Medewerker facilitair (m/v) 28-40 uur per week
Ben jij gastvrij, representatief en geef je mensen graag een warm welkom? Dan zijn wij op zoek naar jou! BIJ12 en IPO-Bureau zijn beide onderdeel van het Interprovinciaal Overleg (IPO) en werken voor provincies. We ondersteunen provincies bij de uitvoering van het natuurbeleid, subsidieregelingen en opkomen voor standpunten van de provincies. Ga voor meer informatie naar www.bij12.nl of www.ipo.nl of bekijk onze kennismakingsfilm.
Afdeling Bedrijfsvoering
De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit de teams inkoop, financiën, HR, juridische zaken en facilitaire zaken. Deze teams ondersteunen de collega’s van BIJ12 en IPO-Bureau. Als medewerker facilitair werk je in het team facilitaire zaken, dat bestaat uit een coördinator en 6 andere facilitair medewerkers. In totaal werken er zo’n 4.000 medewerkers bij BIJ12 en IPO-Bureau.
Jouw werkplek en functie
De balie is jouw thuishaven. Deze staat in Utrecht. BIJ12 is gevestigd in hartje Utrecht, op steenworpafstand van het centraal station. Op de begane grond van de vestiging van BIJ12, bevindt zich het kantoor met 85 werkplekken. Op de 3e verdieping is ons vergadercentrum met 9 vergaderzalen. Hier vergaderen medewerkers van de provincies, BIJ12 en andere samenwerkingspartners. Op beide verdiepingen hebben we een balie waar bezoekers door onze receptionistes ontvangen worden.
Dit ga je doen
Als medewerker facilitair ben je het eerste aanspreekpunt voor onze gasten en medewerkers. Je beantwoordt hun vragen, wijst ze de weg, maar verwerkt ook meldingen over bijvoorbeeld een storing van de printer of de koffieautomaat in behandeling. Verder beantwoord je telefoontjes die binnenkomen op ons algemene telefoonnummer. Ook houd je de keuken en koffieruimtes op orde, waaronder het in- en uitruimen van de vaatwasser en verzorgen van de koffieautomaat. Je behandelt aanvragen voor het boeken van een vergaderzaal en verzorgt het agendabeheer van deze zalen. Ook doe je bestellingen van bijvoorbeeld kantoorartikelen. Uitgifte en administratie van laptops en toegangsdruppels is ook een taak van de facilitair medewerker.
Dit ben jij
Je bent service- en klantgericht, gastvrij, vriendelijk en open. Je bent flexibel en vindt het leuk om verschillende werkzaamheden te doen. Je staat mensen (telefonisch) correct te woord en bent daarmee het visitekaartje van de organisatie. Ook heb je oog voor wat er moet gebeuren: een bezoeker die zit te wachten bied je met plezier een kopje koffie aan. Je bent altijd bereid iemand te helpen, want dat geeft jou energie. Je bent dienstverlenend en oplossingsgericht. Je wordt er blij van als bezoekers zich welkom voelen en jouw collega’s dankzij goede voorzieningen prettig kunnen werken.
Je bent technisch handig, in die zin dat als het nodig is je een schroef in een muur kunt boren. Daarnaast schrik je niet als collega’s jou vragen stellen over de netwerkaansluiting van hun laptop.
Verder heb je
– MBO werk- en denkniveau;
– Mondelinge beheersing van de Nederlandse taal. Personen waarbij Nederlands de tweede taal is, zijn ook zeker welkom;
– Minimaal 1 jaar ervaring als receptionist of vergelijkbare klantcontactfunctie;
– Een BHV-diploma (dit is een pré).
Aantal uur per week
Voorkeur 40 uur: werktijden maandag tot en met donderdag 9.30-18.00 uur, vrijdag 8.30-17.00 uur
32 uur: dinsdag tot en met donderdag 9.30-18.00 uur, vrijdag 8.30-17.00 uur
Andere mogelijkheden zijn 7 uur per werkdag; maandag of dinsdag tot en met donderdag 10.00-17.30 uur, vrijdag 8.30-16.00 uur
Verlengingsopties: 3 x 3 maanden
Verlenging vindt plaats op basis van verder gelijkblijvende contractuele voorwaarden.
Eisen
- De aangeboden kandidaat is akkoord:
- Dat deze opdracht voor 32-40 uur per week wordt uitgevoerd;
- Met de procedure en de inhuurvoorwaarden;
- Gezien de werkzaamheden en schaalindeling is het niet mogelijk voor ZZP’ers om zich in te schrijven op deze uitvraag;
- Uw inschrijving, waaronder de shortlistcriteria, dient naar waarheid te worden ingevuld op straffe van ongeldigheid. Indien u duidelijk ten onrechte punten toekent op één of meerdere shortlistcriteria wordt uw inschrijving niet verder in behandeling genomen en terzijde gelegd.
- Minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring als receptionist of vergelijkbare klantcontactfunctie.
- Met korte voorbeelden toe te lichten representativiteit, klantvriendelijkheid en proactieve (werk)houding in eerder uitgevoerde functies/activiteiten.
- De kandidaat heeft een verzorgd uiterlijk, inclusief kleding die bij baliewerkzaamheden passend zijn. Is beleefd in het aanspreken van een binnenkomend persoon, door aan te kijken en te groeten.
- Mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal (Nederlands mag ook de tweede taal zijn).
Wensen
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office en/of reserveringssystemen (zoals Outlook, agenda-beheer).
- Kandidaat is woonachtig in de gemeente Utrecht.
- Ervaring met klantcontact / gastheerschap in een dynamische of publieke omgeving.
- Kandidaat beschikt over een BHV diploma.