Griffiemedewerker

Organisatie onderdeel
Gemeente Vijfheerenlanden ligt in het midden van het land, in de provincie Utrecht tussen de rivieren Lek en Linge. Een prachtig gebied met polders, uiterwaarden, dijken, molens, boerderijen, steden en dorpen. Vijfheerenlanden ligt centraal bij de snelwegen A2, A15 en A27. In deze groene gemeente wonen ruim 60.000 inwoners. De 16 woonplaatsen hebben elk hun eigen identiteit.

Opdracht
Doel van de functie:
Een correct en efficiënt verloop van het proces van bestuurlijke besluitvorming door het leveren van administratief/bestuurlijke en secretarieel/administratieve documentaire ondersteuning aan griffier, gemeenteraad, presidium en rekenkamer bij de voorbereiding, verloop en afwikkeling van raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten en activiteiten.

Functie-inhoud
Het verrichten van ondersteunende en administratief-organisatorische werkzaamheden:

• Verleent ondersteuning bij het opstellen van de conceptagenda’s van raads- en commissievergaderingen en vergaderingen van het presidium.
• Is verantwoordelijk voor de besluitenlijsten van de vergadering van het presidium en de raad.
• Draagt in logistieke zin zorg voor de officiële afhandeling van de stukken na de raadsvergadering.
• Ondersteunt in het opstellen van raadsvoorstellen en – besluiten door de griffie.
• Draagt zorg voor de geluidsopnames ten behoeve van de digitale verslaglegging van raads- en commissievergaderingen.
• Draagt zorg voor het redigeren en controleren van vergaderstukken, moties, amendementen.
• Draagt zorg voor het proces rondom digitaal vergaderen.
• Is verantwoordelijk voor het proces van digitaal stemmen tijdens de raadsvergadering.
• Is verantwoordelijk voor de logistieke procesgang van de raad, presidium en raadscommissies.
• Verzorgen van de (digitale) post, beheren van de griffiemailbox, bijhouden van dossiers en zorgdragen voor archivering.
• Is aanspreekpunt voor de (leden van de) raad voor facilitaire zaken.
• Is aanspreekpunt voor de (leden van de) rekenkamer voor facilitaire zaken.
• Verleent ondersteuning bij werkbezoeken en hoorzittingen.
• ICT ondersteuning van raad en griffieteam.
• PAV-er, bewaakt de budgetten die onder verantwoordelijkheid van de griffier vallen.
• Levert secretariële ondersteuning aan de griffie.
• Verzorgen van publicaties van de raad in bijvoorbeeld het huis-aan-huisblad het Kontakt.

Verzorgt de informatievoorziening aan de gemeenteraad:

• Verzorgt ondersteuning bij besluitvorming en bestuurlijke processen.
• Monitort de uitvoering van raadsbesluiten door het college.
• Is belast met het voorbereiden en/of organiseren van onderzoeksvragen of initiatiefvoorstellen.
• Legt en onderhoudt contacten met de media die voor de raad van belang zijn.
• Verschaft informatie over producten/diensten van de griffie aan derden.
• Organiseert (mede) en faciliteert raadsactiviteiten zoals werkbezoeken, themabijeenkomsten en VHL pleinen.
• Beheert en onderhoudt het raadsinformatiesysteem voor de raadsleden en adviseert over de opzet.
• Beantwoord diverse vragen van raadsleden, ambtelijke medewerkers en inwoners en toets en beoordeelt vragen en verzoeken aan de hand van procedures.

Competenties

• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Accuraat
• Kwaliteitsgericht
• Inzet op samenwerking
• Cognitieve flexibiliteit
• Plannen en organiseren

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor stap 2. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in onderlinge vergelijking op de gunningscriteria. De tien kandidaten die het beste scoren worden geselecteerd voor stap 3. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de door Flextender geselecteerde kandidaten op:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
Tijdens het selectiegesprek wordt getoetst op de competenties. Het gesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. Kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de kandidaten voldoende scoort, wordt stap 3 herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die het beste voldoet aan het profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen is gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd voor eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9, conform de CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr. Werktijden kunnen ook in de avond zijn. Invulling van het rooster gaat in overleg.

Eisen

• Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Aantoonbare werkervaring bij een griffie in de afgelopen 5 jaar
• Aantoonbare werkervaring met politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen

Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een griffie van een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met secretariële, administratieve, organisatorische werkzaamheden
• Aantoonbare werkervaring met uitvoerende communicatiewerkzaamheden
• Een aantoonbare afgeronde opleiding griffiemedewerker, aantoonbaar middels een certificaat