Je gaat bestuurlijke secretariële processen rondom de gemeentesecretaris en het college coördineren, structureren en optimaliseren, vergaderingen voorbereiden, correspondentie beheren en bijeenkomsten organiseren, met focus op overzicht, voortgang en communicatie.
De opdracht betreft het tijdelijk leveren van ondersteuning bij de inrichting, coördinatie en uitvoering van bestuurlijke secretariële processen rondom de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders. De opdrachtnemer draagt zelfstandig zorg voor het structureren en optimaliseren van werkprocessen, zodat afspraken efficiënt, tijdig en zorgvuldig plaatsvinden. De nadruk ligt op het aanbrengen van overzicht, structuur en voortgangsbewaking binnen bestuurlijke secretariële processen.
De opdrachtnemer levert zelfstandig de volgende resultaten op:
- Een effectief en overzichtelijk ingerichte agenda- en planningsstructuur voor bestuurlijke overleggen
- Tijdig en volledig verzorgen van de vergaderstukken in Notubiz
- Een gestructureerde en zorgvuldige afhandeling van (vertrouwelijke) correspondentie
- Professionele organisatie van bestuurlijke bijeenkomsten en werkbezoeken
- Een duidelijk en efficiënt ingericht communicatie- en contactproces voor interne en externe stakeholders
Werkzaamheden
– Coördineren en structureren van bestuurlijke agenda’s
– Voorbereiden en completeren van vergaderstukken
– Bewaken van voortgang en deadlines binnen de bestuurlijke processen
– Beheren van mailboxen en correspondentie
– Organiseren van bijeenkomsten en bestuurlijke momenten
– Afstemming met interne en externe stakeholders
Kandidaatomschrijving
Van de kandidaat verwachten wij:
– Aantoonbare ervaring met bestuurlijke ondersteuning binnen een gemeentelijke of (semi)overheidsorganisatie
– Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen
– Sterke organisatorische vaardigheden en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen
– Ervaring met vertrouwelijke informatie en politieke sensitiviteit
– Zelfstandig, proactief en resultaatgericht
Gevraagde competenties
– Organisatiesensitiviteit
– Nauwkeurigheid
– Plannings- en organisatievermogen
– Communicatieve vaardigheden
Interviewplanning
De interviews staan vrijdagochtend 10 april gepland.
Toelichting op rooster
Minimaal 32 uur per week.
Eisen voor de opdracht Ondersteuning bestuurlijke secretariële processen
- Minimaal een afgeronde mbo-opleiding niveau 4
- Aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse of vergelijkbare rol binnen een gemeentelijke of (semi) overheidsorganisatie
- Aantoonbare ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen
- Beschikbaar voor minimaal 32 – 36 uur per week
Wensen voor de opdracht Ondersteuning bestuurlijke secretariële processen
- Kandidaat heeft relevante werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie
- Kandidaat heeft ervaring met het werken met vertrouwelijke informatie
- Kandidaat heeft kennis en ervaring met politiek-bestuurlijke sensitiviteit
- Kandidaat heeft een aantoonbare afgeronde mbo-4 opleiding
- Tijdens het interview wordt de kandidaat onder andere getoetst op de gewenste competenties en de mate van geschiktheid voor de uit te voeren werkzaamheden
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Ondersteuning bestuurlijke secretariële processen
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Gemeente Schagen
Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Schagen? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Gemeente Schagen
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Schagen, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen