Wat ga jij doen?
Als secretaresse kun je uitstekend organiseren en stel je alles in het werk om alle activiteiten van de directeuren en management (en bestuurders) professioneel te laten verlopen. Het is niet zomaar een functie: deze plek biedt je de gelegenheid om te groeien, te ontdekken en je verder te ontwikkelen als secretaresse in een bestuurlijke omgeving.
Verantwoordelijkheden
Als secretaresse van één van de directeuren werk je middenin een dynamische en politieke omgeving en sta je in goede verbinding met veel collega’s in de organisatie. Hierin kun je gemakkelijk het overzicht bewaren, prioriteiten stellen en handel je zorgvuldig, adequaat en snel. Je krijgt de ruimte om bij te dragen én te groeien in een veelzijdige omgeving.
Werkzaamheden
- Beheer van de agenda’s van de directeuren, inclusief de voorbereiding van vergaderingen en de notulering daarvan, om ervoor te zorgen dat belangrijke inzichten en actiepunten worden vastgelegd.
- Beheren van telefoon- en e-mailverkeer en contact onderhouden met collega’s, managers en teamsecretaresses.
- Afhandelen van alle vormen van correspondentie (digitaal en fysiek).
- In samenwerking met je collega’s uit het secretariaat bijdragen aan een soepel lopende organisatie en inspringen waar nodig.
- Organiseren en bewaken van de B&W agenda: verwerken in IBABS, beheren van de mailbox, terugkoppeling verwerken, aanjagen van collega’s en signaleren wanneer stukken aangeleverd moeten worden en publicatie intranet + website.
- Afhandelen van Collegezaken: uitzetten van schriftelijke vragen (actuele vragen/moties), bijhouden van de lange termijn agenda (LTA): signalerings- en aanjaagfunctie en bijhouden van toezeggingen.
Inzetperiode
De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 december 2025 tot en met 28 februari 2026 voor 32-36 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Eisen
- Minimaal 2 jaar werkervaring in vergelijkbare functie
- Afgeronde secretariële opleiding
- De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 december 2025 tot en met 28 februari 2026 voor 32-36 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
- U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.
- Aantoonbaar MBO+ werk- en denkniveau
- Beheerst MS Office systemen
Wensen
- Ervaring binnen gemeentelijke organisatie
- Ervaring met Corsa/Corsa Bestuur/iBabs