Over VNG Realisatie
De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.
VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
- Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
- Verbeteren van de dienstverlening;
- Een efficiënte en wendbare organisatie;
- Anticiperen op de toekomst.
Over team WISI
VNG Realisatie wil de dienstverlening aan laten sluiten op de leefwereld van inwoners en hen hierbij zo veel mogelijk zelf de regie geven. Om dat voor elkaar te krijgen, hebben we moderne informatievoorziening nodig binnen het domein van werk, inkomen, schulden en inburgering. De informatiekundige visie Common Ground speelt hierbij een belangrijke rol.
Over het programmateam Werk & Inkomen, Inburgering
Het programmateam W&I, I richt zich op de doorontwikkeling en subsidieprojecten van Werk & Inkomen en Inburgering – Realisatie Plateau 2 wat valt binnen het domein Bestaanszekerheid GGU-portfolio. Het programmateam bevat het projectteam gegevensdeling Werkdomein (o.a. VUM, UUP & HAI), Doorontwikkeling Inkomensdomein (o.a. GBI, VIM, LINK, PDR en PAD) en projectteam Uitvoering Wet Inburgering (Realisatie Plateau 2).
Omschrijving van de opdracht
Als project- en procesbegeleider binnen het programmateam WISI (gegevensdeling en implementatie) heb je overzicht op lopende activiteiten en draai je mee in de projectteams. Je geeft uitvoering aan de organisatorische en administratieve werkzaamheden van het programma en de individuele projecten. Dat betekent dat je de directe link naar de projectleiders bent, de processen bewaakt en de projectadministratie inricht, de kwaliteit van de plannen en rapportages bewaakt en zorgt voor de voortgangsbewaking.
We verwachten hierbij een hoge mate van senioriteit gezien de samenwerking met de projectleiders, professionals in de diverse teams en de externe stakeholders. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten. Je bent het centrale aanspreekpunt voor collega’s, ketenpartners en leveranciers. Je zorgt dat vragen snel, accuraat en consistent beantwoord worden.
Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
- Ondersteuning programmamanager & projectleiders team WISI;
- Zorgdragen voor een georganiseerde en efficiënte uitvoering van de projecten binnen de domeinen Werk & Inkomen, Inburgering, met focus op projecten zoals VUM, UUP, HAI en RP2;
- Verbeteren van projectmanagement door documenten en formats te herzien en de SharePoint-omgeving actueel te houden;
- Assisteren bij rapportages en projectvoorbereidingen, inclusief toezicht op datakwaliteit en dataverwerking;
- Coördineren van projectbijeenkomsten en werksessies;
- Zorgdragen voor een inzichtelijk relatiebeheer met interne en externe stakeholders;
- Beheer van projectdocumentatie binnen de gebruikte systemen van VNG;
- Aanspreekpunt voor collega’s, gemeenten en landelijke ketenpartners zowel telefonisch als per mail;
- Uitzetten van gestelde vragen en het bewaken van de beantwoording.
Resultaat van de opdracht
- Structurele verbeteringen in projectmanagementprocessen zijn doorgevoerd en vastgelegd;
- De SharePoint-omgeving en andere projectmanagementtools zijn actueel en overzichtelijk;
- De projecten rondom gegevensuitwisseling Werk & Inkomen en Inburgering verlopen soepel en de projectadministratie is op orde;
- De programmamanager en projectleiders worden goed ondersteund;
- Stakeholders kunnen op een laagdrempelige en adequate manier contact krijgen en vragen worden op tijd beantwoord.
Eisen
- Kandidaat is beschikbaar op 17 december voor een intakegesprek;
- HBO werk- en denkniveau;
- Minimaal 5 jaar ervaring als senior project-procesadviseur of officemanager met uitvoerende taken;
- Minimaal 5 jaar ervaring met stakeholdersmanagement, relatiebeheer en klantcontacten;
- Kennis van de informatiekundige projecten van gemeenten op de domeinen Werk, Inkomen en Inburgering zoals in de beschrijving benoemd;
- Kennis van de betrokken stakeholders voor gegevensuitwisseling gemeenten binnen de genoemde projecten;
- De kandidaat is beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag;
- Er is één CV en één motivatiebrief van de aangeboden kandidaat aangeleverd.
Wensen
- Werkervaring met stakeholdersmanagement, relatiebeheer, klantcontact en het organiseren van bijeenkomsten;
- Werkervaring met financiële administratie, inkoopbeleid en offertetrajecten;
- Competenties zoals senioriteit en initiatiefrijk zijn belangrijk. Voorbeelden hiervan dienen uit de afgelopen 5 jaar te worden gegeven en worden getoetst in gesprekken.