Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Secretaris
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving
Als secretaris van het werkveld Machineveiligheid RWS zorg jij er voor dat er één loketfunctie wordt opgezet en dat deze optimaal functioneert, zodat de vragen vanuit organisatie worden ontvangen, geregistreerd en bij juiste collega’s/gremia worden uitgezet. Je bent in staat om de voortgang te bewaken en indien nodig bij te sturen. Je hebt dan ook kennis van de belangen van zowel Rijkswaterstaat projectenorganisaties (GPO, PPO, CIV) als ook beheerders (Regio's). En je bent in staat om daar onafhankelijk mee om te gaan.
Het programma Machineveiligheid RWS wil zich, gezien de V&R opgave en de ontwikkelingen op het IA gebied, verder ontwikkelen en ervoor zorgen dat de objecten in de toekomst machineveilig worden. Mede n.a.v ambitie van het Bestuur RWS omtrent (machine)veiligheid. We vragen je dus ook om aan deze verandering bij te dragen.
Resultaat opdracht
1. Informatievoorziening van de Community of Practice Machineveiligheid op orde houden en monitoring van de acties door beheer van de mailbox, intranetpagina en sharepointomgeving.
2. Ondersteuning van de programmamanager en het kernteam door:
- Issuelijst bijhouden
- ETMV Intakes verslaglegging beheren
- Templates verslaglegging
- Overzichten project, regio, medewerker, fasering
- Beheer Welkomstpakket
- Tekenronde Besluiten begeleiden van aanvraag documentnummers
- Agendabeheer/vergaderzalen
- Beheer documenten en share (herstructureren)
4. Focus op correcte ontvangst, registratie en uitzetten van vragen/verzoeken.
5. Bewaken en beoordelen van Actualiteit, betrouwbaarheid en Compleetheid (ABC) van gegevens.
6. Sturing op noodzakelijke processtappen voor het CE-markeringsproces.
Leiding en toezicht
De secretaris is volwaardig lid van het kernteam MV en de Community of Practice. Werkzaamheden vloeien voort uit de werkafspraken die gemaakt worden in de wekelijkse overleggen. Vanuit de verantwoordelijkheid voor het geschetste resultaat kan de secretaris zelfstandig voorstellen voor de aanpak en/of verbetervoorstellen doen. Inhoudelijke issues en planningsvraagstukken zullen besproken worden met de trekker van de CoP Machineveiligheid. Met het afdelingshoofd GPO IB Veiligheid & Kwaliteit vindt periodiek overleg plaats over de inhoud en voortgang van de opdracht.
Meest essentiële competenties en kwaliteiten
• Duidelijke communicatie en verwachtingsmanagement t.a.v. inhoud en proces.
• Accuratesse is een pre.
• Organisatiesensitief.
Eisen
- Aantoonbaar HBO werk- en denkniveau opgedaan middels minimaal 3 jaar werkervaring.
- Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaren kennis van en werkervaring met bedrijfsvoering processen bij een (overheids-) organisatie.
- Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een administratieve opleiding op middelbaar niveau.
- Motivatie van max 2000 tekens (geen woorden maar tekens) vermeld ook je email.
- De volgende gegevens hebben we nodig om je aan te bieden: - Postcode - Woonplaats - Geboortedatum.
- Let op: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
Wensen
- Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met informatiesystemen zoals Sharepoint en One-note etc. en creëren, plaatsen en beheren van content in een web- of andere digitale omgeving.
- Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
- Kennis van het Aanleg- en Onderhoudsproces en het Omgevings- en Assetmanagement proces.
- Affiniteit met techniek is een pre, bij voorkeur Basale kennis van de machinerichtlijn/machineveiligheid.