Organisatie
SNN is een samenwerkingsverband van de drie noordelijke provincies. Wij stimuleren, faciliteren en verbinden ambities gericht op de ontwikkeling van Noord-Nederland. Wij voeren diverse subsidieprogramma’s uit, faciliteren noordelijke samenwerking en behartigen de belangen van het Noorden in Den Haag en Brussel.De activiteiten voor de noordelijke samenwerking richt zich op de facilitering van de overleggen van bestuurders, directeuren en ambtenaren van acht overheden. Hierin zijn nog verbeterslagen te maken qua organisatie en het optimaliseren van de processen rondom de vergaderingen.De belangenbehartiging namens Noord-Nederland richt zich op het informeren van stakeholders en beslissers op nationaal en Europees niveau, deze activiteiten worden gedaan onder het merk Sterk Noord-Nederland.Het team Public Affairs bestaat uit acht collega’s; lobbyisten in Den Haag en Brussel, communicatieadviseurs, de bestuurssecretaris Noord-Nederland en de manager Public Affairs. De voorbereiding van de overleggen waarvoor optimalisatie nodig is zijn het overleg van lobbycoördinatoren, het overleg van de secretarissen van de noordelijke samenwerking en de Regiegroep noordelijke samenwerking en de interne bedrijfsvoering van het team.
Opdracht
Je werkt onder leiding van de manager Public Affairs als secretaresse Public Affairs waarbij je verantwoordelijk bent voor de optimalisatie en herstructureren van administratieve processen. Je taken zijn het herstructureren van SharePoint, het optimaliseren van administratieve en HR ondersteunende processen en de organisatie en processen van de noordelijke overleggen. Tevens het inregelen van de ondersteunende processen, en het vertalen van de jaarplannen van de organisatie naar processen en relevante overzichten op de voortgang en realisatie. Tevens ben je verantwoordelijk dat deze optimalisatie voldoet aan geldende wet- en regelgeving.
Competenties
- Je kunt je werk goed plannen en bent assertief, zorgvuldig en enthousiast.
- Je bent leergierig en neemt initiatief.
- Je hebt geen negen tot vijf mentaliteit.
- Je vindt het fijn om de manager Public Affairs, de bestuurssecretaris en het team te ontzorgen door organisatie- en bedrijfsprocessen te optimaliseren en in te regelen.
Functieschaal
Deze opdracht is ingedeeld in functieschaal 8.
Benodigd aantal professionals
1
CV-eisen
Maximaal 2 pagina’s, opgesteld in het Nederlands.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld in afstemming op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.
Eisen
- Je bent beschikbaar op 25 maart voor een eventueel gesprek.
- Aantoonbare werkervaring in een politiek bestuurlijke omgeving.
- Aantoonbare werkervaring met Office365, SharePoint, IBabs en CRM.
- Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Officemanagement.
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse.
- Aantoonbare werkervaring met het optimaliseren en herstructureren van administratieve en bedrijfsmatige processen.
Wensen
- Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuur secretaresse in de afgelopen 15 jaar.
- Aantoonbare werkervaring met het organiseren van bestuurlijke bijeenkomsten.