Organisatie
Provincie Flevoland staat als gesprekspartner naast gemeenten, waterschap en de rijksoverheid: een onmisbare schakel in een netwerksamenleving waarin complexe vraagstukken alleen in samenwerking met partners kunnen worden aangepakt. De organisatie zet de maatschappelijke opgaven centraal en maakt daarop de cultuur (dat wat in harten en hoofden van mensen leeft), de structuur en het management passend. Samenwerking aan de voorkant en integraliteit in de aanpak van de opgaven en programma’s is een vanzelfsprekendheid.
Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten kom je te werken in het expertiseteam Secretariaat Gedeputeerde Staten. In het team zitten 8 collega’s. Iedereen in het team staat voor elkaar klaar en helpt elkaar. Er wordt hard gewerkt, maar er is altijd ruimte voor gezelligheid. Samen zorgen we ervoor dat het bestuur optimaal wordt ondersteund.
Opdrachtomschrijving
Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten heb je veelzijdig werk. Je helpt met het organiseren van in- en externe bijeenkomsten. Je regelt alles tot in de puntjes. De catering staat op tijd klaar, de ruimtes zijn gereserveerd en gasten zijn hartelijk ontvangen.
De afspraken en de benodigde informatie documenteer je in ons systeem (iBabs). Wanneer de bestuurder naar het buitenland reist, boek jij zijn reis en verblijf. En zorg je ook dat de bestuurder op afstand goed wordt ondersteund.
Je houdt agenda’s nauwlettend in de gaten. Alle afspraken plan jij tijdig en zorgvuldig in. Komt er een last minute afspraak? Geen probleem, jij haakt de juiste partijen aan om ervoor te zorgen dat de afspraak doorgaat. Dit betekent ook dat jij de verbinding zoekt met externen en dat ‘nee’ geen antwoord is waar jij je bij neerlegt. Collega’s en externen weten je te vinden; jij bent namelijk de vraagbaak voor de afdelingen.
Wanneer je opmerkt dat zaken niet efficiënt verlopen, benoem je deze en zet je de juiste lijnen uit zodat zaken weer efficiënt verlopen. Daarbij ben je gestructureerd, jij gaat voor vernieuwing en geeft dit ook aan in het team. Jij verzorgt de notulen bij sommige vergaderingen. Het is een plus wanneer jij goed bent in notuleren.
Competenties
Zelfstartend en proactief – Je neemt initiatief, wacht niet af en ziet kansen om verbeteringen aan te brengen.
Samenwerkingsgericht – Je werkt effectief samen met collega’s en externe partijen om gezamenlijke doelen te bereiken.
Nauwkeurig en zorgvuldig – Je hebt oog voor detail en zorgt voor kwaliteit in je werk.
Planmatig en doelgericht – Je werkt gestructureerd en resultaatgericht, met aandacht voor deadlines en prioriteiten.
Leergierig en ontwikkelingsgericht – Je staat open voor nieuwe inzichten, investeert in je professionele groei en past nieuwe kennis toe in de praktijk.
Politiek sensitief – Je begrijpt bestuurlijke verhoudingen en speelt effectief in op politieke en organisatorische dynamiek.
Gastvrij en etiquettebewust – Je straalt professionaliteit uit, hecht waarde aan representativiteit en zorgt voor een gastvrije en respectvolle omgang met anderen.
Overzicht houdend en vooruitdenkend – Je denkt strategisch mee met Gedeputeerde Staten, bewaakt de grote lijnen en anticipeert op toekomstige ontwikkelingen.
Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.
Eisen voor de opdracht Bestuursecretaresse GS
- Inschrijver voldoet aan gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in uitvraag.
- Bij uitvoering van opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt opdrachtgever token ter beschikking.
- Minimaal afgeronde opleiding op MBO niveau 4.
- Bring Your Own Device is van toepassing voor opdracht (bij uitvoering van opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon, software en toebehoren).
- Provincie kan verzoeken tot ondertekenen van geheimhoudingsverklaring.
- Voorafgaand aan selectiegesprek kan casus verstuurd worden ter voorbereiding.
- Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
- Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van opdracht welke te vinden is onder Algemene Inkoopvoorwaarden van Provincie Flevoland.
Wensen voor de opdracht Bestuursecretaresse GS
- Afgeronde opleiding op MBO-niveau 4 bij voorkeur in richting van secretarieel/office management.
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld als ondersteuning van College van B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar.
- Maandag, dinsdag, woensdag en vrijdag aanwezig op provinciehuis in Lelystad.
- Vijf dagen aanwezig op provinciehuis.
- Goede aantoonbare communicatieve vaardigheden in woord en geschrift en ervaring met notuleren.
- Aantoonbare werkervaring met werken in Microsoft Office, bijvoorbeeld met ondersteunende administratieve werkzaamheden zoals agenda- en mailbeheer (Outlook), verslaglegging en opstellen zakelijke brieven.
- Aantoonbare werkervaring met iBabs is pré evenals ervaring met archiveringssysteem eDocs.
- Zelfstartend en proactief – Neemt initiatief, wacht niet af en ziet kansen om verbeteringen aan te brengen.
- Samenwerkingsgericht – Werkt effectief samen met collega’s en externe partijen om gezamenlijke doelen te bereiken.
- Nauwkeurig en zorgvuldig – Heeft oog voor detail en zorgt voor kwaliteit in werk.
- Planmatig en doelgericht – Werkt gestructureerd en resultaatgericht, met aandacht voor deadlines en prioriteiten.
- Leergierig en ontwikkelingsgericht – Staat open voor nieuwe inzichten, investeert in professionele groei en past nieuwe kennis toe in praktijk.
- Politiek sensitief – Begrijpt bestuurlijke verhoudingen en speelt effectief in op politieke en organisatorische dynamiek.
- Gastvrij en etiquettebewust – Straalt professionaliteit uit, hecht waarde aan representativiteit en zorgt voor gastvrije en respectvolle omgang met anderen.
- Overzicht houdend en vooruitdenkend – Denkt strategisch mee met Gedeputeerde Staten, bewaakt grote lijnen en anticipeert op toekomstige ontwikkelingen.
- Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Bestuursecretaresse GS
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Provincie Flevoland
Past jouw profiel bij de eisen van Provincie Flevoland? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Provincie Flevoland
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Provincie Flevoland, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen