Management assistent

Omschrijving van de opdracht
Het doel van de inzet van Management assistent is dat werkzaamheden van administratieve/secretariële-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van een manager.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
De Management assistent ondersteunt een de manager van Team DOD - VNG Realisatie. Daarbij verricht zij de volgende werkzaamheden:

• Complex agendabeheer en proactief beheer van de mailboxen (prioriteren, waar mogelijk zelf afhandelen of acties uitzetten);
• Onderhoud telefonisch contacten met gemeenten en relaties van de managers;
• Bewaken van lopende dossiers en activiteiten: signaleren, rappelleren en waar mogelijk afhandelen;
• Is achtervang van en werkt nauw samen met de andere Management assistenten;
• Zorg dragen voor de stukkenstroom in IBABS (ten behoeve van vergaderingen);
• Organiseren van vergaderingen en bereidt deze voor (ruimte, faciliteiten en stukken);
• Voorbereiden van de agenda voor vergaderingen en zorg dragen voor de verslaglegging en opvolging van besluiten en actiepunten;
• Regelen van reizen en accommodaties;
• Reserveren van vergaderruimten zorgen dat bezoekers zijn aangemeld;
• Faciliteert op gebied van representatie en lief en leed;
• Handelt administratieve zaken af in opdracht van de directie

Eisen

• Kandidaat is op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
• Kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een management assistent functie.
• Kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar ervaring met het beheer van mailboxen en agendabeheer.
• Door de inschrijver is één motivatiebrief van de aangeboden kandidaat aangeleverd.
• Door de inschrijver is één CV van de aangeboden kandidaat aangeleverd.
• Bevestigt u dat uw organisatie zich slechts één keer inschrijft op deze nadere offerteaanvraag, en dat deze inschrijving uitsluitend namens één entiteit (KvK-nummer) plaatsvindt?
• Kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar werkervaring op MBO werk- en denkniveau.
• Kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar ervaring met het Microsoft-Officepakket (Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Outlook).

Wensen

• Indien van toepassing, heeft u de ZZP verklaring ingevuld en bijgevoegd bij de aanvraag?
• VNG Realisatie vraagt de contractvorm voor inhuur als volgt te specificeren:
  • Directe inhuur (als eenmanszaak of VOF - LET OP, niet BV)
  • Indirecte inhuur (detachering, kandidaat is in dienst van de bemiddelende organisatie)
  • Indirecte inhuur (bemiddelingsbureau of tussenpersoon, LET op, kandidaat is NIET in dienst van uw organisatie)
  • Indirecte inhuur ZZP met BV (DGA)
  • Indirecte inhuur (uitzendorganisatie)
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring als managementassistent waarbij hij/zij snel wijzigende agenda’s beheert i.c.m. mailbox (benoem 2 voorbeelden in motivatiebrief):
  
  • Geen ervaring
  • Tussen 1 en 2 jaar ervaring
  • Tussen 2 en 3 jaar ervaring
  • Tussen 3 en 4 jaar ervaring
  • Tussen 4 en 5 jaar ervaring
  • 5 jaar of meer ervaring
• Een afgeronde administratieve of secretariële opleiding aantoonbaar in CV en Motivatie:
  
  • Nee
  • Ja