Wat ga je doen?
Je bent verantwoordelijk voor het beheren van zowel de fysieke als digitale documentstromen binnen de organisatie, wat betekent dat zij zorgdraagt voor alle inkomende, interne en uitgaande documenten, of deze nu via de post of per e-mail binnenkomen.
Voor de inkomende fysieke post en e-mails beoordeelt team Div (Digitale Informatievoorziening) eerst de binnengekomen stukken, waarna fysieke documenten worden gescand en e-mails worden opgeslagen. Vervolgens worden de documenten geregistreerd in het Medewerkerportaal (Zaaksysteem) of doorgestuurd naar de juiste vakapplicatie voor verdere verwerking.
Bij uitgaande post worden, indien nodig, de documenten samengevoegd en daarna geprint. De documenten worden vervolgens verzendklaar gemaakt, waarna de taak wordt afgerond door de verzenddatum vast te leggen. Op deze manier zorgt Div ervoor dat alle documentstromen efficiënt en overzichtelijk verlopen.
Taken
- Het beoordelen van inkomende fysieke post en e-mails
- Registreren van de documenten in het zaaksysteem (of doorsturen naar de juiste vakapplicatie voor verdere verwerking)
- Toekennen juiste metadatering aan de stukken
- Inscannen van de inkomende fysieke post
- Het verzendklaar maken van uitgaande post
- Is op de hoogte van processen en ontwikkelingen binnen de organisatie
Wat verwachten we van jou?
- Maandag t/m donderdag (uiterlijk om 8.30 uur starten)
- Je bent digitaal vaardig
- Je kunt snel de essentie uit een brief halen
- Je bent technisch onderlegd
Eisen
- Kandidaat heeft MBO werk en denk niveau
- Kandidaat heeft ervaring in een soort gelijke functie
- Kandidaat moet 18 juni beschikbaar zijn voor een gesprek!
- Als leverancier/zzp'er zorg je ervoor dat de VOG uiterlijk binnen 28 dagen na aanvang opdracht aan het opdrachtdossier op de inhuurdesk is toegevoegd
Wensen
- Kandidaat heeft gemeentelijke ervaring
- Kandidaat heeft gemeentelijke ervaring
- Kandidaat heeft ervaring in een soort gelijke functie, dit moet blijken uit het CV
- De voorgestelde kandidaat is: