Opdrachtomschrijving
Het secretariaat ondersteunt de directeuren en het management van de afdeling Beleid&Kwaliteit en draagt bij aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Maar er ligt veel werk en daardoor komt de vaste bezetting niet toe aan het ontwikkelen en implementeren van verbeteringen. Om deze reden is besloten om extra senior secretariële ondersteuning aan te stellen die primair verantwoordelijk wordt voor een efficiënte en effectieve inrichting van alle secretariële processen.
Je faciliteert primair de directie en het afdelingsmanagement zoals een ervaren zelfstandig werkende ondersteuner. Zo ervaar je de huidige procedures en doe je verbetervoorstellen. Nadat er overeenstemming is over het proces draag jij zorg voor de toegankelijke beschrijving met de daarbij horende werkinstructies. Je draagt zorgt voor heldere afspraken met alle ‘gebruikers’ van de diensten van het secretariaat. Je maakt werkwijzen en methoden binnen de directie efficiënt en effectief. Bewaakt daarbij de kwaliteit van het resultaat en neemt maatregelen ter verbetering. Je draagt bij aan een helder en vloeiend in- en uitstroomproces van nieuwe medewerkers (muv het vakinhoudelijk inwerken). Als onderdeel van het team lever je een actieve bijdrage aan het werkklimaat waarin dienstverlening, humor en collegialiteit de belangrijkste gezamenlijke verantwoordelijkheid zijn.
Je rapporteert over de voortgang van je inzet aan de coördinator van het secretariaat. Dit doe je op eigen initiatief en je zorgt dat je tenminste tweewekelijks elkaar treft om de voortgang te bespreken. Benoem vooraf schriftelijk de bespreekpunten en bevestig achteraf het besprokene per email.
Werkzaamheden
De taken voor de interim secretaresses zijn bijvoorbeeld:
- Plannen van afspraken en het organiseren van vergaderingen, trainingen, bijeenkomsten en conferenties.
- Lezen, analyseren en verzorgen van zakelijke correspondentie zoals rapportages, memo’s, presentaties en andere documenten en het bewaken van de daaruit voortvloeiende acties en opdrachten.
- Beheren van complexe agenda’s.
- Administratief, secretarieel en facilitair voorbereiden van bijeenkomsten (Ibabs).
- Bewaken van de benutting van toegewezen budgetten en tijdig signaleren van te nemen acties.
- Ontvangst van bezoekers en gasten op diverse locaties.
- Telefoonbeheer en post-afhandeling (emails en brieven).
- Archiveren van belangrijke documenten en andere gegevens.
- Notuleren van directie- en projectvergaderingen.
- Bijdragen aan het onderhoud van in- en externe contacten en het verzorgen van nieuwsbrieven en rapportages.
Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.
De opdrachtgever(s)
Bij de directies Werk, Participatie en Inkomen (WPI) werken 2000 professionals die denkend vanuit de toegevoegde waarde voor Amsterdammers, dienstverlening op maat leveren. Inkomensconsulenten, klantbegeleiders Werk, handhavers, jobcoaches en schuldhulpverleners werken multidisciplinair en gebiedsgericht samen aan de opgaven die spelen binnen de verschillende stadsdelen. Ter realisatie van de doelstellingen van de nauw samenwerkende directies is het van belang om zo wendbaar mogelijk te blijven in het krachtenveld van onder andere de telkens wijzigende regelgeving, veranderende doelgroepen en aanscherpende wensen van het bestuur in combinatie met de ontwikkelingen en mogelijkheden van de technologie en de gekozen samenwerkingen.
Eisen
- Minimaal 1 relevante referentie opgeven van de aangeboden kandidaat.
- Verificatie van de kennis van de kandidaat.
- Verificatie van de ervaring van de kandidaat.
- De kandidaat moet beschikbaar zijn voor een interview en direct inzetbaar bij gunning.
- Uurtarief inclusief alle bijkomende kosten moet binnen de aangegeven range vallen.
- De kandidaat mag in de afgelopen 2 jaar niet in loondienst zijn geweest bij de gemeente Amsterdam.
- CV in het Nederlands, maximaal 5 A4, en dient overeen te komen met de gegeven antwoorden.
- De kandidaat is minimaal drie dagdelen fysiek aanwezig op het stadskantoor Amstel 1 en bereid te reizen naar andere locaties.
- Minimaal hbo werk- en denkniveau, aangetoond via opleiding of recente werkervaring.
- Motivatie toevoegen (maximaal 1 A4) waarom de kandidaat geschikt is.
- Minimaal vijf jaar recente werkervaring op een (directie-)secretariaat met meer dan drie medewerkers.
Wensen
- Werkervaring bij een grote gemeente (100.000+ inwoners), aantoonbaar in het cv.
- Toetsing van de competenties op gevorderd niveau:
- Omgevingsbewustzijn
- Relatiebeheer
- Resultaatgerichtheid
- Samenwerken
- Initiatief
- Overtuigingskracht
- Goede kennis van de Engelse taal, getoetst in een deel van het gesprek.
- Kandidaat kan direct starten voor 24 uur per week, korte vakanties tussen 15 maart en 30 april dienen vooraf vermeld te zijn.
- Minimaal vijf jaar werkervaring als secretaresse in zowel de profit- als de not-for-profitsector.