Functie
In een omgeving waar bestuurlijke dynamiek en maatschappelijke impact samenkomen, speel je als Management Assistant een cruciale rol. Ter ondersteuning van de Associate Director ben jij degene die overzicht bewaart, rust brengt in de volle agenda en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je komt te werken in de unit Energy System Planning, die als missie heeft om het CO2 neutrale energiesysteem van de toekomst te ontwerpen.
In deze rol bied je in de eerste plaats secretariële ondersteuning aan de Associate Director van de unit Energy System Planning (EPN). Daarnaast werk je ook nauw samen met de andere twee secretaresses binnen de unit. Waar nodig faciliteer en ondersteun je het managementteam van de afdeling Grid Planning.
– Proactief en strategisch agendabeheer van de Associate Director, met oog voor prioriteiten en belangen;
– Coördinatie van overleggen, monitoren van agenda en prioriteiten stellen in nauwe samenwerking en afstemming met het externe stakeholderveld (met name het ministerie van KGG, de Autoriteit Consument en Markt, provincies, gemeenten, en regionale netbeheerders) en de betrokken secretariaten intern TenneT;
– Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties;
– Plannen van reisarrangementen, facilitaire ondersteuning, inclusief hotelboekingen;
– Plannen en organiseren van afdeling en unit offsites;
– Ondersteunen bij projectmatige werkzaamheden en ad-hoc verzoeken.
Belangrijk
– Kandidaat zal feitelijk de agenda gaan beheren (meest brede zin van het woord) van de Associate Director van de unit Energy System Planning (EPN).
– Iemand moet echt ervaring hebben met zeer complex agendabeheer en dus gewerkt hebben als Management Assistant. Denk voor deze rol aan een een type executive assistant of secretaresse, geen type PMO’er.
Overige
– VOG dient binnen te zijn voordat een kandidaat mag starten.
– Bij indiensttreding wordt standaard een Pre Employment Screening (PES) uitgevoerd.
– Standplaats: Arnhem (2 dagen per week, waarbij maandag een vaste dag is), overige dagen hybride;
– De rol leent zich helaas niet voor de inzet van een zelfstandige.
Aanvullende informatie
– Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de (TenneT) cao. Deze inzet valt in schaal 5 van de TenneT cao.
– Wij ontvangen graag de persoonlijke motivatie en het CV in het Nederlands.
Beschikbaarheid
– Het is van belang dat de kandidaat beschikbaar is voor de hele gevraagde periode in de aanvraag.
Eisen
- Minimaal 5 jaar ervaring als Directiesecretaresse of soortgelijk, bij voorkeur in de energiesector of een technische omgeving.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Ervaring met zeer complex agendabeheer en gewerkt als Management Assistant (executive assistant of secretaresse, geen PMO’er).
- VOG dient binnen te zijn voordat een kandidaat mag starten.
- Bij indiensttreding wordt standaard een Pre Employment Screening (PES) uitgevoerd.
- De kandidaat beschikt over een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
- Standplaats: Arnhem (2 dagen per week, waarbij maandag een vaste dag is), overige dagen hybride.
- De rol leent zich niet voor de inzet van een zelfstandige.
- De kandidaat dient beschikbaar te zijn voor de hele gevraagde periode in de aanvraag.
Wensen
- Je bent een energieke, gemotiveerde en communicatieve secretaresse; resultaat- en servicegerichtheid staan bij jou voorop. Je leert snel en je hebt vaak aan een half woord genoeg.
- Je bent bekend en hebt ervaring met zeer complex agendabeheer. Je bent zelfstandig, gestructureerd, proactief, accuraat, denkt mee en je hebt een ‘can-do’ mentaliteit.
- Je bent een organisatietalent met een scherp oog voor detail en een passie voor structuur.
- Je hebt goede sociale vaardigheden en een natuurlijk talent voor teamwork.
- Ervaring met bestuurlijke en/of publieke stakeholders is een pré.