Manager projectbeheersing

Manager Projectbeheersing (hierna MPB)
Verantwoordelijkheid:
Het leveren van tijdige en betrouwbare stuur- en verantwoordingsinformatie over alle aspecten van Geld, Organisatie, Tijd, informatie en kwaliteit zodat het projectteam te allen tijde in staat is de juiste beslissingen te nemen en zich te verantwoorden over de voortgang van het project richting de projectmanager.

Taken

• Organiseren en leidinggeven aan het team van projectbeheersing (indien van toepassing) volgens de GOTIK-aspecten. De manager projectbeheersing geeft leiding aan het team projectbeheersing (risico, planning, kwaliteit, finance, documentbeheer) en zorgt voor het tijdig betrekken van de kostenramer op de juiste momenten in overeenstemming met Vitens Project Aanpak (VPA).
• Verzamelen en zorgen voor integrale informatie over de GOTIK-aspecten bij alle documenten/producten die nodig zijn ter besluitvorming richting de projectmanager (zoals wijzigingsformulieren, actuele faseplannen, projectplan, periodieke sturings- en verantwoordingsrapportage zoals prognosesheets, MUP en capaciteitsplannen).
• Analyseren van de informatie over de GOTIK-aspecten en eventuele afwijkingen ten opzichte van het projectplan/faseplan en voorstellen doen om afwijkingen te voorkomen.
• Verzorgen van een goed kwaliteitssysteem voor het project, zoals documentbeheersysteem en inrichting van de processen in overeenstemming met de VPA.
• Zorgdragen voor planning, probabilistische raming, kostenraming, documentbeheer, risicomanagement en kwaliteitssysteem, inclusief actueel risicodossier, planningsdossier of actueel risicodossier OG - ON, toetsing van de planning ON en actueel financieel dossier (afhankelijk van projectfase).
• Vastleggen van de baseline in de initiële opdracht en beheersen van het proces van scopewijzigingen; aansturing van het risicomanagementproces.
• Coördineren van het proces inzake reviews en (interne) audits en fungeren als eerste aanspreekpunt hiervoor.

Competenties

• Leidinggeven: richting geven aan het team van projectbeheersing (indien van toepassing) in lijn met de doelstellingen van het project.
• Flexibiliteit: past in overleg het doel en/of de aanpak aan als de omstandigheden daar aanleiding toe geven.
• Oordeelsvorming: komt op basis van beschikbare informatie tot een conclusie of standpunt en adviseert hierover de andere IPM-rolhouders en bespreekt dit vooraf met de projectmanager.
• Organisatiesensitiviteit: het opbouwen en onderhouden van effectieve werkrelaties binnen de organisatie maar ook met andere rolhouders binnen het project. Houdt rekening met de gevolgen van interne ontwikkelingen binnen het project, beslissingen en acties voor de organisatie en bewaakt op mogelijke wijzigingen in Vitensbrede kaders.
• Plannen en organiseren: bepaalt een geschikte werkaanpak voor een gegeven doel of taak en organiseert de uitvoering; bespreekt dit met de projectmanager.
• Voortgangscontrole: volgt en controleert de voortgang van eigen activiteiten en die van het team Projectbeheersing en stuurt – in overleg – waar nodig bij.
• Analytisch vermogen.

Producten

• Input voor sturing- en verantwoordingsrapportages.
• Actueel risico-, planning- en financieel dossier.
• Input leveren voor een actuele kostenraming.
• Input leveren voor capaciteitsplan.
• Verzamelen van input voor scopewijzigingen (meer- of minderwerk).
• Inrichting van processen binnen het project en in overeenstemming met VPA.
• Documentbeheersysteem en kwaliteitssysteem.
• Audits onderzoeken naleving binnen projectkaders en Vitens-standaarden.

Opleiding
Relevante opleiding op HBO/WO niveau, zoals bedrijfskunde of bestuurskunde.

Relatie tussen manager projectbeheersing en overige rollen

• De manager projectbeheersing ondersteunt de projectmanager bij het opstellen van het projectplan. Stelt het (interne) kwaliteitsplan op en stemt dit af met de projectmanager.
• De manager projectbeheersing verzorgt de interne kwaliteitsborging en heeft raakvlakken met alle andere rollen; is deels ondersteunend.
• Draagt zorg voor risicomanagement en raakt daarmee alle rollen. Alle rollen blijven zelf verantwoordelijk voor de juiste toepassing van risicomanagement.

Eisen

• Verantwoordelijk voor het leveren van tijdige en betrouwbare stuur- en verantwoordingsinformatie over alle aspecten van Geld, Organisatie, Tijd, informatie en kwaliteit.
• Analyseren van de informatie over de GOTIK-aspecten en voorstellen doen om afwijkingen te voorkomen.
• Relevante opleiding op HBO/WO niveau zoals bedrijfskunde, bestuurskunde.
• Organiseren en leidinggeven aan het team van projectbeheersing volgens de GOTIK-aspecten.
• Verzamelen en zorgen voor integrale informatie over de GOTIK-aspecten bij documenten/producten ter besluitvorming richting de projectmanager.
• Verzorgen van een goed kwaliteitssysteem voor het project en inrichting van de processen conform de VPA.
• Vastleggen van de baseline in de initiële opdracht en beheersen van scopewijzigingen.
• Coördineren van het proces inzake reviews en (interne) audits.
• Draagt zorg voor risicomanagement en raakt daarmee alle rollen binnen het project.
• UREN 28 tot 32.
• Zorgdragen voor planning, probabilistische raming, kostenraming, documentbeheer, risicomanagement en kwaliteitssysteem.
• Heeft raakvlakken en is deels ondersteunend aan alle andere rollen en aandachtsvelden binnen het project.

Wensen

• Flexibiliteit: past in overleg het doel en/of de aanpak aan als de omstandigheden daar aanleiding toe geven.
• Organisatiesensitiviteit: het opbouwen en onderhouden van effectieve werkrelaties binnen de organisatie en met andere rolhouders binnen het project.
• Plannen en organiseren: bepaalt een geschikte werkaanpak voor een doel of taak en organiseert de uitvoering in overleg met de projectmanager.
• Analytisch.
• Leidinggeven: richting geven aan het team van projectbeheersing in lijn met projectdoelstellingen.
• Oordeelsvorming: komt op basis van informatie tot een conclusie of standpunt, adviseert IPM-rolhouders en stemt af met de projectmanager.
• Voortgangscontrole: volgt en controleert voortgang van eigen activiteiten en het team Projectbeheersing, stuurt waar nodig bij.