Recordmanager
Als recordmanager zorg je mede voor een goede inrichting en werking van het informatiebeheer (analoog en digitaal) binnen de Gemeente Stichtse Vecht op tactisch en operationeel niveau.
Je ondersteunt bij de implementaties van generieke werkwijzen voor opslag, beheer en vernietiging van informatie en archiefbescheiden binnen de gemeente en houdt deze actueel. Door je actuele kennis van de geldende wet- en regelgeving ten aanzien van archivering, informatiebeheer en gegevensbescherming weet je waarom beleidskeuzes zijn gemaakt en wat er zo belangrijk is aan goede werk- en procesafspraken.
Je bent betrokken bij projecten om informatiesystemen goed in te richten en geeft samen met de beleidsadviseurs gevraagd en ongevraagd advies aan collega’s, projecten en afdelingen. Tevens ben je in staat leiding te geven aan bewerkingsprojecten van archiefbescheiden, waaronder migratie, vernietiging, overbrenging en digitalisering.
In het kader van kwaliteitszorg voer je periodieke audits en beoordelingen van informatiebeheerprocessen uit en koppelt terug om naleving en effectiviteit te waarborgen. Het monitoren van de staat van de archiefruimten en zo nodig bijsturen bij afwijkingen valt hier ook onder. Je doet verbetervoorstellen om de kwaliteitsstandaarden door te ontwikkelen.
Je bent een verbinder en sparringpartner binnen het team en binnen projecten. Je kunt collega’s binnen de gemeente begeleiden en inspireren en kunt (nieuwe) werkwijzen en -methode overbrengen en exact uitleggen waarom (beleids)keuzes zijn gemaakt.
In deze functie werk je nauw samen met o.a. de andere recordmanagers, beleidsadviseurs en functioneel beheerders binnen het team informatiebeheer. Ook ben je eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor alle medewerkers van het team archief/DIV die verantwoordelijk zijn voor de operationele activiteiten.
Kennis & Vaardigheden
- Processen en werkwijzen kunnen ontwikkelen voor actuele en toekomstige problemen.
- Goede analytische en probleemoplossende vaardigheden.
- Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- Kennis van relevante wet- en regelgeving met betrekking tot informatiebeheer en gegevensbescherming, waaronder waarderen en selecteren.
- Ervaring met informatiebeheersystemen en -technologieën, waaronder zaakgericht werken.
- Vermogen om effectief samen te werken met diverse belanghebbenden binnen de organisatie.
- Projecten kunnen begeleiden en uitvoeren.
Competenties
- Analytisch, praktisch en oplossingsgericht
- Zelfstandig, stress bestendig en pro-actief
- Plannen en organiseren, voortgang bewaken, kwaliteitsgericht
- Communicatief sterk en verbindend
Resultaatgebieden
- Informatiebeheer en Archivering
- Zorgdragen voor effectief beheer van fysieke en digitale archiefbescheiden gedurende gehele levenscyclus (tot overbrenging naar de archiefdienst).
- Ontwikkelen, implementeren en onderhouden van procedures rondom archivering.
- Wet en regelgeving
- Controleren op naleving van relevante wet- en regelgeving, zoals de archiefwet, -besluit en -regeling, AVG, WOO en andere relevante wetgeving of richtlijnen.
- Advies en Ondersteuning
- Adviseren van medewerkers en management over naleving van afspraken rondom informatiebeheer en -beleid.
- Ondersteunen bij ontwikkeling (en evt. verzorging) van trainingen en ondersteuningsmateriaal voor medewerkers.
- Risicobeheer en continuïteit
- Identificeren en analyseren van risico's gerelateerd aan informatiebeheer (op tactisch-operationeel niveau) en voorstellen van passende beheersmaatregelen.
- Ontwikkelen en onderhouden van plannen voor informatiebeheer bij noodsituaties en calamiteiten.
- Beveiliging en Privacy
- Implementeren van maatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van records te waarborgen.
- Organiseren van de juiste toegangsrechten en -beperkingen om onbevoegde toegang tot records te voorkomen en tegelijk gemakkelijke en efficiënte toegang tot informatie voor geautoriseerde gebruikers.
- Implementatie en Naleving
- Leidinggeven aan de implementatie van informatiehuishoudingsbeleid binnen de organisatie, inclusief het opstellen van actieplannen en tijdlijnen.
- Monitoren en evalueren van de naleving van vastgestelde beleid en procedures, en zorgen voor consistentie en integriteit bij uitvoer informatiebeheer.
- Procesoptimalisatie
- Identificeren en implementeren van verbeteringen in het informatiebeheerproces.
- Evalueren en toepassen van technologische oplossingen voor efficiënter informatiebeheer.
- Projectmanagement
- Leiden en coördineren van projecten op het gebied van informatiehuishouding, inclusief het opstellen van projectplannen, budgetten en tijdschema’s.
- Zorgdragen voor het tijdig opleveren van projectresultaten die voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen en projectdoelstellingen.
- Kwaliteitsborging en Controle
- Uitvoeren van periodieke audits en beoordelingen van informatiebeheerprocessen om naleving en effectiviteit te waarborgen.
- Handhaven van kwaliteitsstandaarden voor informatiebeheer en voorstellen ter verbetering doen.
- Stakeholder Management
- Samenwerken met verschillende afdelingen binnen de organisatie om informatiebeheer te integreren in bedrijfsprocessen.
- Onderhouden van relaties met externe partijen zoals leveranciers van archiefsystemen en toezichthoudende instanties.
Eisen
- Projecten kunnen begeleiden en uitvoeren.
- Analytisch, praktisch en oplossingsgericht.
- Communicatief sterk en verbindend.
- Processen en werkwijzen kunnen ontwikkelen voor actuele en toekomstige problemen.
- Goede analytische en probleemoplossende vaardigheden.
- Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- Kennis van relevante wet- en regelgeving met betrekking tot informatiebeheer en gegevensbescherming, waaronder waarderen en selecteren.
- Zelfstandig, stress bestendig en pro-actief.
- Ervaring met informatiebeheersystemen en -technologieën, waaronder zaakgericht werken.
- Vermogen om effectief samen te werken met diverse belanghebbenden binnen de organisatie.
- Plannen en organiseren, voortgang bewaken, kwaliteitsgericht.