Utrecht heeft jou nodig!
Als flexibel inzetbare bestuursassistent ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs ondersteun je twee of meer bestuurders en zorg je ervoor dat alles vlot verloopt, ook als de werkdruk toeneemt. Je schakelt als stevige en verbindende partner moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles, houdt overzicht en weet rust en structuur te bewaren, zelfs in hectische situaties. Je houdt ervan om samen met je collega's de grote puzzel keer op keer opnieuw te leggen en te zorgen voor een soepele ondersteuning van de bestuurders. Je zult merken dat geen dag hetzelfde is.
Opdrachtomschrijving
Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur ondersteun je één of meerdere bestuurders over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.
Concreet houdt dit in dat jij
Een aanspreekpunt bent voor interne en externe contacten van (een of meerdere) bestuurder(s); De zeer complexe agenda(s) programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen; Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het de workload bewaakt en grip houdt op de agenda; Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceert over de voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen; Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken (zoals functioneren van jezelf in een team, feedback en reflectie richting het collegelid, enz.); Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen; Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.
Resultaat van de opdracht
De flexibel inzetbare bestuursassistent zorgt voor een professionele, betrouwbare en soepele ondersteuning van één of meerdere bestuurders. Hij/zij borgt rust en overzicht in de dagelijkse hectiek, houdt regie over complexe agenda’s en stukkenstromen en fungeert als stevig en verbindend aanspreekpunt voor interne en externe contacten. De bestuursassistent draagt bij aan een effectieve samenwerking binnen het team van adviseurs en ondersteunt het bestuurlijke proces door proactieve signalering, prioritering en heldere communicatie.
Aanvullend
Bij voorkeur heb je kennis van de stad/regio Utrecht; Ben je stressbestendig, en houd je overzicht in een complexe setting en weet je de juiste prioriteiten te stellen; In staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen; Dienstverlenend, accuraat, een teamplayer, flexibel en positief ingesteld met een flinke dosis humor. Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
Goed om te weten
Gesprekken worden in overleg gepland. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden. Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure. De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%. Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.
Overige bepalingen
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen. Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd. De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend. Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd, zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden gehercontracteerd. De hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.
Eisen
- Ik ben beschikbaar op woensdag en vrijdag.
- Heeft u bij vraag 2.1.3. 'ZZP Rechtstreeks' ingevuld en heeft u gedurende de afgelopen 12 maanden voor meer dan 70% van de tijd (25 uren per week of 8 maanden per jaar) gewerkt als rechtstreekse zzp’er (zonder bemiddeling en/of detachering door een bureau) bij de gemeente Utrecht?
- Is de kandidaat de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij de Gemeente Utrecht voor dezelfde/vergelijkbare werkzaamheden?
- Je hebt een relevante opleiding op minimaal Mbo niveau afgerond.
Wensen
- Is de aangeboden kandidaat een zzp’er en wordt deze rechtstreeks voorgesteld (zonder bemiddeling en/of detachering door een bureau)? Indien 'JA' wordt ingevuld bij deze vraag, dan ga je akkoord met onderstaande 7 zzp-voorwaarden en ga je akkoord met periodieke controles hierop, die minimaal één keer per 6 maanden door de gemeente zullen worden geïnitieerd.
- De zzp’er werkt maximaal 70% van de gewerkte uren per jaar voor dezelfde klant of opdrachtgever (maximaal 25 uren per week of maximaal 8 maanden per jaar);
- De zzp’er heeft minimaal 3 klanten of opdrachtgevers per jaar;
- De zzp’er is zelfstandig wat betreft uitvoering van werk;
- De zzp’er maakt gebruik van eigen materiaal (laptop, telefoon etc.);
- De zzp’er is vervangbaar (bijv. in geval van uitval of ziekte);
- De zzp’er factureert (en krijgt geen loonbetaling of anderszins een vergoeding);
- De zzp’er krijgt niet doorbetaald voor niet-gewerkte uren (bijv. in geval van vakantie).
- Je hebt tenminste 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris (directeur-generaal of secretaris generaal) of algemeen directeur.
- Minder dan 5 jaar
- 5 tot 8 jaar
- 8 jaar of meer
- Je hebt in ieder geval 4 jaar ervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, bij voorkeur een G4 stad of 100K plus.
- Gemeente met minder 100K inwoners
- Gemeente met meer dan 100K inwoners
- G4 gemeente
- Géén ervaring bij een gemeente
- Je bent bekend met onze systemen (Office365, Ibabs, Zaaksysteem)
- Met 1 van de genoemde pakketten
- Met 2 van de genoemde pakketten
- Met alle genoemde pakketten
- Je CV is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver. Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit. Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten. Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.
- Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht en ga in op onderstaande vragen.
- Wat motiveert jou in een functie waarin je voortdurend schakelt tussen verschillende mensen, taken en verantwoordelijkheden?
- Werken in een veeleisende omgeving: Kun je een concreet voorbeeld geven van een situatie waarin je hebt gewerkt met veeleisende personen of in een omgeving waar alles snel moest worden opgepakt? Hoe zorgde je ervoor dat je het overzicht behield en prioriteiten stelde?
- Nauwkeurigheid in het werk: Kun je beschrijven hoe je ervoor zorgt dat je werk altijd zorgvuldig en nauwkeurig wordt uitgevoerd, zelfs onder hoge druk? Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin jouw nauwkeurigheid het verschil maakte?