Omschrijving van de opdracht
Als secretaris Directie Fysieke Leefomgeving ga je aan de slag binnen het team Leefomgeving (primair) met het volgende:
- Je bent de schakel tussen collega’s, teamleiders, directeur en MT binnen team Leefomgeving
- Ondersteunt team- en projectleiders bij de financiële en contractuele afhandeling van (subsidie)projecten
- Bewaking van de bedrijfsvoering in een politiek dynamische omgeving
- Ondersteunt het teammanagement bij beleidsvraagstukken en organisatieontwikkeling
- Deelname aan het Managementoffice Leefomgeving (MO) en verantwoordelijk voor o.a. verplichtingen en inhuurprocessen
- Bewaking van processen, voortgang en planning van activiteiten en programma’s binnen team Leefomgeving
- Voorbereiding, bewaking en verslaglegging van bestuurlijke/directeur overleggen en stuurgroepen
- Introductie en implementatie MS Teams Planningstool binnen de directie
- Bijdragen aan toenemende uitvoeringsondersteuning van gemeenten binnen het fysiek domein
Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
- Onderhouden van overzicht en ondersteuning bij bedrijfsvoeringvraagstukken (personeel, financiën, subsidies, planning, rapportages)
- Contacten onderhouden met stafafdelingen: HR, financiën, concernstaf
- Administratie team Leefomgeving (verplichtingenadministratie, routering, verlengingen, Microsoft Teams beheer, voortgangsbewaking)
- Dossierbeheer en opstellen rapportages Fonds Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU)
- Adviseren van teamleiders bij risicosturing
- Opstellen en bewaken van begroting, subsidieaanvragen
- Ondersteunen bij opstellen jaar- en werkplannen en het monitoren ervan
- Organiseren van sessies en overleggen
- Ondersteunen bij beleidsinhoudelijke vraagstukken
- Rapporteren over beleids- en projectresultaten en doen van aanbevelingen
- Bevorderen van samenhang tussen team Leefomgeving en de Directie Fysieke Leefomgeving
Resultaat van de opdracht
- Teamleiders en projectleiders zijn goed ondersteund op het gebied van bedrijfsvoering
- Bedrijfsvoering is goed gedocumenteerd (dossierbeheer)
- Meer samenhang tussen Team Leefomgeving en Directie Fysieke Leefomgeving door bijeenkomsten en eenduidige rapportage
- Eenduidig monitoringsproces m.b.t. jaar- en werkplannen, archivering van bestuurlijke/directeur overleggen en stuurgroepen is gerealiseerd
- Dashboard landelijk gebied (Teams Planningstool) is uitgerold en geïmplementeerd binnen de directie
Eisen voor opdracht Secretaris Fysieke Leefomgeving
- Minimaal afgeronde HBO opleiding
- Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring als Programma-, project- of bestuurlijk secretaris voor meerdere gemeenten of samenwerkingsverbanden of koepelorganisatie
- Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring met projectmatig werken in een bestuurlijk dynamische omgeving
- CV en motivatiebrief tonen aan dat aan alle eisen wordt voldaan
- Kandidaat is beschikbaar op genoemde datum/tijdstip voor een matchgesprek
- Motivatiebrief van de kandidaat is aangeleverd
- CV van de kandidaat is aangeleverd
- Opdrachtnemer beschikt over eigen laptop en telefoon
- Bevestiging dat inschrijving slechts eenmaal en namens één organisatie binnen een holdingstructuur plaatsvindt
- Bij contractering wordt geheimhoudingsverklaring ondertekend
- Inschrijver heeft de offerteaanvraag volledig gelezen en gaat akkoord
- Inschrijver gaat akkoord met de Algemene Voorwaarden van de VNG
- Inschrijver gaat akkoord met de conceptovereenkomst van de VNG
- Voor start worden de volgende documenten aangeleverd: persoonsgegevens, geheimhoudingsverklaring, VOG, kopieën van opleidingen/certificaten/rijbewijzen
- Opdrachtnemer is adequaat verzekerd voor wettelijke en beroepsaansprakelijkheid
Wensen voor opdracht Secretaris Fysieke Leefomgeving
- Ervaring als secretaris binnen fysiek domein voor gemeenten, samenwerkingsverbanden of koepelorganisatie
- Ervaring op gebied van bedrijfsvoering (beheer/initiëren personeel– en financiële administratie, rapportages)
- Ervaring met administratieve ondersteuningssystemen (o.a. inkoop, verplichtingenadministratie, workflow management, DMS)
- Ervaring met zelfstandig adviseren van teamleiders, MT of Directie binnen publieke organisatie
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Secretaris Fysieke Leefomgeving
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij VNG
Past jouw profiel bij de eisen van VNG? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan VNG
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van VNG, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen