Functioneel beheerder schuldhulpverlening bij verschillende projecten

Opdrachtomschrijving
Werk en Inkomen biedt onder andere schuldhulp aan inwoners om hen te helpen financieel zelfredzaam te worden. Binnen het al lopende programma Doorontwikkeling Schuldhulpverlening waarin deze dienstverlening op verschillende onderdelen wordt doorontwikkeld zoeken we een gedreven functioneel beheerder met kennis van de applicatie Allegro.Er lopen 4 deelprojecten waaraan deze functioneel beheerder inhoudelijk zal bijdragen:

• Datamigraties van taakapplicatie en documentsysteem van ketenpartner naar Gemeente Utrecht (Allegro en Zaaksysteem xxllnc zaken) en bijbehorende informatievoorziening
• Doorontwikkeling van taakapplicatie Allegro
• Datakwaliteit en sturingsinformatie uit taakapplicatie Allegro verbeteren
• Aansluiting zoeken op DDAS (Data Delen Armoede en Schulden)

De datamigraties hebben de hoogste prioriteit en is een migratie waarbij 2 systemen (taakapplicatie en documentsysteem) van een ketenpartner gemigreerd moeten worden naar de 2 andere systemen van gemeente Utrecht. Bij de migratie zijn 3 externe partijen betrokken en DomstadIT als interne partij wat het een complex speelveld maakt.De doorontwikkeling van Allegro richt zich op verschillende aspecten, zoals: trajecten opnieuw inrichten rekening houdend met de behoefte aan data en sturingsinformatie, werkprocessen optimaliseren, het in gebruik nemen van extra modules en het onderzoeken en inrichten van directe archivering in het systeem van archiefwaardige documentatie.De kwaliteit van ingevoerde data in de taakapplicatie moet verbeterd worden, aangezien dit momenteel zorgt voor onvoldoende betrouwbare sturingsinformatie. Hierbij moet de vertaling naar het datawarehouse worden gemaakt.DDAS (Data Delen Armoede en Schulden) is een initiatief waarbij verschillende organisaties, zoals het CBS, Divosa, NVVK en de VNG, samenwerken om gestandaardiseerde gegevens over armoede en schulden te verzamelen en te delen. Het op orde krijgen van de data en het automatisch delen van die data aan dit initiatief is van belang om vervolgens meer inzicht te krijgen hoe verschillende gemeenten het doen op schuldhulpverlening.

Je taken zijn

• Het in kaart brengen van mogelijke verbeteringen binnen de applicaties Allegro en RIS
• Het bepalen van de impact van deze mogelijke verbeteringen op het gebied van IT
• Het managen van de verschillende stakeholders
• Het inrichten van vernieuwingen binnen de applicaties Allegro en RIS
• Het technisch adviseren over mogelijkheden en onmogelijkheden binnen verschillende projecten
• Het overzicht houden over de impact van verschillende projecten op het IT landschap en op de uitvoering
• Het schakelen met verschillende stakeholders om problemen op te lossen
• Het instrueren van de leverancier over de benodigde wijzigingen in het systeem
• Het meedenken met de interne leveranciers over de best mogelijke aanpak en de impact hiervan
• Het overdragen van kennis naar interne functioneel beheerders
• Het uitvoeren van testen en het nauw betrokken zijn binnen releases en implementaties
• Het geven van gebruikerstrainingen en ervoor zorgen dat collega’s de applicaties optimaal gebruiken
• Het meedenken en adviseren bij verschillende aanbestedingstrajecten

Resultaat van de opdracht
De functioneel beheerder draagt met rust, analytische vaardigheden en ervaring bij aan het realiseren van een succesvolle migratie van de taakapplicatie en het documentmanagementsysteem van de ketenpartner naar de systemen van de gemeente Utrecht (Allegro en Zaaksysteem xxllnc zaken). Hij/zij overziet het hele landschap van schuldhulpverlening vanuit IT oogpunt en is daarmee de steun en toeverlaat van de projectleider op inhoudelijke vraagstukken.De functioneel beheerder is het aanspreekpunt voor de leveranciers als het gaat om IT gerelateerde vragen. Daarnaast is de functioneel beheerder verantwoordelijk voor het inrichten van de applicaties en de managementinformatie om de migratie succesvol te laten verlopen.De functioneel beheerder brengt de doorontwikkeling van de taakapplicatie Allegro in kaart en begeleidt de gemeente Utrecht bij het bepalen van de geoptimaliseerde werkprocessen, het inrichten van de geoptimaliseerde werkprocessen, het verbeteren van de datakwaliteit, het uitbreiden van de applicatie met nieuwe benodigde modules en verzorgt de aansluiting op DDAS (Data Delen Armoede en Schulden).De functioneel beheerder heeft de verschillende stakeholders samengebracht en gezorgd voor tijdige en inhoudelijke terugkoppeling aan de projectleider en programma manager.

Competenties

• Je weet welke technische en organisatorische stappen er gezet moeten worden bij migraties.
• Je bent technisch onderlegd.
• Je bent goed in stakeholdersmanagement.
• Je bent analytisch.
• Je bent communicatief sterk.
• Je bent coachend sterk.
• Je bent overtuigend.
• Je bent stressbestendig.

Diversiteit en inclusie
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina. 

Goed om te weten

• Gesprekken zijn gepland op dinsdag 16 september 2025. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.
• We hechten eraan dat je met je eigen middelen werkt.
• Voor deze opdracht geldt er een verscherpte integriteitsscreening welke door een externe partner wordt uitgevoerd. De uitkomst van het onderzoek is bepalend voor de definitieve opdrachtverstrekking.
• In het kader van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) is inschrijving door zzp’ers niet toegestaan.
• Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.
• De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.
• Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.
• Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.
• Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle gevallen het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.
• De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Eisen

• Is de kandidaat de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij Gemeente Utrecht voor dezelfde/vergelijkbare werkzaamheden?
• Je hebt specifiek kennis van de applicatie Allegro als functioneel beheerder.
• Is de kandidaat een zzp’er en wordt deze rechtstreeks voorgesteld (zonder bemiddeling door een bureau)?

Wensen

• Beschrijf een vergelijkbare migratie of doorontwikkelingstraject waarbij jij een sleutelrol had als functioneel beheerder, met daarin kort de context, jouw taak en het bereikte resultaat (maximaal een half A4)
• Je hebt aantoonbare ervaring met het analyseren én optimaliseren van ketenprocessen binnen de schuldhulpverlening, inclusief het aansturen of adviseren van meerdere betrokken partijen.
• Je hebt ervaring met actieve rol binnen Europese aanbestedingen.
• Je hebt ervaring met het begeleiden en uitvoeren van migraties.
• Je hebt eerder vergelijkbare opdrachten ingevuld bij de overheid, bij een grote gemeente of G4 gemeente. - Nee - Ja, bij G4 gemeente - Ja, bij 100K+ gemeente (niet zijnde G4) - Ja, Rijk, provincie of andere overheid
• Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal 8 jaar ervaring als functioneel beheerder. - Minder dan 5 jaar - 6 tot 8 jaar - 8 jaar of meer
• Je CV is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver. Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit. Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten. Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.