Medewerker bestuurssecretariaat

Organisatie
Gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en de cultuur is informeel. Met zo’n 600 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer! 

Werken in Zeist
In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Team
Je komt in een team met twee andere bestuurssecretaresses waarmee je samen de burgemeester en wethouders van gemeente Zeist ondersteunt.

Opdracht
Secretarieel ondersteunen van 3 wethouders, waarbij de nadruk ligt op:

• het plannen van afspraken (75% van de dagelijkse werkzaamheden);
• eerste aanspreekpunt voor contactverzoeken met de wethouders;
• het bewaken dat voorbereidingen tijdig worden aangeleverd;
• het klaarzetten van vergaderstukken in o.a. Ibabs;
• het opstellen van wekelijks rapportages m.b.t. regionale en representatieve activiteiten van het college.

Competenties
Ad hoc werken, prioriteiten stellen, snel schakelen en doorvragen naar de kern van de zaak is voor jou als vanzelfsprekend. Flexibiliteit en inlevingsvermogen zijn hierbij onmisbaar. Zoals het een echte multitasker betaamt denk je vooruit en neem je initiatief. Je kunt snel schakelen en anticipeert met gemak op plots aankomende activiteiten. Jij bent het schakelpunt tussen het college, de organisatie en de inwoners van Zeist. Met grote nauwkeurigheid beheer je de complexe agenda’s van de collegeleden en scan je actief op belangrijke berichten in hun mailboxen. Door jouw politiek en bestuurlijk inlevingsvermogen ben je in staat op eigen initiatief mailberichten af te handelen of deze te bespreken met de collegeleden. Jij zorgt ervoor dat de dag van de collegeleden soepeltjes verloopt. Je bent je ervan bewust dat je het voorportaal bent van het college van gemeente Zeist dus je beseft dat jouw optreden representatief en onkreukbaar moet zijn. Communicatie is daarin echt jouw ding net zoals takt en inlevingsvermogen.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 2 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: Nee

Eisen voor de opdracht Medewerker bestuurssecretariaat

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als bestuurssecretaresse, binnen een gemeentelijke organisatie
• Afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4 in secretariële richting
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, organisatie van vergaderingen en stukkenstromen
• Bereidheid om op specifieke dagen (maandag, woensdag en donderdag) te werken in Zeist

Wensen voor de opdracht Medewerker bestuurssecretariaat

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als bestuurs secretaresse bij een overheidsinstantie
• Een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau
• Aantoonbare werkervaring met Ibabs
• Aantoonbare werkervaring met Office 365
• Aantoonbare werkervaring met Sharepoint
• Aantoonbaar beschikbaar voor minimaal 28 uur per week gedurende de volledige duur van de opdracht

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Medewerker bestuurssecretariaat

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Gemeente Zeist

Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Zeist? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Gemeente Zeist
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Zeist, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons