Organisatie
Gemeente Kampen staat voor een omvangrijke transitie in haar digitale dienstverlening. Als lid van de vereniging Dimpact werkt Kampen samen met andere gemeenten aan de ontwikkeling en implementatie van het dienstverleningsplatform PodiumD. Met de vervanging van het huidige zaaksysteem eSuite door PodiumD Zaak wordt een belangrijke stap gezet richting toekomstbestendig, zaakgericht werken volgens de Common Ground-principes: data bij de bron, API-first en gestandaardiseerd.
Opdracht
Als projectleider ben jij verantwoordelijk voor de succesvolle implementatie en transitie naar PodiumD Zaak. Je stuurt het projectteam aan, bewaakt de planning en het budget, en zorgt voor een soepele samenwerking tussen alle betrokken partijen: van proceseigenaren en vakspecialisten tot externe partners als Dimpact en SSC ONS. Je bent het aanspreekpunt voor de stuurgroep en rapporteert periodiek over voortgang, risico’s en mijlpalen.
Wie zoeken wij?
Je bent een daadkrachtige, pragmatische en ervaren projectleider met ervaring in complexe gemeentelijke implementatietrajecten, bij voorkeur op het gebied van zaakgericht werken en digitale dienstverlening. Je hebt affiniteit met informatiemanagement, ICT en verandermanagement. Je schakelt moeiteloos tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau en weet verschillende rollen en belanghebbenden effectief samen te brengen.
Competenties
- Communicatieve vaardigheden
- Verbindend
- Gestructureerd
- Analytisch
- Overtuigend
Aanleiding en context
Gemeente Kampen is lid van vereniging Dimpact en ontwikkelt samen met andere Dimpact-gemeenten het digitaal dienstverleningsplatform PodiumD. Dit platform biedt digitale mogelijkheden om onze dienstverlening op een moderne en efficiënte manier te ondersteunen. Zaakgericht werken vormt daarbij een belangrijke basis om onze dienstverleningsprocessen goed in te richten en uit te kunnen voeren.
Doelstelling en Scope
Doel van het project is de volledige implementatie en transitie naar PodiumD Zaak, inclusief migratie van processen, data, koppelingen en archiefcomponenten per 1 januari 2027. De bestaande dienstverlening zoals die nu door de eSuite wordt ondersteund, vormt hierbij het uitgangspunt. Continuïteit tijdens de overgangsperiode en borging van dienstverlening tijdens en na het moment van ingebruikname zijn cruciaal om risico’s voor inwoners en ondernemers te minimaliseren.
In scope van het project
- Vervanging van het huidige zaaksysteem (eSuite) door PodiumD Zaak
- Migratie van bestaande zaakgegevens en documenten
- Inrichting en migratie van generieke en specifieke zaaktypen
- Migratie en inrichting van bestaande koppelingen met landelijke en gemeentelijke applicaties
- Integratie met landelijke standaarden en toepassingen zoals HaalCentraal, ZGW API
- Impactanalyse en procesinrichting voor informatiebeheer en archivering
- Impactanalyse en aanpassingen aan bestaande rapportagefunctionaliteit en managementinformatie
- Impactanalyse en procesinrichting t.a.v. bestuurlijke besluitvorming
- Evaluatie van huidige zaaksturing en keuze generiek vs. specifiek
- Uitfaseren van eSuite componenten en koppelingen
- Adoptie en verandermanagement
- Samenwerking met partners zoals SSC ONS, Dimpact
- Risicomanagement en monitoring van het implementatieproces
Buiten scope van het project
- Doorontwikkeling van PodiumD Zaak na livegang
- Implementatie van applicaties buiten PodiumD Zaak tenzij noodzakelijk
- Toevoegen van nieuwe functionaliteiten niet nodig voor eSuite vervanging
- Ontwikkeling van nieuwe rapportagefunctionaliteit en managementinformatie
- Bewustwording over dienstverlening (valt onder project Dienstverlening)
- Verrijking van de te migreren data (‘as-is migratie’)
- Toevoegen van nieuwe processen/zaaktypen die niet in eSuite zitten
Aanpak en Fasering
Het project bestaat uit de volgende vijf fases:
- Voorbereiding: Inventarisatie processen/zaaktypen, fit-gap analyse, besluitvorming zaakafhandeling, afstemming SSC ONS/Dimpact.
- Inrichting: Inrichten generieke/specifieke zaaktypen, koppelingen en archiefbeheer samen met de business, pilots en toetsmomenten.
- Migratie: Overzetten van data/processen, parallel werken, testen o.b.v. testplan, evaluatie en bijsturing.
- Adoptie: Trainingen, communicatie, verandermanagement en procesafstemming met de businessorganisatie.
- Nazorg: Monitoring gebruik, afsluiting eSuite, borging beheer, overdracht naar beheerorganisatie.
Specifieke aandachtspunten
- Bestuurlijke besluitvorming: Vroegtijdige afstemming, duidelijke afspraken over rollen, archivering, integrale aanpak met de businessorganisatie.
- Informatie- en archiefbeheer: Betrekken proceseigenaren en archiefmedewerkers, keuzes over metadata, vernietiging, e-depot aansluiting.
Governance en organisatie
Een duidelijke governance- en organisatiestructuur is vereist. De projectmanager voert de dagelijkse regie en rapporteert aan de stuurgroep. De stuurgroep bestaat uit de ambtelijk opdrachtgever, het management en de CIO. Externe partijen zoals Dimpact en SSC ONS worden actief betrokken. Er wordt gewerkt met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Rapportage vindt plaats via periodieke voortgangsrapportages.
Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.
Benodigd aantal professionals
1.
CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-do
Eisen
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 15 jaar als projectleider
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als manager, projectleider of adviseur bij een gemeentelijke organisatie
Wensen
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider met de implementatie van een zaaksysteem of zaakgericht werken
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als manager, projectleider of adviseur bij een gemeentelijke organisatie
- Aantoonbare werkervaring met Dimpact of de implementatie van Common Ground
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider in samenwerking met externe partner en leveranciers
- Aantoonbare werkervaring met PodiumD Zaak