Over VNG Realisatie
De VNG representeert de ruim 342 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.
VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
- werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
- verbeteren van de dienstverlening;
- een efficiënte en wendbare organisatie;
- anticiperen op de toekomst.
Over het Programma Organisatieontwikkeling
VNG Realisatie is een organisatie met bevlogen mensen die zich gelukkig voelen in hun werk. Een organisatie waar je jezelf kunt én mag zijn, waar een goede samenwerking is met directe collega’s en waar men zich gewaardeerd voelt. Zowel door directe collega’s als door de direct leidinggevende. Hele mooie punten die ook in het medewerker onderzoek 2023 als sterk worden genoemd. VNG Realisatie is ook een organisatie die groeit en voor uitdagingen staat. Uitdagingen die voor een deel voortkomen uit het DNA van de organisatie, waarbij de focus vooral op inhoud ligt. Uitdagingen die ook voortkomen uit de organisatiegroei in de afgelopen jaren. Denk hierbij aan fusies tussen organisatieonderdelen en aan groei door een toenemend aantal complexe (maatschappelijke) opgaven.
Dit vraagt, onder andere, om verdere professionalisering en ontwikkeling van de organisatie. Om als organisatie gesteld te (blijven) staan voor de toekomst en optimale dienstverlening aan de leden van de VNG, zetten we onder meer in op het verbeteren van de structuur, sturing, samenwerken, manier van leiding geven, inzetbaarheid, loopbaanontwikkeling, op mensen binden en behouden en dragen we zorg voor een optimale aansluiting bij de toekomstvisie van VNG (Verenigingsstrategie 2030).
Om deze uitdagingen op een effectieve manier aan te gaan, wordt op een programmatische wijze vormgegeven aan de organisatieontwikkeling. Het is een meerjarige, VNG Realisatie brede aanpak. De ontwikkeling vindt plaats vanuit de principes van Collectief Leiderschap. Het programma is in de tweede helft van 2023 vormgegeven en vanaf 2024 wordt uitvoering gegeven aan de opgave. Opdrachtgever is de plaatsvervangend directeur VNG Realisatie. Het programma wordt uitgevoerd door het programmateam, bestaande uit de programmamanager, programmamedewerker, organisatieadviseur/ontwikkelcoach en projectleiders vanuit de lijnorganisatie (bijvoorbeeld HR en portfoliomanagement).
Omschrijving van de opdracht
Als programmamedewerker in het kernteam van het programma ben je als het ware de motor waarop het programmateam draait. Met je accurate werkwijze en scherpe blik zorg je ervoor dat je teamgenoten hun taken kunnen uitvoeren. Ze weten dat ze op je kunnen vertrouwen bij het plannen en coördineren van bijeenkomsten, programmameetings en de workshop- en brainstormsessies. Je zorgt voor de structuur in het programma, je archiveert de documenten zodat deze snel en logisch vindbaar zijn, je bewaakt de voortgang van deelprojecten en je stuurt op tijdige rapportages. Je signaleert proactief naar je teamgenoten, denkt mee over de ontwikkelingen en de uitvoering van het programma en beheert de mailbox en agenda. Bij een aantal structurele overleggen sluit je als secretaris aan. Je bent het aanspreekpunt voor het programmateam en contactpersoon voor externe organisaties. Inhoudelijk ondersteun je zowel de programmamanager als de organisatiecoach en na een inwerkperiode ben je in staat om ook zelf regie te voeren op deelproject(en). Tenslotte ben je ervaren en in staat tot het opstellen van rapporten en besluitvormende notities.
Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
- Het aanspreekpunt zijn voor medewerkers en management
- Uitzetten van gestelde vragen en het bewaken van de beantwoording.
- Ondersteuning programmamanager, organisatieadviseur en de projectleiders/werkgroepen.
- Organiseren en inplannen van in- en externe bijeenkomsten, zoals de leiderschapsdagen met het MT en middelmanagement.
- Organisatorische en administratieve werkzaamheden, waaronder de projectadministratie en documentbeheer in MS Teams.
- Notuleren/vastleggen van afspraken en opvolging: In samenwerking met de moderator van een bijeenkomst draag je zorg voor vastlegging en opvolging van gemaakte afspraken. Je bent verantwoordelijk voor een duidelijke communicatie en opvolging van actiepunten.
- Je ondersteunt collega's binnen het team met het opstellen van rapportages, presentaties en plannen van aanpak.
- Je bent de contactpersoon voor de diverse acties en actiemomenten m.b.t. communicatie (bijvoorbeeld de interne uitzendingen, berichten en visuals / praatplaten).
- Je denkt actief mee met de communicatieadviseur over het contentbeheer op ons intranet. Je draagt bij aan het verbeteren en up-to-date houden van de content.
- Je stuurt op de tijdige inbreng voor de programmarapportages, draagt zorg voor de volledigheid en stelt beeld- en besluitvormende notities op.
- Je leidt 1 of 2 deelprojecten binnen het programma en vervangt bij afwezigheid tijdens overleggen de programmamanager of organisatieadviseur.
- Je bereidt de reguliere overleggen voor, stelt de agenda’s op in afstemming met de programmamanager en je bent bij een aantal overleggen ook de voorzitter dan wel de secretaris.
- Je signaleert mogelijkheden voor verbeteringen in het programma en draagt deze aan bij de rest van het team.
Resultaat van de opdracht
- De programma administratie, planning en documenten zijn op orde
- Vragen worden op tijd beantwoord en de voortgang van het programma en de projecten wordt bewaakt
- Vergaderingen en bijeenkomsten zijn goed georganiseerd
- De programmamanager, organisatieadviseur en de projectleiders voelen zich goed ondersteund in hun werkzaamheden
- Het programma is zichtbaar voor de medewerkers en medewerkers weten je te vinden voor vragen rondom organisatieontwikkeling.
Eisen
- Aantoonbare werkervaring met organisatieontwikkeling binnen een programmatische aanpak
- Aantoonbare ervaring met methodieken als Agile, Scrum, Lean of Prince2. Of aantoonbaar vergelijkbaar.
- Aantoonbare ervaring in het organiseren van bijeenkomsten en werksessies
- Aantoonbare werkervaring in de (semi-)publieke sector.
- Aantoonbare ervaring als programma- of projectmedewerker, -coördinator
Wensen
- Aantoonbare werkervaring met organisatieontwikkeling binnen een programmatische aanpak
- Aantoonbare ervaring met methodieken als Agile, Scrum, Lean of Prince2. Of aantoonbaar vergelijkbaar.
- Aantoonbare ervaring in het organiseren van bijeenkomsten en werksessies
- Aantoonbare werkervaring in de (semi-)publieke sector.
- Aantoonbare ervaring als programma- of projectmedewerker, -coördinator