Waar ben jij van?
Door je centrale rol bij bestuurlijke stekken ben je een vraagbaak voor collega’s van de afdeling mobiliteit en het bestuurlijke team van wethouder.
Jouw functie
In deze combinatierol van afdelings- en MT-secretaris bestaan de werkzaamheden uit een variëteit van verschillende taken, waarvan de behandeling van bestuurlijke stukken van de afdeling een belangrijk en vast onderdeel is van je werkweek. Met de stroom van bestuurlijke stukken ben je grofweg de helft van de tijd bezig. Samen met 2 naaste collega’s ben je verantwoordelijk voor het coördineren van de bestuurlijke stukken voor de afdeling. De bestuurlijke stukken en de beantwoording van de burgermeldingen worden inhoudelijk op de afdeling geschreven, maar worden door de secretarissen getoetst op vormvereisten en taal. Het proces van de bestuurlijke stukken loopt via het systeem DIVA BB.
Centrale rol
Door je centrale rol bij bestuurlijke stekken ben je een vraagbaak voor collega’s van de afdeling mobiliteit en het bestuurlijke team van wethouder. Tot jouw werkzaamheden behoort het verdelen en beleggen van de werkzaamheden in de afdeling, het bewaken van de voortgang, termijn en de kwaliteit van de geschreven stukken en afstemmen in de keten. Het begeleiden van collega’s, met inachtneming van hun eigen verantwoordelijkheid, bij het doorlopen van het proces door te adviseren, te controleren en te rappelleren. Het signaleren van kwantitatieve en kwalitatieve trends en rapporteren hierover aan de collega’s en/of het management. Met jouw oog voor kwaliteit, hoeven wij ons geen zorgen te maken over uitgaande bestuurlijke en ambtelijke stukken!
MT-secretariaat
Een ander belangrijk deel van je tijd ben je MT-secretaris en lever je op proactieve wijze ondersteuning aan het MT. Als MT-secretaris weet jij de brug te slaan tussen behoefte van de organisatie, het MT, de teams en de medewerkers. Je zorgt ervoor dat onze ontwikkelagenda werkelijkheid wordt, processen vast worden gesteld en onze werkafspraken, kaders en functiehuis op orde zijn. Je brengt ordening, transparantie, rust en overzicht in de ontwikkeldoelen en fungeert als projectleider voor deze trajecten.
Jouw profiel
Jij krijgt energie van het structureren, organiseren, ondersteunen en zaken efficiënter maken. Je voelt je als een vis in het water in een centrale positie en geniet van een gevarieerd en dynamisch takenpakket. Je bent stressbestendig en flexibel als het gaat om stevige pieken en dalen in werkdruk. Hierin weet je goed te prioriteren en coördineren.
Vaardigheden
Het is daarom van belang dat je nauwkeurig werkt, goed bent in plannen en beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden. Ook ben je digitaal vaardig en je maakt nieuwe systemen snel eigen. Daarnaast handel je integer. Met inachtneming van je verantwoordelijkheden oefen jij je functie adequaat en zorgvuldig uit. Als spin in het web zorg je ervoor dat alle collega’s input leveren en stem je deze af met vele spelers in het proces. Van belang is dat de bestuurlijke stukken op de juiste momenten volledig gereed zijn. Om dit voor elkaar te krijgen werk je resultaatgericht en beschik jij over vaardigheden in het aansturen van processen en het coördineren van werkzaamheden. Het onderhouden van contacten met verschillende belanghebbenden is voor jou geen probleem, omdat je beschikt over uitstekende communicatievaardigheden. Tot slot breng je zowel gevoel voor je omgeving mee (voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen), als vermogen om samen te werken.
Eisen
- Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding.
- Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met bestuurlijke besluitvorming als bestuurlijk adviseur, secretaris of vergelijkbaar, opgedaan in de afgelopen 10 jaar.
- Je hebt minimaal 2 jaar ervaring als project- of programmamedewerker.
- Je hebt werkervaring opgedaan bij een gemeente met minimaal 100.000 inwoners.
Wensen
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring opgedaan op het gebied van mobiliteit.
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een coördinerende rol in een bestuurlijk sensitieve omgeving.
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met procesbeschrijvingen maken en beheren.
- Je hebt werkervaring met het systeem DIVA BB.