Recordmanager

Gemeente Heerde
De gemeente Heerde is een kleine gemeente. Daarom zijn de lijnen kort, de onderlinge betrokkenheid groot en de werksfeer goed. We stimuleren werkplezier en hebben aandacht voor elkaar. Je zult je hier snel thuis voelen! We hebben ongeveer 215 medewerkers, verdeeld over 5 afdelingen. We werken in de gemeente als één geheel, over de grenzen van de afdelingen heen. Samenwerking staat centraal tussen de afdelingen, processen en projecten.

Organisatievisie
‘Naar een omgevingsbewuste ondernemende organisatie!’ is onze organisatievisie. Omdat we willen dat onze gesprekspartner zich gehoord voelt en indien mogelijk tevreden wordt gesteld. Dit betekent dat we als organisatie in staat willen zijn optimaal mee te bewegen met wat de maatschappij en de inwoner van Heerde van ons vraagt of nodig heeft. Daarbij komt de beweging uit de medewerker zelf. De verantwoordelijkheid ligt laag. Taakvolwassenheid en eigenaarschap is het uitgangspunt. In een kleine, digitaal werkende en efficiënt ingerichte organisatie als de gemeente Heerde is namelijk elke rol, elke medewerker, van toegevoegde waarde. Geen enkele taak kan achterwege blijven. De medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van onze organisatie. Optimaal functioneren, inspiratie, persoonlijke ontwikkeling, goede begeleiding, helder opdrachtgeverschap en dus professionele aansturing zijn geen luxe, maar noodzaak.

Werklocaties
We gebruiken een aantal werklocaties in de gemeente Heerde. De meeste collega’s werken in een ‘’hybride’ vorm thuis en op het gemeentekantoor. De uitvoering van het sociaal domein gebeurt op de locatie van Stip (Steun- en informatiepunt). Onze buitendienst werkt vanaf de gemeentewerf en in het Raadhuis zitten het college van burgemeester en wethouders, de griffie en het bestuurssecretariaat. Daar worden ook de commissie- en raadsvergaderingen gehouden.

Opdracht
Als recordmanager zorg je ervoor dat ons digitale archief, het Zaaksysteem, overzichtelijk en toegankelijk is. Je voert hierbij kwaliteitcontroles uit op de registraties en houdt toezicht op het bewaren en vernietigen van digitale informatie. Daarnaast krijg je veel ruimte om mee te denken over het verbeteren van processen en werkwijzen, zoals Zaakgericht Werken.

Wat houdt de functie in?

• Je beheert informatie in digitale systemen, zodat deze toegankelijk blijft en gebruikt kan worden zolang dat nodig is.
• Je ziet toe op het juist en consequent gebruik van de informatiesystemen en voert kwaliteitscontroles uit op de registraties.
• Je speelt een belangrijke rol in het uitdragen van het belang van gestructureerd werken, om zo onze dienstverlening te optimaliseren.
• Je ondersteunt organisatie breed het zaakgericht werken.
• Je speelt een actieve rol in de ontwikkeling van het informatie- en recordmanagement binnen de organisatie. Dit doe je onder meer door afdelingen en collega's te adviseren en bij te dragen aan ons kwaliteitssysteem.
• Je ondersteunt en adviseert bij het vernietigen van data uit de diverse applicaties.
• Je ondersteunt en adviseert bij de lopende projecten: implementatie van Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) en Wet Open Overheid (Woo).

Competenties

• Je bent een waardevolle teamspeler die de kracht van samenwerking begrijpt.
• Je bent klantgericht en communicatief vaardig.
• Je bent zorgvuldig en stressbestendig.
• Je kunt verbanden leggen, procesgericht werken, adviezen geven en bent zeer vaardig in het gebruik van digitale systemen.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: ja

Eisen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in recordmanagent/archiefvorming in de afgelopen 5 jaar.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring bij een overheidsinstantie in de afgelopen 5 jaar.

Wensen

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in recordmanagement/archiefvorming in de afgelopen 8 jaar.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau richting informatiedienstverlening.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een overheidsinstantie in de afgelopen 5 jaar.
• Aantoonbare werkervaring met WOO en Wmebv.
• Aantoonbare werkervaring met het zaaksysteem Djuma.