Coaches voor begeleiding teamintegratie

Achtergrond
Gemeente Wijdemeren wordt onderdeel van Hilversum. De gemeenteraden van Hilversum en Wijdemeren hebben in maart 2025 besloten om per 1 januari 2027 de gemeente Wijdemeren bij de gemeente Hilversum te voegen. De ambtelijke organisatie van Wijdemeren integreert al per 1 januari 2026 in de ambtelijke organisatie van Hilversum. De huidige organisatie Hilversum telt circa 1000 medewerkers. De huidige organisatie van Wijdemeren telt circa 200 medewerkers. Medewerkers Wijdemeren gaan vrijwel allemaal over naar de gemeente Hilversum per 1 januari 2026. De organisatie van de gemeente Hilversum kent per 1 januari 2026 acht afdelingen en circa 48 teams. In 2026 zullen we steeds verder naar elkaar toe groeien en zal ons werk steeds meer verweven raken. Daarmee staan we als organisaties aan het begin van een bijzondere reis: twee organisaties die samen verder gaan als één.

Opgave: integreren van de teams
Op dit moment werken we aan het samengaan van beide organisaties binnen een programmaorganisatie waarin verschillende onderdelen worden opgepakt, zoals HR, huisvesting, cultuur en ICT. Vanaf 15 september 2025 is voor medewerkers van Wijdemeren duidelijk in welk team zij vanaf 1 januari 2026 gaan werken. Vanaf dat moment beginnen we met de voorbereiding op het samenwerken in nieuwe teams, met het besef dat we in 2025 nog twee afzonderlijke organisaties zijn. Vanaf 2026 vormen we samen één organisatie die werkt voor de besturen van zowel Wijdemeren als Hilversum. Het werk wordt geleidelijk in elkaar geïntegreerd. De grootste veranderingen worden voelbaar binnen de teams. Daar krijgt de samenwerking tussen beide organisaties daadwerkelijk vorm: het raakt de inhoud van het werk en de onderlinge verhoudingen. Vanuit het onderdeel Cultuur is een organisatiebrede aanpak voorbereid om de integratie op teamniveau zorgvuldig te begeleiden. We vinden het belangrijk dat medewerkers zich welkom voelen in hun nieuwe omgeving, weten wat er van hen wordt verwacht en wat zij op hun beurt mogen verwachten. Ook na 1 januari 2026 blijven we aandacht geven aan de teamintegratie. De eerste periode staat vooral in het teken van duidelijkheid en het opbouwen van vertrouwen. We willen dat mensen zich veilig voelen en zich thuis gaan voelen in hun nieuwe team. De nadruk ligt daarbij op het leren kennen van elkaar, het vormen van nieuwe werkrelaties en het uitspreken van verwachtingen. Deze meer ‘zachte’ kant van de verandering krijgt bewust veel ruimte, omdat we geloven dat juist dit essentieel is in een complexe verandering als deze.

Proces van teamintegratie
Vanuit het onderdeel Cultuur hebben we een proces voor de teamintegratie voorbereid, afgestemd op vragen en behoeften die leven onder medewerkers. Daarbij hanteren we een aantal veranderkundige uitgangspunten:

1. Het tempo van teamintegratie wordt bepaald door de context waarin het team zich bevindt. Sommige teams werken nu al veel samen, bijvoorbeeld binnen de bedrijfsvoering of openbare ruimte, andere teams werken nog los van elkaar. Deze teams groeien in 2026 stap voor stap verder naar elkaar toe.
2. Ieder team zet, met inachtneming van tempoverschillen, dezelfde stappen in samenwerking en groepsdynamiek binnen een bepaalde tijdsperiode. We faciliteren hierin door een vaste opzet van het programma van teamintegratie, met daarin per team drie bijeenkomsten. De exacte timing van verschillende teambijeenkomsten in 2025 en 2026 wordt bepaald door de teammanager in afstemming met het team en de afdelingsmanager(s).

Het proces bestaat uit drie bijeenkomsten met ieder hun eigen doel:

1. Ontmoeting van twee werelden (Hilversum en Wijdemeren): het hier en nu
   Deze bijeenkomst (dagdeel) vindt plaats in oktober of november 2025. Centraal staan persoonlijke ontmoeting, het delen van beelden en ervaringen, het uitspreken van verwachtingen en het maken van (praktische) afspraken. Er wordt ook vooruitgeblikt op het vervolg.
2. Op weg naar één team: wat bindt ons?
   Deze dag wordt gepland in 2026, op een moment dat past bij het tempo van het team. We staan stil bij de eerste gezamenlijke ervaringen, verkennen gezamenlijke doelen (waarvoor staan we samen aan de lat), hoe kunnen we elkaars krachten bundelen en kwaliteiten benutten en welke houding en samenwerking verwachten we van elkaar.
3. Echt één team, wat is nodig?
   In deze laatste sessie – eveneens in 2026 – heeft het samenwerken al enige tijd vorm gekregen. We verdiepen de onderlinge relaties, maken nieuwe afspraken en kijken samen wat nog nodig is om echt als één geheel te functioneren. Hierbij komen ook inzichten uit teamontwikkeling aan bod, zoals de fases van groepsvorming.

