Plek in de organisatie
Je ondersteunt het IPMConnect team en ontvangt begeleiding van de HR business partner.
Deelopdracht 1 – Inventarisatie decentrale IPM-teams en functies
Binnen het programma IPMconnect wordt onderzocht hoe de huidige inrichting van centrale en decentrale IPM-onderdelen het beste heringericht kunnen worden. Een stap in dit traject is het verkrijgen van een volledig en betrouwbaar overzicht van alle decentrale IPM-teams binnen de organisatie. Deze informatie is nu verspreid, onvolledig en inconsistent aanwezig bij het kernteam en het organisatieonderdeel IPM. Het verkrijgen van dit overzicht vormt een essentiële basis voor besluitvorming over de inrichting van een gecentraliseerde IPM-functie.
Doel van de opdracht
Het doel is om een feitelijke en gedetailleerde inventarisatie op te stellen van alle decentrale IPM-teams en -medewerkers binnen de organisatie, verspreid over circa 20 organisatieonderdelen. Deze inventarisatie moet inzicht geven in wie waar werkt, wat ze doen, tegen welke kosten en onder welke voorwaarden, zodat het programmateam een onderbouwd voorstel kan doen over mogelijke centralisatie.
Deelopdracht 1; Inventarisatie decentrale IPM teams
De in te huren specialist (ZZP’er of gedetacheerde) voert deze opdracht uit in afstemming met de HR Business Partner die lid is van het kernteam. De werkzaamheden bestaan uit:
- In kaart brengen van decentrale IPM-teams
- Lokaliseren van de decentrale IPM-teams
- Vaststellen wie leidinggeeft aan het team
- Vaststellen wie de business controller is
- Interviews uitvoeren met leidinggevende en business control
- Controleren en aanvullen van gegevens via systemen (SAP, MijnHR, etc)
- Verzamelen van medewerkersdata:
- Naam
- Functienaam
- Schaal
- Contractomvang
- Kostenplaats
- (werk)budget waarvan medewerker budgethouder is
- Werkzaamheden (beschrijving aan de hand van product- en dienstencatalogus IPM)
- Definiëren wat een ‘IPM-functie’ is:
- Inventariseren bestaande definities centraal en decentraal (eventueel gebruikmakend van bestaande producten- en dienstencatalogi)
- Indien ontbreken opstellen IPM-criteria
- In kaart brengen van budgetten en kosten decentrale IPM teams:
- Loonkosten (op basis van gegevens onder 2.)
- Overzicht van budgetten gerelateerd aan de IPM-medewerker
- Opleveren:
- Overzichtsdocument met team- en medewerkersgegevens, inclusief kosten
- Eerste interpretatie van ‘verborgen IPM-kosten’ die meekomen met centralisatie
- Aanbeveling voor ontbrekende of twijfelgevallen
Eisen
- Kandidaat heeft MBO+/HBO werk- en denkniveau op HR-gebied.
- Kandidaat heeft werkervaring binnen gemeentelijke organisaties, bij voorkeur inzicht in het functioneren van (grote) gemeentelijke organisaties.
- Kandidaat is in staat om heldere en betrouwbare adviezen te geven en kan heldere overzichten opstellen.
- Kandidaat werkt graag in teamverband samen.
- Kandidaat is in staat om functies in kaart te brengen en aan te geven of er sprake is van een IPM functie op basis van voorbeelden en een producten- en dienstencatalogus.
- Je CV is max 3 pagina’s enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver.
- Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit.
- Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten.
- Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.
Wensen
- De kandidaat moet in staat zijn om minimaal 50% per week vanaf een gemeente Utrecht locatie te werken.
- Wij werken met flexplekken. Van onze externe collega’s verwachten wij dat zij telefonisch (eigen nummer) bereikbaar zijn.
- Wij gaan ervan uit dat de kandidaat beschikbaar is voor een eventueel persoonlijk gesprek op de tijdstippen, genoemd in het profiel.
- Wij gaan ervan uit dat de kandidaat gedurende het jaar voldoende rust neemt en daarom minimaal 4 weken vakantie neemt.
- Kandidaat kan vriendelijk en met tact gesprekken voeren, interviewvragen stellen en daaraan de juiste conclusies verbinden.
- Kandidaat geeft duidelijk aan wanneer hij/zij iets niet weet en durft zijn/haar collega’s om advies te vragen als hij/zij ergens niet uitkomt.
- Kandidaat is zelfsturend, kan goed plannen en weet concreet resultaat neer te zetten.
- Kandidaat ontvangt instructies maar weet ook zelf een werkwijze te bedenken en te hanteren.