Administratief - Secretarieel medewerker
Als administratief en secretarieel medewerker zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw ondersteuning kunnen teammanagers, collega’s en projecten optimaal functioneren. Je draagt bij aan een goed georganiseerde dienstverlening voor inwoners, waaronder mensen die een beroep doen op bijstand én vluchtelingen die tijdelijk worden opgevangen. Een afwisselende en betekenisvolle functie waarin jouw organisatietalent echt impact heeft.
Actief voor Werk
Wij helpen inwoners om hun plek in de samenleving te vinden. Van het ondersteunen bij werk via de Participatiewet tot begeleiding bij maatschappelijke participatie en inburgering. Samen zorgen we ervoor dat mensen hun talenten benutten en volwaardig mee kunnen doen. Ons team is professioneel, betrokken en klaar om samen resultaten te boeken.
De uitdaging die je aangaat
In deze rol ben je voornamelijk verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning van drie teammanagers. Daarnaast ondersteun je de administratie en frontoffice van het team Actief voor Werk en pak je taken op binnen het cluster Vluchtelingenopvang. Je werkt in een omgeving waarin plannen, schakelen en overzicht houden centraal staan.
De verdeling van je werkzaamheden is ongeveer:
- 80% secretariële werkzaamheden
- 20% administratieve ondersteuning, met name rondom bijstandsaanvragen
Secretariële ondersteuning
- Agendabeheer voor drie teammanagers
- Inplannen van (externe) afspraken en het reserveren van vergaderruimtes
- Afhandelen van inkomende en uitgaande telefoontjes
- Organiseren van bloemen, gebak en attenties
- Plannen en organiseren van bijeenkomsten, sessies en overleggen
- Wekelijks verzamelen van stukken (o.a. voor wethoudersoverleggen)
- Opstellen van agenda’s en conceptbesluitenlijsten
- Plaatsen en beheren van documenten in iBabs
Administratie & Frontoffice Actief voor Werk
- Ondersteunen bij het proces van bijstandsaanvragen en intakes
- Opvoeren van klanten in systemen
- Versturen van uitnodigingen en plannen van gesprekken
- Verdelen van intakes onder collega’s
- Afhandelen van telefoontjes en e-mails van inwoners
- Scan-, print- en archiveringswerkzaamheden
- Verwerken van betaalopdrachten
Cluster Vluchtelingenopvang
- Plannen en organiseren van overleggen
- Organiseren van bijeenkomsten binnen en buiten het gemeentehuis
- Administratieve ondersteuning bij werkzaamheden rondom de opvang van Oekraïense vluchtelingen
Wat jij meebrengt
Je bent iemand die energie krijgt van overzicht, plannen en ondersteunen. Je houdt meerdere ballen in de lucht en zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is. Collega’s kunnen op jou rekenen en je schakelt makkelijk tussen verschillende taken en doelgroepen. Met jouw administratieve en secretariële ervaring draag je bij aan een professionele en toegankelijke dienstverlening voor zowel collega’s als inwoners.
Een tijdelijke rol met betekenis
Je start in een tijdelijke functie ter vervanging wegens ziekte, voor een periode van 6 maanden. Afhankelijk van de situatie bestaat de mogelijkheid om deze periode met nog eens 6 maanden te verlengen. In deze tijd maak jij direct impact en leer je onze organisatie van binnenuit kennen.
Eisen voor de opdracht Administratief medewerker
- Kandidaat is aangeboden op basis van uitzenden
- Kandidaat heeft minimaal afgeronde MBO opleiding
- Als leverancier zorg je ervoor dat VOG uiterlijk binnen 28 dagen na aanvang opdracht aan het opdrachtdossier op inhuurdesk is toegevoegd
Wensen voor de opdracht Administratief medewerker
- Kandidaat heeft afgeronde MBO opleiding in administratieve of secretariële richting
- Kandidaat heeft gemeentelijke ervaring
- Kandidaat heeft kennis van plannen en organiseren binnen outlook. Graag toelichting hierop
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Administratief medewerker
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Gemeente Coevorden
Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Coevorden? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Gemeente Coevorden
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Coevorden, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen