Utrecht heeft jou nodig!
Het team Informatie- en Procesmanagement (IPM) van de ontwikkelorganisatie Ruimte zoekt een Senior Informatie- en Procesadviseur (IPA). Op deze diverse en uitdagende plek moet je zowel oog hebben voor de bestaande organisatie met al haar taken en verantwoordelijkheden, maar ook voor nieuwe ontwikkelingen die de medewerkers en hun werk naar een hoger plan kunnen brengen.
Team en organisatie
Je komt te werken in het Informatie- en procesmanagement team, bij Ruimte. Dit team telt ruim 35 medewerkers die gezamenlijk zorgen voor de integrale ondersteuning op het gebied van informatiebeheer, gegevensbescherming, digitaal werken, procesmanagement, datagedreven werken en innovatie. Bij Ruimte werken we met ruim 1000 collega's aan de toekomst van de stad en beantwoorden we de vragen van morgen. Dit brengt uitdagingen met zich mee, maar die gaan we samen aan. Samen met (keten)partners, inwoners en ondernemers bouwen we dagelijks aan een beter Utrecht: een stad die klaar is voor klimaatverandering, de energietransitie, passende huisvesting en groenere, gezondere wijken. Slimme, veilige oplossingen zijn essentieel, waarbij digitalisering en innovatie een sleutelrol spelen.
Opdrachtomschrijving
Er is een mogelijkheid om deze opdracht uit te voeren als duo.
Werkzaamheden
Als Informatie- en Procesadviseur (IPA) ga je aan de slag met het identificeren, analyseren, beschrijven en verbeteren van financiële processen. Ruim 20 processen dienen eerst geanalyseerd en beschreven te worden. Met een grondige procesanalyse identificeer je verbetermogelijkheden op het gebied van kwaliteit, doorlooptijd en kosten. Deze bevindingen vertaal je naar een gestructureerde verbeteraanpak die in samenwerking met medewerkers van de betrokken werkstromen wordt uitgevoerd en geborgd. Het vastleggen en conformeren van standaarden en het inrichten van procesrollen is hier onderdeel van. De mogelijkheid is er om deze opdracht als duo uit te voeren. Hierbij is de inschatting dat je 4 dagen per week van je tijd besteed aan het identificeren, analyseren en beschrijven van de processen en dat 1 dag van week ingezet kan worden in het daadwerkelijk uitvoeren (begeleiden) van de verbeteraanpak, het verder ontwikkelen en inrichten van de procesrollen en rapporteren over de voortgang.
Je werkzaamheden omvatten onder andere:
• Processen identificeren en diepgaand analyseren op knelpunten en verbetermogelijkheden met betrekking tot kwaliteit, doorlooptijd en kosten
• Vastleggen van processen in BPMN (Business Process Modelling Notation) en Archimate en in onze tool Bizzdesign
• Vertalen van je analyse naar een gestructureerde verbeteraanpak
• Samenwerken met medewerkers van de werkstromen voor het implementeren van verbeteringen, opstellen van standaarden en borgen van wijzigingen in werkwijze en/of documentatie
• Bijdragen aan de implementatie van de procesrollen (eigenaar, coördinator en expert) in de teams
• Begeleiden van medewerkers en leidinggevenden gedurende de veranderingen
• Trainen en coachen van medewerkers en leidinggevenden op benodigde competenties
Eisen
- Is de kandidaat de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij Gemeente Utrecht voor dezelfde/vergelijkbare werkzaamheden?
- Ik bevestig dat ik de bovenstaande vragen naar waarheid heb ingevuld.
- Je hebt aantoonbare ervaring met Lean of andere methodieken voor procesoptimalisatie incl. praktijkervaring en praktijkcertificering op universitair niveau. Indien je in duo aanbiedt, dekt ten minste 1 persoon het criterium “praktijkcertificering procesoptimalisatie op universitair niveau”.
- Je hebt minimaal 7 á 10 jaar ervaring met proces verbetertrajecten, bij voorkeur in hightech, politiek en bestuurlijke context of gereguleerde omgevingen in een organisatie van >1000 medewerkers. Indien je een duo aanbiedt, dekt de senior bovenstaande.
- Je hebt ervaring met procesknelpunten te vertalen naar praktische, meetbare verbeteracties.
Wensen
- Voeg hier je CV toe. Je CV is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver. Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit. Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten. Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.
- Je hebt kennis van en ervaring met het optimaliseren van financiële processen.
- Je hebt aantoonbare ervaring met het coachen en trainen van medewerkers en leidinggevend kader.
- Je hebt kennis van het concept ‘Werken onder architectuur’.
- Je hebt kennis van het vastleggen van processen in systemen als bijvoorbeeld; BPMN (Business Process Modelling Notation) en Archimate.
- Beschrijf in een recente opdracht hoe je medewerkers hebt betrokken, draagvlak hebt gecreëerd voor de verandering en wat de ervaringen zijn met betrekking tot het faciliteren van workshops voor medewerkers en management.