Senior manager projectbeheersing

Utrecht heeft jou nodig!
De werven zijn een rijksmonument en onderdeel van een slim middeleeuws havencomplex van werven en werfkelders. Werven, muren, kelders, water en wegen zijn allemaal nauw verweven. Hetzelfde geldt voor het eigendom van bewoners, ondernemers en gemeente. Met het Programmaplan “werk aan de werf” werken we aan het herstellen en voorkomen van schade aan erfgoed, het beheren van het erfgoed, het voorkomen van onveilige situaties en het beter invullen van onze buren en zorgplicht. Dit doen we o.a. door het uitvoeren van onderhoud aan de wal- en kluismuren en toegangsbruggen en het herstel van kelders. In veel gevallen is onbekend en niet te achterhalen hoe de constructies exact in elkaar zitten, wat voor verassingen in de uitvoering zorgt. Daarnaast is het herstellen en verbeteren van vertrouwen tussen bewoners, eigenaren en gemeente één van de belangrijke doelen van het programma.

Opdrachtomschrijving
Je gaat aan de slag als manager projectbeheersing voor het uitvoeringsproject kelderherstel. Dit is een nieuw team dat aan de slag gaat om particuliere keldereigenaren te ontzorgen door het herstel van de kelders over te nemen. Als manager projectbeheersing ben je verantwoordelijk voor de projectbeheersing van onderzoek tot en met oplevering en overdracht, met alle bijbehorende scope, risico-, plannings- en financiële managementwerkzaamheden. Je bent onderdeel van het IPM-team en stuurt onder andere de planningsadviseur, risicomanager en de financieel adviseur aan. Samen met het team projectbeheersing zorg je ervoor dat de werkzaamheden en beslissingen van de uitvoeringsprojecten transparant, bespreekbaar, navolgbaar en voorspelbaar zijn. Cruciaal hierbij is de transparantie richting de particuliere keldereigenaren die gedurende het hele traject van onderzoek tot en met uitvoering op de hoogte moeten blijven over de voortgang van het werk aan hun eigendom.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Je bent een kritische sparringpartner voor de projectmanager en medewerkers binnen het team, zonder de verantwoordelijkheid over te nemen. Je adviseert de medewerkers op het gebied van projectbeheersing;
• Je levert een bijdrage aan de totstandkoming van het projectplan, de beheersing van de scope, inclusief het vastleggen van de wijzigingen op het project;
• Samen met de financieel adviseur zorg je voor de beheersing van het aspect geld door het maken een goede prognose door budgetten te vergelijken met gemaakte en verwachte kosten;
• Je zorgt voor een onderbouwing van benodigd budget op basis van kentallen en diverse vormen van ramingen en verwachtingswaarden o.b.v. risico’s. Ook hierbij word je ondersteund door de financieel adviseur;
• De afspraken over het herstel van de kelders van de particuliere eigenaars gaat conform de beleidsregel die hiervoor is vastgesteld. Je kent deze regeling van binnen en van buiten en integreert de eisen in de projectbeheersing;
• Je beheerst het aspect tijd door vooruit te kijken en in te schatten wat het effect van een bepaalde keuze is. Daarbij is het (laten) opstellen van planningen op hoofdlijnen en/of in detail nodig. Ook het opstellen van een probabilistische planning is mogelijk. Je wordt hierbij ondersteund door een planningsadviseur;
• Je geeft het risicomanagement vorm. Daarbij is het (laten) opstellen en actueel houden van een risico-dossier nodig. Je wordt hierbij ondersteund door een risicoadviseur;
• Je draagt zorg voor de interne kwaliteitsborging door het (laten) doen van toetsen m.b.t. het functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem;
• Je bent verantwoordelijke voor het juist en tijdig aanleveren van betrouwbare (sturing) informatie voor de managementcyclus, o.a. door het opstellen (of coördineren) van de voortgangsrapportages. Je levert deze informatie via de projectmanager aan de ambtelijke opdrachtgever;
• Je werkt samen met de manager programmabeheersing en de projectbeheersers van de andere uitvoeringsteams aan de verdere uitwerking en implementatie van integrale en uniforme manier van werken en rapporteren.

Werkwijze
Je werkt autonoom, maar wel binnen een team/programma. Met waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een HR-leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht
Een goedlopende projectbeheersing inclusief alle informatie die daarbij hoort.

Jij hebt/bent:
Je houdt het overzicht en waar nodig zoom je in op de details. Je bent analytisch sterk, je herkent verbetermogelijkheden en je durft initiatief te nemen. Daarnaast ben je iemand die goed kan communiceren en goed met mensen kan omgaan.

Goed om te weten
Gesprekken zijn gepland in de week van 23 juni. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Referenties
Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

Selectieprocedure
De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Kans op vervolg
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Verlenging
Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

Herbenoeming
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Eisen

• Heeft u bij vraag 2.1.3. 'ZZP Rechtstreeks' ingevuld en heeft u gedurende de afgelopen 12 maanden voor meer dan 70% van de tijd (25 uren per week of 8 maanden per jaar) gewerkt als rechtstreekse zzp’er (zonder bemiddeling en/of detachering door een bureau) bij de gemeente Utrecht?
• Is de kandidaat de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij Gemeente Utrecht voor dezelfde/vergelijkbare werkzaamheden?
• Je hebt minimaal 5 jaar recente ervaring als manager projectbeheersing.
• Je beschikt over HBO/WO werk en denkniveau.
• Ik bevestig dat ik de bovenstaande vragen naar waarheid heb ingevuld:

Wensen

• Is de aangeboden kandidaat een zzp’er en wordt deze rechtstreeks voorgesteld (zonder bemiddeling en/of detachering door een bureau)? Indien 'JA' wordt ingevuld bij deze vraag, dan ga je akkoord met onderstaande 7 zzp-voorwaarden en ga je akkoord met periodieke controles hierop, die minimaal één keer per 6 maanden door de gemeente zullen worden geïnitieerd.
  • De zzp’er werkt maximaal 70% van de gewerkte uren per jaar voor dezelfde klant of opdrachtgever (maximaal 25 uren per week of maximaal 8 maanden per jaar);
  • De zzp’er heeft minimaal 3 klanten of opdrachtgevers per jaar;
  • De zzp’er is zelfstandig wat betreft uitvoering van werk;
  • De zzp’er maakt gebruik van eigen materiaal (laptop, telefoon etc.);
  • De zzp’er is vervangbaar (bijv. in geval van uitval of ziekte);
  • De zzp’er factureert (en krijgt geen loonbetaling of anderszins een vergoeding);
  • De zzp’er krijgt niet doorbetaald voor niet-gewerkte uren (bijv. in geval van vakantie).
• Je hebt een opleiding in de richting van civiele techniek, (technische) bedrijfskunde, planologie of bouwkunde.
• Je hebt ervaring in de fysieke projectenwereld.
• Je hebt ervaring bij een overheidsorganisatie.
• Beschrijf je ervaring in het opzetten van projectbeheersing en het sturen van projecten waar veel onderdelen onbekend zijn en onbekend zullen blijven (maximaal 250 woorden).
• Voeg hier je CV toe. Je CV is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver. Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit. Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten. Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.
• Prijs is exclusief BTW en inclusief alle bijkomende kosten. Let op: het maximum uurtarief is: € 125,- Het met een hoger tarief offreren dan het aangeven maximum leidt tot uitsluiting van verdere deelname.