Senior programmasecretaris natuurmonitoring

Wie zijn wij
BIJ12 is de uitvoeringsorganisatie voor 12 provincies en brengt kennis en informatie bijeen over het landelijk gebied en de fysieke leefomgeving in Nederland. BIJ12 zorgt voor uniformiteit in informatievoorziening en de uitvoering van provinciale regelingen. Hieraan wordt gewerkt vanuit 4 units:

• Faunazaken en ACSG (Advies Commissie Schade Grondwater)
• Natuurinformatie en Natuurbeheer (NiNb)
• GBO voor het beheer van gezamenlijke informatiesystemen
• Stikstof en Natura 2000

Achtergrond Programma Verbetering VHR-monitoring
BIJ12 is opdrachtnemer van het Verbeterprogramma VHR-monitoring (VVM). Hierin wordt gewerkt aan noodzakelijke en urgente verbeteringen in het landelijk stelsel van natuurmonitoring, informatievoorzieningen en rapportage. Deze verbeteringen komen voort uit de gezamenlijke informatiebehoefte van Programma Natuur (PN), Programma stikstofreductie en natuurverbetering (PSn) en wet- en regelgeving. De uitvoering is een gezamenlijke opgave van provincies en Rijk.De activiteiten zijn georganiseerd langs drie programmalijnen: Natuurmaatregelen, Omgevingscondities en Doelbereik. Iedere programmalijn heeft een eigen projectteam dat samenwerkt met vertegenwoordigers en experts van deelnemende organisaties. In 2024 is ook gestart met de programmalijn Data en Informatievoorziening. Het programmamanagement ligt bij een klein team bestaande uit een programmamanager, programmasecretaris, programmaondersteuner, communicatiestrateeg en strategisch ontwerper. Dit team wordt uitgebreid met een veranderkundig strateeg. In totaal bestaat het programmateam uit zo’n 30 collega’s.

Context
Opdrachtgever voor het programma VVM is de Stuurgroep Natuurmonitoring en -informatievoorziening met deelnemers van de ministeries van LNV, IenW, Defensie en de samenwerkende provincies. De uitvoering is ondergebracht bij BIJ12. Een programmateam van projectleiders, projectmedewerkers, een projectondersteuner en een programmamanager geven invulling aan het programma, in samenwerking met een netwerk van medewerkers van provincies, Rijk en ketenpartners.Om provincies op lange termijn beter te ondersteunen met betrouwbare natuurinformatie, zet BIJ12 in op een programma voor de periode 2024 – 2030. Dit richt zich op versterking van bestaande en nieuwe instrumenten voor natuurmonitoring en verbetering van de samenwerking tussen partijen in de keten van natuurinformatie.

Wat ga je doen
Als senior programmasecretaris zorg je dat de organisatorische zaken van het Verbeterprogramma goed verlopen. Je weet hoe een programmateam ondersteund moet worden en denkt actief mee over verbeteringen in de werkwijze. Idealiter heb je ervaring met een agile/scrum-aanpak en pas je dit toe in je werk.Je plant en organiseert werkzaamheden en sessies, zorgt voor overzicht en legt verbanden tussen informatie van en tussen programmaonderdelen. Ook stel je periodieke voortgangsrapportages op. In samenwerking met de programmamanager en projectleiders bereid je de besluitvorming voor. Dit is belangrijk gezien het aantal samenwerkende organisaties. Je onderhoudt contact met opdrachtgever en deelnemende organisaties over belangen, issues en inzet.

Functieomschrijving
Gezocht wordt een senior programmasecretaris Natuurmonitoring. Ervaring met interbestuurlijke programma’s is vereist; ervaring in het natuur- of provinciaal domein is een pré.Je bent verantwoordelijk voor organisatorische zaken binnen het Verbeterprogramma en werkt samen met de programmamanager, projectondersteuner en coördinator inkoop en financiën. Samen met de strategisch communicatieadviseur, veranderkundig adviseur, strategisch ontwerper en programmamanager vorm je een programmabreed team dat de strategische koers bewaakt en de projectleiders ondersteunt.Extern onderhoud je contact met organisaties over organisatorische aspecten van het programma. De nadruk ligt op overzicht, plannen en signaleren op een verbindende en toegankelijke manier.

Jouw taken zijn onder andere:

• Plannen en mede-organiseren van werkzaamheden en sessies voor het programma als geheel
• Ontwerpen en inrichten van organisatorische processen waar nodig
• Bijhouden van besluitenlijst en risicolog en uitzetten van acties
• Bewaken van voortgang op actiepunten
• Voorbereiden van besluitvorming op procesmatig en procedureel vlak
• Verzorgen van periodieke voortgangsrapportages
• Onderhouden van contacten met opdrachtgever en deelnemende organisaties over organisatorische zaken, issues, belangen en inzet

Praktische informatie
Aantal uur per week: 32 - 36 uur (deels op locatie van kantoor BIJ12 te Utrecht, deels thuis). Verlengingsopties van 2 maal 12 maanden. Verlenging vindt plaats onder gelijke contractvoorwaarden (waaronder het uurtarief).

Eisen

• Eis 5: Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als programmasecretaris bij een interbestuurlijk programma in het publieke domein.
• Eis 1: Aanbieding past binnen het tarief van minimaal €85 en maximaal €105 exclusief btw (all-in tariefstelling).
• Eis 4: Beschikt over HBO werk- en denkniveau met een afgeronde en erkende opleiding.
• Eis 6: Kennis van en meerjarige ervaring met methoden/technieken/standaarden voor projectmanagement zoals MSP, PRINCE2, Agile/Scrum.

Wensen

• Shortlistcriterium 2: Werkervaring bij/voor een groen adviesbureau, overheidsorganisatie, terreinbeherende organisatie of soortenorganisatie.
• Shortlistcriterium 3: Werkervaring in/voor het natuurdomein.
• Shortlistcriterium 4: Aantoonbare ervaring met procesmatig en procedureel voorbereiden van besluitvorming.
• Shortlistcriterium 5: Aantoonbare ervaring met het onderhouden van contacten in een interbestuurlijke context.
• Shortlistcriterium 6: Aantoonbare ervaring met agile/scrum en/of een ontwerpende aanpak binnen een programma.
• Shortlistcriterium 1: Aantoonbare ervaring met ondersteunen van programmamanagers bij administratie binnen een programma.
• Fase 2 – Mondelinge ronde: Beoordeling op prijs en kwaliteit (Prijs max 200 punten, Kwaliteit max 800 punten).
  • A. Persoonlijke eigenschappen: Accuraat, Proactief, Resultaatgericht, Omgevings- en bestuurlijke sensitiviteit, Teamspeler, Verbindend, Analytisch, Flexibel
  • B. Vaardigheden: Plannen en organiseren, Financieel beheer, Structureren van complexe informatie, Rapportages en notities opstellen, Werken in dynamische omgeving, Communicatieve vaardigheden
  • C. Kennis: Werkervaring met programmamanagement, Natuurgerelateerde projecten, Begeleiding van onderzoek/pilots, Werken binnen een overheidsorganisatie