Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Documentalist
Rijkswaterstaat is uitvoeringsorganisatie van ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen richtlijnen van project. Opdracht omvat uitvoeren van beheer op archivering in (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor benodigde middelen. Belangrijke taak is coachen van projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee informatiehuishouding continu verbetert.
Taken
Taken die horen bij beheren van digitaal projectarchief zijn o.a.:
> opstellen en actueel houden van autorisatiematrix;
> verlenen en intrekken van autorisaties tot gebruikte (document management) systeem;
> maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in document management systeem naar behoefte van medewerkers;
> instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
> toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen ordeningsstructuur;
> actueel houden van alle documenten die bij beheren van projectarchief horen;
> verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
> toezien op juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie, aan juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
> melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
> inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in vorm van functionele wensen conform proces van LFB.
Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens afspraken die met opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
2. Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)
3. Goed beheerde en functionerende Sharepoint Online (SPO) omgeving
4. Koppelen van VISI met SharePoint online t.b.v. samenwerking markt
Leiding en toezicht
Uitvoering van werkzaamheden vindt plaats onder leiding en toezicht van opdrachtgever
Meest essentiële competenties
➢ Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
➢ Dienstverlenende en klantgerichte instelling
➢ Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
➢ Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
➢ Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
➢ Nauwkeurigheid
➢ Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen organisatie speelt)
➢ Pro-actieve instelling
➢ Plannen en organiseren (op zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
➢ Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
➢ Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)
Overige bijzonderheden
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” woonplaats in van kandidaat. Dit zijn gegevens die klant wil ontvangen met aanbieding;
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op format).
• Mailadres wel in motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens aanbieden! (Bij geen mailadres van kandidaat, kunnen wij aanbieding niet accepteren!).
Eisen
- Minimaal hbo denk en werkniveau met een afgeronde mbo opleiding in vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en vakgebied van digitaal archiveren
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en - dienstverlening, en gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
- Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
- Ervaring met SharePoint Online koppelen met VISI
Wensen
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
- Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint applicatie
- Mate van het voldoen aan genoemde competenties