Opdrachtomschrijving
Het project A20 Nieuwerkerk aan den IJssel-Gouda van het organisatieonderdeel Verkenning en Planuitwerkingen binnen RWS West-Nederland Zuid, zoekt een projectsecretaris. Het project A20 Nieuwerkerk Gouda is een project in de fase Planuitwerking + Contractvoorbereiding. Het projectteam van Rijkswaterstaat vervult de rol van opdrachtgever en dat vereist veel kennis, kunde, ervaring, maar ook creativiteit en een continue balans tussen effectiviteit en efficiëntie. In ons projectteam werken ca. 65 collega’s in verschillende rollen. Als projectsecretaris lever je een belangrijke, zichtbare, bijdrage voor het effectief en efficiënt draaien van het projectsecretariaat en daarmee van de gehele projectorganisatie. Wij zijn op zoek naar een proactieve, nauwkeurige projectondersteuner die beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Vanwege de aard van de werkzaamheden kun je meerdere ballen tegelijk in de lucht houden. Vanuit je ruime ervaring ben je in staat de context en werkzaamheden snel tot je te nemen. Daarnaast zorg je dat het projectmanagementteam soepel kan draaien door snel en effectief informatie te verwerken en waar nodig te ondersteunen in het proces. Bij deze opdracht ben je onderdeel van het cluster Projectbeheersing en leg je verantwoording af aan de Manager Projectbeheersing. Voor een groot deel van het werk schakel je direct met de Projectmanager.
Werkzaamheden
– Nauwkeurig bijhouden van actielijsten en notuleren van diverse overleggen
– Inplannen van complexe afspraken met RWS-, interne en externe stakeholders
– Voorbereiden en organiseren project brede (sociale) bijeenkomsten
– Managen van documenten en informatiestromen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van post en mails binnen het project
– Coördineren operationele bedrijfsprocessen rondom het projectsecretariaat, de logistiek en huisvesting van de projectorganisatie (Meetingselect, receptie-aanmeldingen)
– Het bijhouden van project-specifieke documenten/lijsten als organogram, distributielijsten
– Contacten onderhouden met interne en externe medewerkers en proactief reageren op vragen; zoveel mogelijk zelfstandig af te handelen
– Ondersteunen bij het voorbereiden van o.a. de wekelijkse (deel) projectteamvergaderingen: verspreiding agenda en bijbehorende stukken, bewaken acties en deadlines
– Het gebruik van DocGen voor officiële sjablonen en brieven
– Ondersteunen bij het voorbereiden van stukken en presentaties voor bijv. de Stuurgroep
– Stukken aanbieden ter archivering en dossierbeheer
– Het beheren van rechten in diverse systemen
– Het beheren van project-specifieke passen en eigendommen. (toegang gebouw, parkeerpassen, kastruimte project + sleutels)
Leiding en toezicht
Ja.
Eisen
- De kandidaat heeft een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding, op minimaal hbo niveau.
- De kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van projectondersteuning/projectsecretaris bij grote infrastructurele projecten bij een overheidsorganisatie.
- De aangeboden kandidaat is 2 dagen per week (op dinsdagen en donderdagen) beschikbaar om op locatie te werken (Rotterdam). In overleg worden de andere uren verdeeld over twee dagen (eventueel werkzaam vanuit huis).
- De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met MS Office pakketten.
Wensen
- Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek)
- De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met werken in projecten bij Rijkswaterstaat
- De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het CONNECT of andere SharePoint omgeving.
- De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het plannen, organiseren en maken van gespreksverslagen van bijeenkomsten/vergaderingen