Organisatie
Gemeente Houten is onderdeel van stadsregio Utrecht en is de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.
Dat maakt ook dat wij als organisatie goed zijn in het combineren van denken en doen. Schouders eronder en aan de slag is ons motto. In korte tijd kunnen we goede resultaten boeken. Landelijke en regionale ontwikkelingen en eigen ambities worden opgepakt door voortdurend op zoek te gaan naar nieuwe oplossingen en manieren van werken. Innoveren en experimenteren helpen ons in het realiseren van onze ambities. We zoeken hiervoor actief de samenwerking met elkaar, collega’s, inwoners, ondernemers en partners. Een setting waardoor het fijn werken is in Houten. De platte structuur van de organisatie, met 12 samenwerkende teams, geeft veel ruimte voor eigen initiatief, eigenaarschap en persoonlijke ontwikkeling.
Team
Regionale Backoffice Lekstroom (RBL) voert voor vijf Lekstroomgemeenten de administratieve, contractuele en toezichthoudende taken uit binnen het sociaal domein, met name op het terrein van Wmo en Jeugd. RBL is onderdeel van gemeente Houten en werkt nauw samen met beleidsafdelingen, lokale teams en externe zorgaanbieders. De organisatie is deskundig, procesmatig sterk en gericht op rechtmatigheid, doelmatigheid en kwaliteit van zorg. Binnen dit geheel speelt contractbeheer een belangrijke rol: hier komen inkoop, uitvoering, administratie, controle en leveranciersrelaties bij elkaar. Inkoopprojecten in het sociaal domein zijn omvangrijk, gevoelig en sterk gereguleerd. Dit vraagt om zorgvuldige ondersteuning en heldere structuur.
Opdracht
Projectsecretaris inkoop en contractbeheer ondersteunt contractbeheerteam en is naaste adviseur en rechterhand van contractmanagers en inkoopadviseur. De opdracht richt zich in de eerste plaats op het organiseren, structureren en vastleggen van inkoopprojecten die in 2026 voor RBL van start gaan. De professional zorgt ervoor dat deze projecten procesmatig goed zijn ingericht, dat afspraken worden vastgelegd en dat de benodigde documentatie tijdig beschikbaar en vindbaar is.
In de dagelijkse praktijk betekent dit dat projectsecretaris nauw samenwerkt met contractmanagers en inkoopadviseur bij voorbereiding en uitvoering van inkooptrajecten. Hij of zij bewaakt planning van inkoopprojecten, ondersteunt bij opzetten van projectstructuren, bewaakt acties en afspraken en zorgt dat overleggen goed worden voorbereid en vastgelegd. Het gaat om werkzaamheden zoals organiseren van overleggen, opstellen van agenda’s, maken van verslagen, bewaken van actielijsten en zorgen dat besluiten en uitkomsten op juiste plek worden opgeslagen. Daarnaast speelt projectsecretaris een actieve rol in screening van aanbieders die een contract willen of hebben, bijvoorbeeld door verzamelen en controleren van stukken, toetsen aan vooraf gestelde criteria en signaleren van onvolkomenheden aan contractmanagers of inkoopadviseur.
Naar ondersteuning van inkoopprojecten maakt projectsecretaris integraal deel uit van contractbeheerteam. De professional werkt mee aan op orde brengen en houden van contractdossiers, zowel digitaal als in contractmanagementsysteem. Dit omvat archiveren van contracten en bijlagen, verwerken van mutaties, vastleggen van afspraken uit gesprekken met aanbieders en bijhouden van relevante correspondentie. Projectsecretaris verzorgt verslaglegging van diverse gesprekken met aanbieders of interne stakeholders en zorgt dat informatie daarna toegankelijk is voor collega’s. Het zorgvuldig toepassen van archief- en bewaartermijnen is hierbij een belangrijk aandachtspunt.
Projectsecretaris is vaak eerste aanspreekpunt, zowel intern als extern, voor vragen over contractuele en inkoopgerelateerde zaken. Dit kunnen inhoudelijke vragen zijn, bijvoorbeeld over status van een aanbesteding of een lopend contract, maar ook administratieve vragen over documenten, termijnen of procedures. De professional onderhoudt veel contacten binnen RBL-organisatie, met collega’s in deelnemende gemeenten en met aanbieders. Het is belangrijk dat hij of zij in deze rol servicegericht, duidelijk en betrouwbaar is. Ook het mede beheren van gezamenlijke mailbox van contractbeheer behoort tot de opdracht, waarbij prioriteiten worden gesteld, vragen worden uitgezet in organisatie en beantwoording wordt bewaakt.
Tijdens de opdracht wordt van projectsecretaris verwacht dat hij of zij actief meedenkt over mogelijke verbeteringen in werkwijze, dossiervorming, structuur en procesinrichting. Waar knelpunten zichtbaar worden, wordt een proactieve houding gevraagd: signaleren, bespreken en voorstellen doen voor aanpassingen. Zo draagt inhuurkracht niet alleen bij aan draaien van huidige projecten, maar ook aan verder professionaliseren van contractbeheer binnen RBL.
Competenties
De ideale projectsecretaris is zorgvuldig, analytisch en sterk in plannen en organiseren. Hij of zij voelt zich verantwoordelijk voor op orde houden van dossiers en processen en vindt het vanzelfsprekend om afspraken goed vast te leggen en na te komen. Nauwkeurigheid wordt gecombineerd met tempo: de kandidaat kan goed schakelen tussen verschillende taken en blijft overzicht houden, ook als er veel tegelijk speelt. Communicatieve vaardigheid is belangrijk, zowel mondeling als schriftelijk, omdat de professional veel contact heeft met collega’s en externe aanbieders en vaak eerste vraagbaak is.
Daarnaast is projectsecretaris dienstverlenend ingesteld, zonder eigen grenzen uit het oog te verliezen. Hij of zij is toegankelijk, stelt vragen als iets niet duidelijk is en durft collega’s aan afspraken te herinneren. Proactiviteit, een “hands-on” mentaliteit in de betekenis van aanpakken en vooruitdenken, en een samenwerkingsgerichte houding zijn essentieel. Tot slot is omgevingsbewustzijn belangrijk: de kandidaat begrijpt dat RBL in hart van sociaal domein opereert, waar zorgvuldigheid, privacy en rechtmatigheid zwaar wegen, en kan daar professioneel mee omgaan.
Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van opdrachtgever inzake inlenersbeloning.
Benodigd aantal professionals
1.
CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Eisen voor de opdracht Projectsecretaris inkoop en contractbeheer rbl
- Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als adviseur inkoop binnen een overheidsorganisatie
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar op het gebied van contractbeheer binnen een overheidsorganisatie
Wensen voor de opdracht Projectsecretaris inkoop en contractbeheer rbl
- Aantoonbare kennis van Archiefwet
- Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau op het gebied van inkoop
- Aantoonbare werkervaring met het werken met digitale archief- en documentmanagementsystemen
- Aantoonbare werkervaring binnen sociaal domein
- Aantoonbare werkervaring met Wmo- en Jeugdhulpcontracten of met contractbeheer binnen zorg- of gemeentelijke organisaties
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Projectsecretaris inkoop en contractbeheer rbl
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Gemeente Houten
Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Houten? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Gemeente Houten
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Houten, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen