Senior facilitair coördinator

Gemeente Hilversum, mediastad in het groen
Zorgen voor nu en werken aan morgen. Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.

Context
Per 1 januari 2026 gaat gemeente Hilversum ambtelijk fuseren met gemeente Wijdemeren. Per 1 januari 2027 zullen de besturen van beide gemeenten fuseren na de gemeenteraadsverkiezingen die in oktober 2026 gehouden worden. De medewerkers van Wijdemeren worden opgenomen in de teams binnen Hilversum. In totaal zal de organisatie ongeveer 1.250 medewerkers krijgen. In 2026 zal een deel van de publieksdienstverlening nog in Wijdemeren uitgevoerd worden evenals een aantal ondersteunende teams voor het bestuur. De organisatie van gemeente Hilversum gaat groeien van 5 afdelingen naar 8 afdelingen. Om alle teams in deze afdelingen van voldoende kantoorruimte te voorzien wordt ongeveer 2.800 m² extra kantoorruimte in gebruik genomen voor 1 januari 2026. Dit betekent dat diverse facilitaire contracten uitgebreid of aanbesteed moeten worden en leveranciers aangestuurd worden om op tijd de juiste kwaliteit dienstverlening in te regelen. Hierna zal ook nog een herschikking plaats vinden om de teams die in de bestaande gebouwen van voldoende ruimte te voorzien. Dit alles wordt aangestuurd door een externe projectmanager en samen met het facilitaire team gerealiseerd.

Facilitair team
Vanuit de reguliere contractmanagementcyclus lopen er binnen het team facilitair ook nog een aantal projecten om bijvoorbeeld diensten aan te passen of uit te breiden. Binnen Hilversum wordt een aanbestedingskalender bijgehouden. Ook hieruit volgen acties indien contracten expireren. Ook worden beleidsdocumenten regulier en als gevolg van de fusie herijkt en ingebracht bij het Centraal Management Team (CMT) ter besluitvorming. Al deze werkzaamheden worden vanuit het team facilitair uitgevoerd.

Opdracht
De komende maanden is er vanwege de toegenomen werkzaamheden als gevolg van de fusie en lopende projecten behoefte aan een Senior Facilitair Coordinator die een aantal werkzaamheden/projecten oppakt samen met de verantwoordelijke facilitair coordinator om een versnelling te realiseren. We verwachten dat dit de volgende werkzaamheden betreft:

• Begeleiden aanbestedingen: mobiliteit, multifunctionele printers, sanitaire supplies;
• Opstellen beleidsdocumenten: gebruikersrichtlijn, samenwerkingsovereenkomst, catering vergaderlunches en beveiliging toegangspassen;
• Oppakken van overige werkzaamheden als gevolg van de fusie: coördineren van het afsluiten van addenda voor een aantal facilitaire contracten.

Functieomschrijving
De Senior Facilitair Coordinator is verantwoordelijk voor het beheer, inrichting en contractmanagement binnen team facilitair en huisvesting van gemeente Hilversum. Hij of zij is een verbinder die contacten onderhoudt met het team (zoals facilitair coordinatoren, algemeen facilitair medewerkers en bodes), andere teams binnen interne dienstverlening, onze leveranciers en collega’s die binnen de andere afdelingen en teams werkzaam zijn. Hij of zij:

• Verzorgt het opstellen van beleid, businesscases, projectvoorstellen en adviesstukken voor het management (CMT);
• Begeleidt zelfstandig Europese aanbestedingen en projecten;
• Operationeel aansturen van de facilitair coördinatoren;
• Helpt de coördinatoren om (complexe) verzoeken/klantwensen te beoordelen en hier samen een adequate aanpak op te bedenken en deze gezamenlijk tot uitvoering te brengen waarbij jij eindverantwoordelijk bent;
• Verzamelt data die de basis kan vormen voor rapportages en besluitvorming. Je voert daarnaast analyses uit op bestaande rapportages om deze te verbeteren;
• Behoort tot het 2e lijns escalatieniveau voor operationele problemen en/of verstoringen.

Selectieproces
De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

Gunning
De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Eisen

• De gesprekken bij gemeente worden gepland op maandag 23 juni 2025, gelieve hier rekening mee te houden
• Aantoonbare werkervaring met opstellen van facilitaire beleidsdocumenten tot en met besluitvorming in de afgelopen 3 jaar (benoem dit duidelijk in het cv)
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Facilitair Management of Hotelschool
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van het aanbesteden van facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar (benoem dit duidelijk in het cv)

Wensen

• Beschikbaar per maandag 30 juni 2025 voor minimaal 16-24 uur per week
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van de contractmanagementcyclus zowel op het gebied van hard- als soft services (benoem dit duidelijk in het cv)
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een gemeentelijke of overheidsinstelling
• Aantoonbare werkervaring met het coördineren van 2e lijns facilitaire dienstverlening in de afgelopen 2 jaar (Benoem dit duidelijk in het cv)
• Aantoonbare werkervaring met het aansturen van facilitair coördinatoren en uitvoerende medewerkers in de afgelopen 5 jaar, blijkend uit minimaal 2 referentie-projecten (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv)