Projectsecretaris

Over Apeldoorn
Met bijna 170.000 inwoners zijn we de elfde gemeente van Nederland. En we groeien door naar 180.000 inwoners. Met zo’n 2.000 collega’s dragen we bij aan de strategische doelen van de organisatie: Apeldoorn versterken als gezinsstad, duurzaam en ondernemend Apeldoorn en een toeristisch toplandschap.

Onze ambitie
De samenleving verandert continu. Dat vraagt ook iets voor onze organisatie. We willen wendbaar blijven en daarbij in control zijn. Onze uitvoeringskracht vergroten en ons strategisch vermogen versterken. Dat is een mooie ambitie en vraagt om mensen die die ambitie willen waarmaken. Samen werken we aan het Apeldoorn van morgen!

Organisatiestructuur
In onze organisatie werken we in vier thema’s waarbinnen de verschillende afdelingen opereren. De thema’s zijn Concern, Ruimte en Economie, Maatschappelijke ontwikkeling en Dienstverlening & Bedrijfsvoering.

Onze cultuur
De vier kernwaarden van de gemeente Apeldoorn zijn: vakmanschap, innovatiekracht, betrouwbaarheid en samenwerking. Ons vakmanschap wil zeggen dat onze kennis en kunde groot is. Onze innovatiekracht helpt ons om te kunnen reageren op de veranderingen om ons heen. Onze betrouwbaarheid blijkt uit het feit dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen.
En tot slot zijn we stevig geworteld in de Apeldoornse samenleving en gaan we actief samenwerkingen aan met onze inwoners, ons bestuur, bedrijven, andere overheidsinstanties en natuurlijk ook binnen het stadhuis met elkaar. We weten dat we elkaar nodig hebben en dat bundeling van onze kennis, inzicht en visies op de toekomst leidt tot de beste oplossingen voor onze inwoners voor nu en voor later. We zien samenwerking ook niet als iets vrijblijvends. We investeren actief in samenwerkingen vanuit de overtuiging dat we samen meer kunnen bereiken dan alleen, en dat we samen ook verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat.

Opdracht
Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning op alle gebieden van het project. Naast de administratieve ondersteuning van de projectleider en de projectgroep lever je, als rechterhand van de projectleider, in voorkomende gevallen een bredere inzet in het project. Voorbeelden zijn ruimtelijke projecten zoals het realiseren van woningbouw in de stad, of het ontwikkelen van bedrijventerreinen, maar ook maatschappelijke projecten zoals uitvoering geven aan het onderwijshuisvestingsplan en de regionale samenwerking in het sociaal domein.
Jij draagt zorg voor de voorbereiding, organisatie, verslaglegging en afhandeling van projectvergaderingen en bijeenkomsten op tactisch niveau (bijv. stuurgroepen, landelijke netwerken, etc.). Jij hebt gevoel bij de omgeving waarin het project zich begeeft, je behoudt overzicht over jouw werk en je signaleert kansen en bedreigingen voor het project. Proactief als jij bent doe je verbetervoorstellen aan de projectleider om de gang van zaken positief te beïnvloeden.
We hechten waarde aan talentgericht werken. Dat betekent dat naast de basiswerkzaamheden van projectondersteuning er ruimte is voor andere taken en werkzaamheden die passen bij jouw talenten.
Indien de kandidaat 32 uur per week beschikbaar is, dan heeft de kandidaat bij voorkeur op woensdag of vrijdag vrij.

Competenties

• Je bent flexibel, innovatief, loyaal, doortastend en stressbestendig;
• Je bent verbindend en communicatief sterk;
• Je hebt energie en weet dit over te brengen in de samenwerking.

Benodigd aantal professionals
Maximaal 3 (het definitieve aantal benodigde professionals is afhankelijk van de interne besluiten die er genomen gaan worden omtrent de capaciteit van het team projectondersteuners)

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: Ja

Eisen

• Een afgeronde MBO+/HBO opleiding op het gebied van bedrijfsadministratie, secretarieel, of vergelijkbaar.
• De kandidaat is per 1 juli 2025 beschikbaar voor 32 – 36 uur per week.
• Het maximale uurtarief is € 65,00 exclusief BTW en inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender.
• Het ingediende CV bevat maximaal 3 pagina’s. Alle extra pagina’s boven de gevraagde 3 pagina’s worden niet beoordeeld door de aanbestedende dienst.
• De kandidaat heeft ervaring met de taken zoals genoemd in het functieprofiel.

Wensen

• Een door de kandidaat zelf geschreven motivatie van maximaal 2 pagina’s (met lettertype Arial grootte 10 of 12) voor de opdracht, waarin minimaal in wordt gegaan op:
  – Over welke vaardigheden en competenties beschikt u, die volgens u nodig zijn voor deze opdracht;
  – Licht toe waarom u geschikt bent voor deze opdracht en dus om de beschreven taken uit de functieomschrijving kunt uitvoeren.
  De gemeente Apeldoorn vindt het belangrijk dat uit de motivatie naar voren komt dat de kandidaat energiek is, zelfstandig kan werken maar ook een teamspeler is en een aanpakker is die overzicht houdt.
  De motivatie scoort goed: de vaardigheden/competenties komen allemaal naar voren uit de motivatie en er wordt een duidelijke link gelegd tussen de vaardigheden/competenties en de beschreven taken uit de functieomschrijving (100 pt)
  De motivatie scoort onvoldoende: de vaardigheden/competenties komen niet (allemaal) naar voren uit de motivatie (0 pt)
  De motivatie scoort voldoende: de vaardigheden/competenties komen allemaal naar voren uit de motivatie (50 pt)