Systeemanalist senior VMS Externe Inhuur

Aanleiding
Het Team Tijdelijke Externe Inzet (TEI) van de Gemeente Amsterdam begeleidt het inkoopproces van extern personeel en heeft daarmee een essentiële functie binnen de dienstverlening door de Gemeente Amsterdam. De financiële omvang van het aantal inkoopdossiers dat Team TEI begeleidt bedraagt jaarlijks circa € 250 mln.

Sinds oktober 2023 is het team overgegaan van directie Personeel & Organisatie naar directie Financiën & Inkoop (F&I). Het inkoopproces van Team TEI is momenteel versnipperd over meerdere systemen en er wordt niet uniform gewerkt. Dit leidt tot veel onnodig handmatige handelingen en foutgevoeligheid. De processen zijn beperkt omschreven waardoor er dringend behoefte is aan een doorontwikkeling. Dit met als doel tegemoet te komen aan de dringende vraag van de interne stakeholders om het niveau van de dienstverlening te verhogen.

Daarnaast is er behoefte aan betere strategische stuurinformatie voor het management van F&I en de directies binnen de gemeente Amsterdam. Voor het realiseren van deze doorontwikkeling is een plan van aanpak opgesteld. Het doel is om lijndirecties en GMT te voorzien in hun behoefte aan een betere dienstverlening. Hierin ligt de primaire focus op het optimaliseren van processen, de geleverde dienstverlening en teamontwikkeling. Parallel hieraan wordt in kaart gebracht wat nodig is om de systematische ondersteuning te optimaliseren en de stuurinformatie te verbeteren.

Om deze uitdagingen aan te pakken, wordt een multidisciplinair projectteam samengesteld dat nauw samenwerkt met de teammanager. Het projectteam bestaat uit een procesmanager, systeemanalist, P&O adviseur, teammanager en een projectleider. Dit team zal o.a. de processen stroomlijnen, starten met teamontwikkelactiviteiten, het opstarten van een vlootschouw en een systeemintegratie.

Dit alles met als doel om de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen om zo de interne stakeholders beter te bedienen. Tegelijkertijd wordt er samen gewerkt aan het verlagen van de gepercipieerde werkdruk en de algehele medewerkerstevredenheid binnen het TEI.

Deze drie rollen vormen gezamenlijk een team dat de uitdagingen binnen het TEI effectief kan aanpakken, processen kan stroomlijnen en de algehele efficiëntie en dienstverlening kan verbeteren, terwijl onderling wordt gewerkt aan werknemerstevredenheid. Waar nodig zal een P&O- e/o organisatieadviseur, een data-analist, een informatiearchitect e/o een communicatieadviseur aanhaken in het projectteam.

Inhoud van de functie

In de functie van Systeemanalist Tijdelijke externe inzet ben je verantwoordelijk voor de aanbesteding en de implementatie met een zachte landing van een Vendor Management Systeem (VMS). De systeemoplossing helpt om zowel het proces van capaciteitsbehoefte tot aan facturatie te versimpelen en te versnellen middels 1 SAAS applicatie dat gekoppeld is aan de bestaande systemen (HR-pakket en SAP/Ariba) van de Gemeente Amsterdam. Dit doe je in nauw overleg met de teammanager van Team TEI, de procesmanager en de projectleider.

Voor deze opdracht maak je eerst een analyse van de systemen en processen en denk je na over het ontwerp en de doorontwikkeling van de systemen. Je speelt een cruciale rol in het identificeren van systeemproblemen, het voorstellen van verbeteringen en het implementeren van nieuwe oplossingen en werkinstructies die de efficiëntie en effectiviteit van het team verhogen.

Werkzaamheden

• Analyse van het huidige systeemlandschap en identificeren van knelpunten.
• In overleg met de procesmanager in kaart brengen van werkprocessen en de bijbehorende systematische ondersteuning.
• Onderzoeken en evalueren van verschillende Vendor Management Systems (VMS) om het meest geschikte systeem voor de organisatie te identificeren.
• Ontwerpen van systeemoplossingen die de samenhang en integratie van verschillende systemen verbeteren.
• Samenwerken met diverse vakdisciplines binnen het i-domein, o.a. i-lead, domein Architect, Security officer, privacy officer, Inkoopadviseur en Functioneel Beheer.
• Samenwerken met externe leveranciers om het geselecteerde VMS te implementeren en bestaande systemen te optimaliseren.
• Automatiseren van systemen waar mogelijk.
• Opstellen van systeemdocumentatie.
• Ondersteunen van het team bij het gebruik van nieuwe en bestaande systemen om een soepele overgang te waarborgen.
• Monitoren van systeemprestaties en het implementeren van verbeteringen op basis van feedback en data-analyse.

Gemeentelijke organisatie

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever(s)
We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Het cluster Bedrijfsvoering is één van de vijf clusters binnen de gemeentelijke organisatie. De financiële en inkoop ondersteunende bedrijfsvoeringfuncties zijn samengebracht in de directie Financiën en Inkoop. Deze directie is verantwoordelijk voor de inkoop en het financiële beheer van de gemeente Amsterdam, bewaakt de doelmatige en rechtmatige besteding van publieke middelen en verzorgt de financiële informatievoorziening. Wist je dat wij jaarlijks voor €3 miljard inkopen? Inkopen in Amsterdam is inkopen met invloed. Met het geld dat wij uitgeven willen we bijdragen aan de maatschappij en een voorbeeld stellen voor andere organisaties.

Jij komt te werken bij afdeling Inkoop bedrijfsvoering, Team Tijdelijke externe inzet. Een fijne afdeling met een informele werksfeer en diverse enthousiaste en gedreven collega’s waar iedereen gewaardeerd wordt.

Eisen:

• Beschikbaarheid en tarief kandidaat
• Een interview maakt deel uit van het selectieproces en de aangeboden kandidaat kan in de evaluatiefase van de offerteaanbiedingen uitgenodigd worden voor een gesprek. Hij of zij dient daarom beschikbaar te zijn voor het interview;
• Bij gunning is de aangeboden kandidaat direct inzetbaar zoals vermeld in de opdrachtomschrijving van deze tender;
• Het uur(tarief) dat u opgeeft is altijd exclusief btw en inclusief alle overige bijkomende kosten (bijvoorbeeld reiskosten). Indien het opgegeven tarief de aangegeven range of het maximumtarief overschrijdt, wordt uw offerte terzijde gelegd (knock out).
• Eis - Verificatie kennis: Verificatie van de kennis van de kandidaat.
• Eis - Verificatie Ervaring: Verificatie van de ervaring van de kandidaat.
• Eis - Beheersing competenties: Beheerst de kandidaat de competenties op de bijbehorende niveaus zoals hieronder genoemd.
• Referentie: U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat. Vul in:
  • Organisatie
  • Naam contactpersoon
  • Telefoonnummer contactpersoon.

Wensen:

• De aangeboden kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 3 jaar gemeentelijke ervaring bij meer dan 10.000 medewerkers.
• De aangeboden kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in functionele inrichting en rapportages bij Vendor Management Systemen voor de opdrachtgever.
• De aangeboden kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 3 jaar aantoonbare projectleiding ervaring in CV bij VMS onderzoek en implementatie.

Toetsing van de competentie:

• Analytisch vermogen: Expert
• Inventiviteit: Expert