Opdrachtomschrijving
Bij het project ‘Haringvlietbrug vast’ is behoefte aan ondersteuning bij de documentatie van deze projecten. Er is dus behoefte aan een documentalist, die de reeds aanwezige documentatie kan controleren of het voldoet aan de eisen en die structureel de controle van de documentatie en het aansporen van medewerkers om te documenteren op zich kan nemen.
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust zijn van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.
Taken
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn onder andere:
- Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
- Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte document management systeem
- Functioneel beheer van Document Management Systeem Connect
- Maken van standaardweergaven en zoekvragen in het systeem
- Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers
- Toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren van (sub)dossiers
- Actueel houden van documenten binnen het projectarchief
- Verplaatsen van documenten en (sub)dossiers
- Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten
- Tijdig beschikbaar stellen van informatie aan juiste personen
- Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer
- Inventariseren en melden van verbetervoorstellen
- Inrichten van werkomgevingen en migreren van documenten inclusief metadata
- Samenwerken met PO en aansturen van documentalist taken
Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens afspraken en kwaliteitseisen (zoals ordening, waardering en metadata)
2. Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (zoals autorisatiematrix, werkinstructies en ordeningsstructuur)
Leiding en toezicht
Uitvoering van werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.
Eisen voor de opdracht Documentalist -Haringvlietbrug
- Minimaal HBO denk en werkniveau met afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig
- Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met Document Management Systeem Connect en digitaal archiveren
- Ervaring met documentair informatiebeheer en dienstverlening en gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
- Zelfstandig kunnen opstellen van werkinstructies en handreikingen
Wensen voor de opdracht Documentalist -Haringvlietbrug
- Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten
- Kennis van relevante kaders en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en toepassingsmodel metadata
- Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint (Connect)
- Mate waarin wordt voldaan aan gevraagde competenties
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Documentalist -Haringvlietbrug
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Rijkswaterstaat
Past jouw profiel bij de eisen van Rijkswaterstaat? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Rijkswaterstaat
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Rijkswaterstaat, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen