Recordmanager werk & inkomen

Utrecht heeft jou nodig!
Wil jij bijdragen aan toekomstbestendig informatiebeheer binnen de gemeente Utrecht? Als Recordmanager zorg je voor toegankelijke, betrouwbare en vindbare dossiers, zodat we efficiënter werken en transparant blijven naar onze inwoners. Je zorgt ervoor dat de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving en je helpt je collega’s bij de toepassing van de Archiefwet en interne richtlijnen. Binnen deze opdracht ondersteun je bij het realiseren van onze dienstverlening. Voorbeelden van projecten waar je je als Record Manager mee bezig houdt zijn schuldhulp voor bijzondere doelgroepen en een nieuw systeem voor ondersteuning bij aanvragen levensonderhoud.

Opdrachtomschrijving (de taken)
Opzetten en onderhouden van een efficiënt documentbeheer en het vergroten van bewustwording bij collega’s;
Vormgeven en beheren van het digitale archief voor applicaties;
Uitvoeren en vormgeven van processen rond het correct vernietigen van informatie in welke vorm dan ook (digitaal en analoog);
Adviseren over migreren van processen en informatie tussen verschillende systemen en afdelingen;
Adviseren over wensen rondom, en gebruik van, record management functionaliteit in verschillende applicaties.

Resultaat van de opdracht
De Record Manager levert een aantoonbare bijdrage aan het verbeteren van het informatiebeheer binnen het domein Werk & Inkomen. Je werkt mee in de dagelijkse operatie ter overbrugging van de ondercapaciteit binnen het team en ter voorbereiding op de invulling van de vaste formatie.

Jij hebt
Minimaal HBO-werk- en denkniveau;
Minimaal 5 jaar werkervaring met projecten/opdrachten binnen een gemeentelijke organisatie met taken op het gebied van record management;
Idealiter eerder opdrachten vervuld bij een G4 stad op het gebied van Recordmanagement;
Idealiter ervaring met recordmanagement/adv informatiebeheer bij een uitvoeringsinstantie/sociaal domein/een afdeling werk en inkomen of vergelijkbaar.

Aanvullende competenties
Je behoudt makkelijk het overzicht van het geheel en hebt daarbij aandacht voor details;
Resultaatgerichtheid is je tweede natuur;
Initiatiefrijk, je begint uit jezelf;
Overtuigingskracht, je spant je in om anderen te winnen voor een idee;
Samenwerkingsgericht;
Affiniteit met IT.

Goed om te weten
Gesprekken zijn gepland op woensdagmiddag 28-5 en op maandag 2 juni. We vragen je alvast met deze gespreksdata rekening te houden in je eigen planning. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden. 

Integriteitsscreening
Voor deze opdracht geldt er een verscherpte integriteitsscreening welke door een externe partner wordt uitgevoerd. De uitkomst van het onderzoek is bepalend voor de definitieve opdrachtverstrekking.

Referenties
Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

Beoordeling en gunning
De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.
Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden. 

Opvolging en verlenging
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen. 
Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd. 
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend. 

Eisen

• Is de kandidaat de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij Gemeente Utrecht voor dezelfde/vergelijkbare werkzaamheden?
• Heeft u bij vraag 2.1.3. 'ZZP Rechtstreeks' ingevuld en heeft u gedurende de afgelopen 12 maanden voor meer dan 70% van de tijd (25 uren per week of 8 maanden per jaar) gewerkt als rechtstreekse zzp’er (zonder bemiddeling en/of detachering door een bureau) bij Gemeente Utrecht?
• Je hebt Hbo werk en denkniveau, aantoonbaar via een afgeronde opleiding op minimaal Hbo niveau.
• Ik bevestig dat ik de bovenstaande vragen naar waarheid heb ingevuld:

Wensen

• Is de aangeboden kandidaat een zzp’er en wordt deze rechtstreeks voorgesteld (zonder bemiddeling en/of detachering door een bureau)? Indien 'JA' wordt ingevuld bij deze vraag, dan ga je akkoord met onderstaande 7 zzp-voorwaarden en ga je akkoord met periodieke controles hierop, die minimaal één keer per 6 maanden door de gemeente zullen worden geïnitieerd.
  • De zzp’er werkt maximaal 70% van de gewerkte uren per jaar voor dezelfde klant of opdrachtgever (maximaal 25 uren per week of maximaal 8 maanden per jaar);
  • De zzp’er heeft minimaal 3 klanten of opdrachtgevers per jaar;
  • De zzp’er is zelfstandig wat betreft uitvoering van werk;
  • De zzp’er maakt gebruik van eigen materiaal (laptop, telefoon etc.);
  • De zzp’er is vervangbaar (bijv. in geval van uitval of ziekte);
  • De zzp’er factureert (en krijgt geen loonbetaling of anderszins een vergoeding);
  • De zzp’er krijgt niet doorbetaald voor niet-gewerkte uren (bijv. in geval van vakantie).
• Je hebt minimaal 5 jaar concrete werkervaring als recordmanager of als adviseur informatiebeheer.
  • Minder dan 5 jaar
  • 5 tot 8 jaar
  • 8 jaar of meer
• Je hebt eerder opdrachten vervuld bij een G4 stad op het gebied van Recordmanagement/adviseur informatiebeheer
• Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht en ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 A4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie.
• Je hebt minimaal 5 jaar concrete werkervaring binnen gemeentelijke organisaties of de rijksoverheid binnen het vakgebied van Recordmanagement
  • Minder dan 5 jaar
  • 5 tot 8 jaar
  • 8 jaar of meer
• Je hebt eerder opdrachten vervuld als recordmanager/adviseur informatiebeheer bij een uitvoeringsinstantie en/of in het sociaal domein en/of bij een afdeling werk en inkomen.
• Voeg hier je CV toe. Je CV is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver. Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit. Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten. Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.
• Prijs is exclusief BTW en inclusief alle bijkomende kosten. Let op: het maximum uurtarief is: € 100,- Het met een hoger tarief offreren dan het aangeven maximum leidt tot uitsluiting van verdere deelname.