieke sector.
- Kandidaat beschikt over een certificering Prince 2 Projectmanagement.
- Kandidaat beschikt over een afgeronde opleiding HBO, met daarbij aantoonbare affiniteit en ervaring op het gebied van Facility Management.
Wensen
- Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring als PMO'er van IT, Facilitair of Inkoop - of (primaire) bedrijfsproces projecten binnen de ketens van Rijksoverheid of de Veiligheidsketen.
- Kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 3 jaar ervaring binnen een publieke organisatie.
- Kandidaat beschikt bij voorkeur over een afgeronde Nevi I Inkoopopleiding.
- Kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring met het werken in Topdesk en Planon.
- Kandidaat beschikt over een certificering op het gebied van Contractmanagement.