Opdracht voor de teamcoaches
De ambtelijke samenvoeging van Wijdemeren Hilversum is een geleidelijk en lerend proces. De teamintegratie vraagt om relationeel leiderschap, sensitiviteit voor groepsdynamiek, waarbij er ruimte is voor tempo en maatwerk, met behoud van koers richting één gezamenlijke organisatie. Teammanagers zijn in dit proces ‘in de lead’. Gezien het belang dat we hechten aan de teamintegratie, hebben de teammanagers naast zich een coach met gerichte veranderkundige ervaring. De coaches zijn specialisten op het begeleiden van de ‘zachte’ kant van de verandering, en bijbehorende groepsprocessen. Vanuit deze specialistische expertise faciliteren en adviseren zij de teammanager en dragen zij bij aan de voorbereiding en uitvoering van de bijeenkomsten. Hiervoor krijgen de coaches per team 4 dagen de tijd. Dit is incl. een dagdeel voorbereidingstijd per bijeenkomst. We vragen van de coaches om aanwezig te zijn op een gezamenlijke briefing over het proces van teamintegratie.

Teamcoaches en afdelingen
In totaal zoeken we circa 4 - 8 teamcoaches. De teamcoach begeleidt ook het MT (als team) van de betreffende afdeling. Het gaat om de afdelingen:

• Bedrijfsvoering (vijf teams)
• Informatie, Innovatie en Ondersteuning (zeven teams)
• Burgerzaken en Belastingen (vijf teams)
• Vergunningen, Veiligheid en Bestuurszaken (zes teams)
• Maatschappelijke Ontwikkeling (zes teams)
• Werk, Re-integratie en Inkomen (zeven teams)
• Ruimtelijke Ontwikkeling (zeven teams)
• Realisatie en Beheer (vijf teams)

Op basis van deze uitvraag via Flextender wordt een pool samengesteld van circa vier tot acht teamcoaches. Het exacte aantal coaches hangt af van de aangegeven beschikbaarheid en match met de verschillende afdelingen.

Eisen

• Aantoonbare werkervaring met fusieprocessen of vergelijkbare transities bij een gemeente of publieke sector
• Beschikbaarheid op woensdag 3 september 2025 van 09.00 – 12.00 uur voor een gezamenlijke briefing van de teamcoaches (benoem dit duidelijk in het cv)
• Aantoonbaar afgeronde opleiding(en) op het gebied van coaching en begeleiding van organisaties en teams in veranderingen
• Aantoonbare kennis van methodieken gericht op een participatief en lerend veranderproces, teamontwikkeling, vertrouwen en samenwerken (denk bijv. aan: deep democracy, team coaching, groepsdynamiek, appreciative inquiry) (benoem dit duidelijk in het cv)
• Beschikbaarheid in oktober/november 2025 en gedurende 2026 voor de begeleiding van minimaal één afdeling (zes teams) (benoem dit duidelijk in het cv de beschikbaarheid voor het aantal afdelingen)
• Bereidheid om aan te sluiten bij de vooraf ingezette hoofdlijnen van het integratieprogramma (benoem dit duidelijk in het cv)
• De kandidaat levert naast het cv een uitgebreide, door henzelf opgestelde toelichtende brief aan waarin de volgende aspecten duidelijk worden beschreven:
  • Wie je bent en wat jij brengt als teamcoach en waarom je graag aan dit traject wil bijdragen
  • Voor hoeveel afdelingen je beschikbaar bent als teamcoach
  • Of er afdelingen zijn waarmee je de meeste affiniteit hebt
  • Een toelichting op je beschikbaarheid in de periode oktober/november 2025 en gedurende 2026
  • Twee concrete praktijkvoorbeelden waarin je groepsdynamiek begeleidt en gevoelens/weerstand bespreekbaar maakt, sensitief en verbindend optreedt
  • Twee praktijkvoorbeelden van je rol als teamcoach waarbij management leidend is en jij reflectief en ondersteunend optreedt

Wensen

• Aanleveren van minimaal twee referenties
• Aantoonbare werkervaring in de begeleiding en coaching van teams in verandering:
  • Tot 5 jaar aantoonbare ervaring (10 pt)
  • Van 5 tot 10 jaar aantoonbare ervaring (20 pt)
  • Meer dan 10 jaar aantoonbare ervaring (30 pt)
• Aantoonbare werkervaring met fusieprocessen of vergelijkbare transities binnen een gemeentelijke c.q. publieke context:
  • Tot 5 jaar aantoonbare ervaring (10 pt)
  • Van 5 tot 10 jaar aantoonbare ervaring (20 pt)
  • Meer dan 10 jaar aantoonbare ervaring (30 pt)