Management Assistent

Management Assistant
Als Assistant to the Company Secretariat bij een van de meest toonaangevende luchthavens ter wereld maak je onderdeel uit van het vennootschapssecretariaat en het corporate legal team van Royal Schiphol Group. In deze veelzijdige functie neem je proactief werk uit handen. En hoe je dit aanvliegt? Dat is aan jou. We vertrouwen op de manier waarop jij de regie pakt, keuzes maakt en daar de verantwoordelijkheid voor neemt. Jouw talenten zet jij in bij het:

• Ondersteunen van de (Deputy) Company Secretary bij de planning, voorbereiding en follow-up van vergaderingen van het Executive Committee, de Raad van Commissarissen (RvC), commissies en aandeelhoudersvergaderingen. Dit doe je in samenwerking met een collega Management Assistant van het corporate legal team. Jouw focus ligt op de RvC-, commissie- en aandeelhoudersvergaderingen.
• Coördineren van alle binnengekomen vergaderstukken, voorbereiden van agenda’s en uploaden van documentatie in de digitale board portal. Je zorgt ervoor dat de processen hieromheen zo efficiënt mogelijk verlopen.
• Verrichten van alle voorkomende taken waaronder: e-mailcorrespondentie met RvC- en ExCom-leden en senior management, complex agendabeheer, agendabewaking van vergaderingen en het plannen van afspraken voor RvC-leden met derden.
• Ontvangen en begeleiden van RvC-leden en hun gasten.
• Bewaken van informatiestromen in de breedste zin van het woord, zoals het voorbereiden en (logistiek) organiseren van vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten. Je bent actief in de opvolging van actiepunten van vergaderingen. Waar nodig worden acties voorbereid en voorgelegd aan de (Deputy) Company Secretary.
• Zelfstandig uitvoeren en ondersteunen van gedelegeerde taken waarbij je contact onderhoudt met diverse in- en externe partijen en instanties, zoals bijvoorbeeld het coördineren van in- en externe locaties voor vergaderingen en diners.

Eisen voor opdracht Management Assistent

• HBO werk- en denkniveau aangevuld met minimaal 5 jaar ervaring als assistente van een vennootschapssecretariaat, directie of senior management in een dynamische en complexe werkomgeving.
• Uitgebreide kennis van MS-officepakketten.
• Uitstekende beheersing van Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met juridische processen en/of werkzaamheden voor het vennootschapssecretariaat.
• Beschikbaarheid voor 32-36 uur per week, bij voorkeur op woensdag, donderdag en vrijdag.
• Een flexibele, stressbestendige instelling en gevoel voor humor.
• Voor deze opdracht binnen Schiphol is een VOG/VGB een vereiste.
• Kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Wensen voor opdracht Management Assistent

• Je hebt een organisatietalent en een ondernemend karakter waarmee je een belangrijke bijdrage levert aan de professionele en efficiënte organisatie van vergaderingen.
• Je neemt graag eigen initiatieven binnen een ambitieus team.
• Je vindt het belangrijk dat iedereen zich veilig, gewaardeerd en welkom voelt.
• Je pakt proactief werk uit handen en neemt verantwoordelijkheid voor de regie en gemaakte keuzes.
• Je ondersteunt de (Deputy) Company Secretary bij de planning, voorbereiding en follow-up van vergaderingen in samenwerking met collega’s.
• Je coördineert vergaderstukken, bereidt agenda’s voor en uploadt documentatie in de digitale board portal, waarbij je zorgt voor efficiënte processen.
• Je verricht diverse taken zoals e-mailcorrespondentie, complex agendabeheer, agendabewaking en het plannen van afspraken.
• Je ontvangt en begeleidt RvC-leden en hun gasten.
• Je bewaakt informatiestromen, organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, en volgt actiepunten op.
• Je voert zelfstandig gedelegeerde taken uit en onderhoudt contact met diverse interne en externe partijen, zoals het coördineren van locaties voor vergaderingen en diners.
• Je focust volledig op je doelen, ook bij afleidingen of tegenslagen.
• Je bouwt soepel sterke banden op met anderen.

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Management Assistent

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Schiphol

Past jouw profiel bij de eisen van Schiphol? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Schiphol
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Schiphol, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons