Je functie
Je gaat administratieve ondersteuning bieden aan verschillende organisatieonderdelen, tijdelijke medewerkers inzetten, gegevens registreren en controleren, en meedenken in procesoptimalisatie binnen een dynamisch team bij de gemeente Rotterdam.
Wat je gaat doen
De gemeente Rotterdam staat voor maatschappelijke opgaves waarvoor er met regelmaat tijdelijk inzet nodig is. Jij ondersteunt de verschillende organisatieonderdelen bij het inzetten van tijdelijke medewerkers, dit doe je in samenwerking met de inhuuradviseurs. Verder heb je direct contact met opdrachtgevers en leveranciers. Dit betekent dat je:
- verantwoordelijk bent voor diverse administratieve verwerkingen zoals het muteren in verschillende systemen;
- verantwoordelijk bent voor het verzamelen, verwerken en vastleggen van alle afspraken in samenwerking met de afdeling Inkoop in het systeem Oracle;
- registreert en controleert de gegevens van externe inhuur medewerkers en onbetaalde stagiaires in het registratiesysteem MijnHR;
- de rechtmatigheid conform wet- en regelgeving toetst van inkoopdossiers in Oracle;
- zowel collega’s als leveranciers per mail en telefonisch te woord staat met vragen en of verzoeken;
- aansluit bij werkoverleggen en zorg draagt voor notulen;
- meedenkt in procesoptimalisatie.
Wie je bent
Je bent een enthousiaste collega die zelfstandig werkt, accuraat is en resultaatgericht. Deadlines schrikken jou niet af. Als administratief vaardige duizendpoot schakel je makkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Je bent klantgericht, planmatig en werkt goed samen met collega’s. Met jouw proactieve houding en communicatieve vaardigheden straal je vertrouwen uit en bied je waar nodig een luisterend oor.
Over het team
Je maakt deel uit van Team Inhuur binnen de afdeling Mobiliteit, bestaande uit vijftien collega’s, waarvan zes in een ondersteunende rol. Er heerst een open cultuur waar collega's voor elkaar klaarstaan. Samen werken jullie aan de verdere professionalisering van de lijnorganisatie.
Over de organisatie
Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) vormt de spil van de gemeentelijke organisatie. Ze ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, en fungeert als schakel met burgers, stadsbestuur en andere clusters op het gebied van bedrijfsvoering. Het cluster bundelt ICT, HR, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken, Onderzoek, Financiën, Inkoop en Communicatie. Werken in en aan Rotterdam is uitdagend en waardevol.
Eisen
- Je bent in het bezit van een afgeronde mbo 4-opleiding.
- Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met de uitvoering van administratieve processen.
- Je hebt ervaring met notuleren en het bewaken van actiepunten.
- Je hebt ervaring met mailcorrespondentie en telefoonafhandeling.
- Je biedt administratieve ondersteuning voor de ontwikkeling en uitvoering van het HR beleid.
- Je signaleert en stelt verbetervoorstellen op ten behoeve van de werkprocessen en informatievoorziening.
- Je hebt ervaring met standaard MS Office applicaties als Word, Outlook en Excel.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Wensen
- Je hebt ervaring als medewerker recruitment of met ondersteunende HR werkzaamheden.
- Je hebt kennis van geautomatiseerde systemen zoals: Oracle, ADP en Connexys.