Verandercoach ms teams migratie

Meppel, een stad met een open karakter
Meppel biedt mooie woonwijken, een gezellige historische binnenstad, evenementen, bedrijvigheid en een prachtige natuurlijke regio op fiets- en wandelafstand. Gemeente Meppel wil hierbij aansluiten als aantrekkelijke werkgever: uniek, ondernemend en ambitieus. Met meer dan 400 collega’s wordt dagelijks gewerkt aan maatschappelijke vraagstukken in een organisatie die zich richt op werk en inkomen, zorg, welzijn en duurzaamheid. Meppel biedt een vernieuwende, flexibele werkomgeving, gericht op individueel leiderschap en talentontwikkeling.

Opdracht
De gemeente is bezig met de migratie van de netwerkschijf naar Microsoft Teams. Deze verandering raakt samenwerking, informatiebeheer en organisatiecultuur. De verandercoach speelt hierin een sleutelrol en begeleidt medewerkers, leidinggevenden en teameigenaren. Daarbij staat gedrag, processen en cultuur centraal: beleid concreet maken, praktijkgerichte ondersteuning en coaching bieden. De coach vertaalt beleid en techniek naar de dagelijkse praktijk en heeft aandacht voor governance, archivering en eigenaarschap.

Taken

• Uitvoeren van een adoptiescan voor digitale vaardigheden en behoeften.
• Vertalen van beleid naar praktische werkafspraken.
• Opzetten en begeleiden van een netwerk van ambassadeurs en key-users.
• Begeleiden en trainen van teameigenaren in verantwoordelijkheden zoals inrichting, rechten, archivering en privacy.
• Organiseren van praktijkgerichte sessies over samenwerken in Teams.
• Ondersteunen van leidinggevenden in hun voorbeeldrol.
• Signaleren van risico’s zoals wildgroei, dubbele opslag en onvoldoende adoptie.

Urenraming en fasering
1. Uitrolfase (ca. 4 maanden)
Doelen:

• Migratie praktisch begeleiden.
• Teams inrichten volgens beleid.
• Medewerkers en teameigenaren meenemen in gebruik.
• Communicatie, workshops en korte interventies organiseren.

Activiteiten:

• Kick-off sessies per afdeling (5–6 afdelingen).
• Begeleiden van 10–15 teameigenaren.
• Hands-on ondersteuning bij migratie.
• Opzetten ambassadeursnetwerk.

Tijdsinvestering: Gemiddeld 14 uur/week (ongeveer 2 dagen per week), over 16 weken → 225 uur.

2. Nazorgfase (ca. 3 maanden)
Doelen:

• Beklijving van nieuwe manier van werken.
• Teameigenaren coachen in eigenaarschap (rechten, archivering, privacy).
• Monitoren adoptie, signaleren knelpunten.
• Periodieke check-ins en themasessies.

Activiteiten:

• Spreekuren en Q&A’s.
• Kleine verdiepingsworkshops (bv. samenwerken met externen, archiefwaardig werken).
• Begeleiden van ambassadeursnetwerk.

Tijdsinvestering: Gemiddeld 8 uur/week (1 dag per week), over 12 weken → 100 uur.

3. Borgingsfase (optioneel, ca. 6 maanden)
Doelen:

• Continuïteit en kwaliteitsbewaking.
• Ambassadeurs en lijnorganisatie in de lead laten komen.
• Interne capaciteit versterken (DIV, IT, leidinggevenden).

Activiteiten:

• Periodieke “pulse checks” (bv. 1× per maand).
• Evaluatie- en verbeterpunten verzamelen.
• Borgingsdocumentatie afronden.

Tijdsinvestering: Gemiddeld 4 uur/week (½ dag per week of in sprints), over 24 weken → 100 uur.

4. Totale indicatie

• Uitrolfase: 225 uur
• Nazorgfase: 100 uur
• Borgingsfase: 100 uur (optioneel)
• ➡️ Totaal: 325–425 uur over ± 10–12 maanden.

Competenties

• Coachend vermogen: medewerkers meenemen van digistarters tot power users.
• Organisatiesensitief: schakelen tussen bestuur, management en werkvloer.
• Didactisch sterk: trainingen en sessies ontwikkelen die aansluiten op vakgebieden.
• Communicatief en overtuigend: omgaan met weerstand en enthousiasmeren.
• Pragmatisch: beleid vertalen naar concrete werkafspraken.
• Faciliterend leider: ambassadeurs en teameigenaren begeleiden en verbinden.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10A, conform de CAO van de opdrachtgever inzake inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, met minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Hybride werken is mogelijk. Werkdagen in overleg.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met Microsoft 365
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met digitale transities bij een overheidsinstelling

Wensen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op WO niveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met Microsoft 365 transities bij een overheidinstelling
• Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer, archiefwetgeving en verwerking van persoonsgegevens
• Aantoonbare werkervaring met digitale transities bij een overheidsinstelling