Organisatie
Tussen Amsterdam en Utrecht ligt gemeente De Ronde Venen. Een groene oase in een waterrijk gebied met acht kleurrijke dorpen, waar zo’n 45.000 mensen met plezier wonen en werken. In Mijdrecht staat het gemeentehuis: de thuishaven van ruim 300 hardwerkende en betrokken collega’s. ‘Samen voor elkaar’ echoot door de gangen en vormt de essentie van de organisatieontwikkeling die de organisatie toekomstbestendig maakt.
Er liggen grote opgaven op het gebied van veiligheid, woningbouw, klimaatadaptatie, energietransitie en een circulaire en inclusieve economie. Deze ambities worden gerealiseerd door intensieve samenwerking tussen collega’s van alle teams, inwoners, partners in de gemeente, het college en de raad.
Opdracht
Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen de gemeente. Het bestuurssecretariaat ondersteunt het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken.
Geen dag is hetzelfde. Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of directieleden. Je werkt volgens een uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat het team efficiënt en eenduidig kan samenwerken. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer schrikt jou niet af; je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en werkt nauwkeurig.
Je hebt kennis van werkzaamheden op het gebied van kabinetszaken. Je voelt goed aan wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en weet op het juiste moment te handelen. Dankzij jouw professionaliteit en pro-activiteit ontzorg je het bestuur op een manier die echt het verschil maakt.
Taken
Een greep uit jouw takenpakket:
- Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de directieleden
- Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren
- Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning
- Voorbereiden van de wekelijkse portefeuillehouder overleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris
- Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s
Competenties
Voor deze rol zijn de volgende competenties belangrijk:
- Klantgericht
- Samenwerken
- Stressbestendig
- Omgevingsbewust / Politiek sensitief
- Organisatievermogen (plannen en organiseren)
- Nauwkeurig
- Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
- Proactief
- Flexibel
- Zelfstandig
- Integer
- Besluitvaardig en gedecideerd
- Empathisch
Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.
Benodigd aantal professionals
1
CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag. Voor kantoorfuncties waarin het mogelijk is om op afstand te werken, is 50% thuiswerken gebruikelijk. Het kan voorkomen dat bij een specifieke opdracht aanwezigheid op kantoor verplicht is op meerdere of alle werkdagen.
Eisen voor de opdracht Bestuurssecretaresse
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau in een secretariële richting
- Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals Notubox, iBabs of MS Office
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling
- Minimaal voor 28 uur per week beschikbaar voor de gehele duur en alle mogelijke verlengingen
Wensen voor de opdracht Bestuurssecretaresse
- Aantoonbare werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden. Kandidaat beschrijft duidelijk in het CV hoe hij/zij bestuurders of directieleden ondersteunt en vooruitdenkt in het werk
- Aantoonbare werkervaring met samenwerken binnen een bestuurssecretariaat met verschillende interne stakeholders zoals bestuursadviseurs, directie en ambtelijke organisatie
- Aantoonbare werkervaring met de volgende competenties: politiek-bestuurlijke sensitiviteit, prioriteringsvermogen, stressbestendigheid en discretie. Kandidaat licht in het CV of een korte motivatie toe hoe deze competenties in eerdere functies zijn toegepast
- Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling: meer dan 8 jaar (20 pt), 5 tot 8 jaar (15 pt), 3 tot 5 jaar (10 pt)
- Aantoonbare werkervaring met agendabeheer op bestuurlijk niveau voor wethouders en directie, waarbij verschillende agenda's op constructieve manier samenlopen. Benoem duidelijk waar deze ervaring is opgedaan: meer dan 2 jaar werkervaring met complex agendabeheer (20 pt), minimaal 1 jaar werkervaring (10 pt), geen werkervaring (0 pt)
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Bestuurssecretaresse
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij De Ronde Venen
Past jouw profiel bij de eisen van De Ronde Venen? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan De Ronde Venen
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van De Ronde Venen, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen