Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving
Het project Vernieuwen van Brienenoordbrug is een groot renovatieproject dat aan de vooravond staat van aanbesteding van de onderliggende 4 contracten. Voor dit project wordt een RWS projectorganisatie opgebouwd. In het hart van die organisatie staat het projectsecretariaat. De Projectsecretaris geeft hands-on leiding aan (de werkzaamheden van) het secretariaat. Naast de uitvoering van reguliere taken verwachten we dat je proactief inspeelt op wat het projectteam nodig heeft en denk je mee over de manier waarop je werkzaamheden makkelijker, sneller, efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Bovendien ben je secretaris/aanspreekpunt voor een aantal project overstijgende overleggen, zoals het IPM-overleg, het Opdrachtgevers overleg en overkoepelende raakvlak overleggen.
Rolomschrijving
Als Projectsecretaris ben je de spin in het web van het projectteam, de verbindende factor. Je bent het centrale aanspreekpunt van het projectsecretariaat en verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden van het secretariaat. Je geeft mogelijk leiding aan eventuele projectondersteuners daarbinnen in de toekomst.
Verantwoordelijkheden secretariaat
- Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam;
- Coördineren, voorbereiden, en verslagleggen van diverse (directie) overleggen en bijeenkomsten, inclusief het agendabeheer;
- (Mede) vormgeven en (mede) uitvoeren van projectbeheersprocessen waar het secretariaat een belangrijke rol in speelt, waaronder:
- Capaciteitsmanagement en organisatorische processen;
- Informatiestromen (briefverkeer) en documentbeheer;
- (Light) inkoopproces voor het project;
- Voortgangsrapportages voor de opdrachtgever.
Resultaat opdracht
De opdracht (projectondersteuning cq. invulling van de taken van het projectsecretariaat) wordt naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd.
Werkzaamheden
- Het zelfstandig en proactief uitvoeren van diverse projectondersteunende werkzaamheden (administratieve, secretariële en informatievoorziening) om het team te ontlasten en ontzorgen;
- Bewaken, ordenen en vastleggen van de processen rondom het projectsecretariaat;
- Organiseren, begeleiden en notuleren van (complexe) overleggen en najagen van de hieruit voortkomende acties en het bewaken van de raakvlakken hiertussen;
- Indien gewenst het tegenlezen van documenten op taal/grammatica;
- Verzorgen van teambuildingsactiviteiten;
- Verzorgen van kaarten en/of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte;
- Verzorgen van (uitgaande) post, etc.;
- Opstellen en bijhouden van project specifieke documenten: vakantieplanning, organogram, checklist nieuwe medewerkers etc.;
- Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint Online en Relatics;
- Het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen, zoveel mogelijk zelfstandig af te handelen.
Leiding en toezicht
Ja, maar je opereert wel zelfstandig in je functie.
Meest essentiële competenties
Je ziet het als een uitdaging om het secretariaat en de rol als projectsecretaris ‘Best for Project’ in te vullen. Jij herkent jezelf als hands-on, niet alleen in het opvolgen van werk maar ook in het proactief werk naar je toe trekken. Je maakt nieuwe kennis en inzichten snel eigen en hebt affiniteit met techniek. Ook ben je flexibel, omdat je van het ene vraagstuk in het andere terecht kan komen en je juist in deze functie ook goed moet kunnen schakelen tussen de opdrachten en betrokkenen. Je houdt van regelen en organiseren. Ook ben je communicatief sterk en schroom je niet om mensen aan te spreken.
- Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk;
- Ondernemend en creatief;
- Hands-on, je bent er niet vies van om zelf de gaten dicht te lopen;
- Je werkt gestructureerd en georganiseerd;
- Je werkt goed zelfstandig en goed samen met een divers team;
- Detailgericht, accuraat;
- Proactief en oplossingsgericht;
- Flexibel en je kan snel schakelen;
- Je denkt tactisch en systematisch en kunt prioriteiten stellen;
- Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen.
Eisen
- Kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar ervaring met het werken bij grote projecten (>200 mln);
- Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectsecretaris en/of projectcoördinator;
- De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift en heeft ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook;
- Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met notuleren van (complexe) overleggen, met zowel internen als externen;
- Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op hbo-niveau (bijv. een secretarieel/economische/bedrijfskundige opleiding).
Wensen
- De aangeboden kandidaat heeft ervaring met SharePoint Online en/of Relatics;
- Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek);
- De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail);
- Beheersing van de (Technische) Engelse taal.