Projectsecretaris

VNG

Verlopen op: 7 feb 2025 om 12:00
Max. Uurtarief: 70
Aantal uur per week: 32
Provincies: Utrecht
Segmenten: Griffie bestuursondersteuning

Omschrijving

Soorten Inhuur: Freelance
Start datum: 1 januari 2025
Eind datum: 31 december 2025

Over VNG Realisatie
VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

  • Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein.
  • Verbeteren van de dienstverlening.
  • Een efficiënte en wendbare organisatie.
  • Anticiperen op de toekomst.

Over Common Ground
Gemeenten hebben een nieuwe, moderne, gezamenlijke informatievoorziening nodig voor het uitwisselen van gegevens. Het huidige stelsel voor gegevensuitwisseling maakt het lastig om snel en flexibel te vernieuwen, te voldoen aan privacywetgeving en efficiënt om te gaan met data. Dat staat de verbetering van de gemeentelijke dienstverlening in de weg. Vanuit die behoefte is Common Ground ontstaan. In de kern gaat het bij Common Ground hierom: een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens. Zo koppelen we data los van werkprocessen en applicaties. En we bevragen data bij de bron, in plaats van ze veelvuldig te kopiëren en op te slaan.

Een aantal jaar bestond Common Ground uit het organisch groeien en uitproberen van een diversiteit aan initiatieven op verschillende onderdelen van het vijflagenmodel van Common Ground. Vanaf maart 2023 is een transitieprogramma gestart. De brede blik van eerst verandert naar een gefocuste blik op een strak en gedragen programma met transparante doelen, voortgang en resultaten.

Omschrijving van de opdracht
Als projectsecretaresse binnen Common Ground speel je een sleutelrol in de ondersteuning van het veranderproces, door te zorgen voor heldere communicatie, goede documentatie en een gestroomlijnd organisatorisch proces rondom de oplevering van producten uit het programma. Je bent de schakel tussen het programmateam diverse stakeholders, waaronder gemeenten, softwareleveranciers en de VNG.

Werkzaamheden

  • Administratieve ondersteuning van het programma: Het ondersteunen van het programma door administratieve taken uit te voeren, communicatie te coördineren en gegevens te verzamelen voor voortgangsrapportages.
  • Coördinatie en planning: Het organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten, workshops en andere bijeenkomsten die onderdeel zijn van het programma. Dit omvat het plannen van afspraken, het coördineren van locatie en materiaal, en het uitnodigen van de juiste deelnemers.
  • Notuleren en verslaglegging: Het notuleren van vergaderingen en het opstellen van actie- en besluitenlijsten. Het zorg dragen voor een adequate verspreiding van deze notulen naar de betrokken stakeholders.
  • Logistieke en praktische ondersteuning: Het regelen van logistieke zaken, zoals het boeken van vergaderlocaties en het verzorgen van benodigde materialen en documenten voor vergaderingen of workshops.

Verantwoordelijkheden

  • Vertrouwelijkheid en integriteit van informatie: Aangezien het programma vaak te maken heeft met gevoelige organisatie-informatie, is het van groot belang dat de projectsecretaresse vertrouwelijkheid waarborgt en zorg draagt voor de integriteit van de gedeelde gegevens.
  • Efficiënte administratieve processen: Het zorgen voor een vlotte en goed georganiseerde administratie, zodat het programma zonder vertragingen of misverstanden verloopt.
  • Kwaliteitsbewaking van projectdocumentatie: Het waarborgen van de kwaliteit, consistentie en actualiteit van programmadocumenten, zodat deze altijd voldoen aan de gestelde normen en de verwachtingen van het management.
  • Rapportage en monitoring: Het assisteren bij het opstellen van voortgangsrapportages en het monitoren van de algehele voortgang van het programma. Dit kan ook het beheren van projecttools en -software omvatten.

Resultaat van de opdracht
De projectsecretaresse speelt een cruciale rol in het succes van een programma door efficiënt projectbeheer te waarborgen. Dit gebeurt door belangrijke documenten goed te organiseren, de tijdsplanning van het team te optimaliseren en te ondersteunen bij het halen van deadlines. Ze zorgt voor heldere communicatie en biedt administratieve ondersteuning, waarbij ze proactief naar oplossingen zoekt.

De projectsecretaresse bevordert een goede samenwerking binnen het team en lost administratieve obstakels snel op. Door gestructureerde ondersteuning kunnen teamleden zich volledig richten op hun kerntaken. Dankzij het soepel laten verlopen van administratieve processen en het oplossen van problemen wordt de efficiëntie en productiviteit van het team verhoogd, wat bijdraagt aan de succesvolle uitvoering van het programma.

Kortom, de projectsecretaresse draagt bij aan een goed georganiseerd programma, duidelijke communicatie, tijdige rapportages en een efficiënt verloop van administratieve processen, wat essentieel is voor het succes van het programma.

Deze opdracht voor inhuur wordt gegund via een aanbestedingsprocedure. De opdrachtgever heeft specifieke eisen en wensen geformuleerd. Om in aanmerking te komen, dien je te voldoen aan de gestelde eisen. Daarnaast kun je extra punten verdienen door tegemoet te komen aan de wensen.

Eisen

  • De kandidaat is op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
  • De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag.
  • Door de inschrijver is één CV en één motivatiebrief van de aangeboden kandidaat aangeleverd. Deze twee documenten zijn opgeslagen in de map ‘Extra documenten’.
  • HBO werk- en denkniveau.
  • De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een rol met affiniteit voor de overheid.
  • Aantoonbare werkervaring als secretaresse of een vergelijkbare rol zoals omschreven in deze offerteaanvraag.
  • Afgeronde HBO opleiding of vergelijkbaar.

Wensen

  • Werkervaring als secretaresse of een vergelijkbare rol binnen de publieke sector.
  • Ervaring met processen binnen complexe programma’s en veranderopgaven.
  • Ervaring met Agile manier van werken.
  • Ervaring binnen het werken met IT-transities.
Deze opdracht is verlopen.