Maak jij met jouw kennis en/of achtergrond in managementsupport bij ons het verschil als bestuurs- en directieondersteuner?
Bestuurssecretaresse voor 32-36 uur per week
Wat doe je als bestuurs- en directieondersteuner?
- Je biedt inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie.
- Je organiseert en optimaliseert het proces ten aanzien van het aanleveren van stukken richting bestuur en directie.
- Je bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van vergaderingen en besluiten.
- Je levert waar nodig, in samenwerking met communicatie, een bijdrage aan de uitvoering van kabinetszaken (representatieve taken van de burgemeester en wethouders).
Wat vragen wij van jou?
- Je hebt een afgeronde MBO-opleiding.
- Je beschikt over ervaring als bestuurs- en directieondersteuner, bij voorkeur binnen een gemeente.
- Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.
- Je hebt ervaring met iBabs.
- Ervaring met kabinetstaken is een pre.
- Je beschikt over uitstekende schriftelijke- en communicatieve vaardigheden.
- Je bent kwaliteitsgericht en hebt oog voor details.
- Je legt makkelijk verbindingen en bent sensitief en proactief.
Let op
Deze opdracht is in verband met de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties niet geschikt om ingevuld toe worden door een ZZP-er. Voor de vervulling van deze opdracht kunnen geen ZZP-ers worden aangedragen (ook niet via een intermediair).
Eisen
- Kandidaat is beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag wordt aangegeven.
- Kandidaat per direct te starten met de opdracht. Mits in bezit van een juiste VOG-P en ondertekende bruikleenovereenkomst voor de laptop.
- Kandidaat heeft recente ervaring met bestuurs- of directiesecretaresse in een gemeentelijke of (semi-) overheidsorganisatie. Dit moet blijken uit het CV.
- Kandidaat beschikt over 1 of over meer referenties.
- Kandidaat heeft recente ervaring met complex agendabeheer.
- Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau. Dit moet blijken uit het CV.
Wensen
- Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse binnen een complexe bestuurlijke organisatie. Dit moet blijken uit het CV.
- Kandidaat heeft recente ervaring met het ondersteunen van meerdere directeuren/bestuurders/wethouders tegelijk. Dit moet blijken uit het CV.
- Kandidaat heeft recente ervaring met notuleren. Dit moet blijken uit het CV.
- Kandidaat heeft recente ervaring met het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen en afspraken (denk aan: stukken verzamelen, annotaties in systeem zetten, in de gaten houden van afwikkeling). Dit moet blijken uit het CV.
- Kandidaat heeft recente ervaring met werken met iBabs. Dit moet blijken uit het CV.
- Kandidaat heeft ervaring met werken met Office 365 en specifiek Teams. Dit moet blijken uit het CV.
- Kandidaat is proactief. Dit moet blijken uit het gesprek.
- Kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan op verschillende niveaus communiceren. Dit moet blijken uit het gesprek.
- Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit. Dit moet blijken uit het gesprek.