1 De Opdracht
Wij zijn op zoek naar een tijdelijke kracht voor de gemeente Zoeterwoude die zich projectmatig bezighoudt met het informatie- en archiefbeheer van de gemeente. Zoeterwoude zoekt iemand met de juiste slagkracht en ervaring die ervoor zorgt dat het bestaande archief zorgvuldig en volledig kan worden overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats.
Samen met de afdelingscoördinator zorg je ervoor dat het archief in goede, geordende en toegankelijke staat wordt overgebracht. Als Senior Medewerker DIV houd je je bezig met de overdracht van het archief, zowel fysiek als digitaal binnen het zaaksysteem JOIN. Je bent verantwoordelijk voor het gehele traject: van voorbereiding en bewerking tot en met de daadwerkelijke overdracht.
Binnen deze verantwoordelijkheid stel je een Archiefbewerkingsplan (ABP) op als leidraad voor de uitvoering van de werkzaamheden. Daarnaast draag je zorg voor het opstellen van de formele documenten die bij de overbrenging horen, waaronder een Akte van Overbrenging en een Verklaring van Overbrenging. Voor archiefbescheiden die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen, stel je een Proces-Verbaal van Vernietiging op.
Alle te archiveren dossiers worden door jou inhoudelijk bewerkt conform de geldende archiefwet- en regelgeving. Tevens zorg je ervoor dat de dossiers fysiek gereed worden gemaakt voor duurzame opslag, waaronder het gebruik van geschikte archiefomslagen en het inbinden met keperband. Daarnaast zorg je voor een volledige en correcte beschrijving van alle dossiers in een gestructureerd CSV-bestand, ten behoeve van een zorgvuldige overdracht en toekomstige raadpleegbaarheid.
Het betreft een opdracht die al enkele jaren loopt en vraagt om een concrete afronding van de werkzaamheden binnen een termijn van ongeveer anderhalf jaar.
Om deze functie goed uit te kunnen voeren is het belangrijk dat je beschikt over ruime ervaring met werken binnen gemeenten en het vakgebied DIV. Kennis van het zaaksysteem JOIN is een vereiste.
Je bent een aanpakker, slagvaardig en communicatief sterk. Je bent in staat om zelfstandig te werken en planmatig te opereren. Je voert de opdracht zelfstandig uit; er is geen directe collega binnen deze rol. De werkzaamheden vinden plaats onder verantwoordelijkheid van het Cluster Bedrijfsvoering. De reguliere IBA-werkzaamheden vallen onder de verantwoordelijkheid van het team IBA van de regiogemeente Leiden.
Eisen voor de opdracht Projectmedewerker Archief
- Inschrijver heeft kennis genomen van de ‘Uitnodiging tot inschrijving’ en bijbehorende bijlagen en gaat akkoord met de gevolgde procedures zoals beschreven in dit document. (KO)
- Inschrijver bevestigt onderstaande bewijsstukken op aanvraag van Gemeente Leiden binnen 5 kalenderdagen te kunnen verstrekken:
- Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel
- Gedragsverklaring aanbesteden
- Verklaring Belastingdienst i.v.m. de afdracht sociale premies
- Aanvullende bedrijfsgegevens waaronder IBAN nummer in bijgevoegd format
- Integriteitsverklaring (KO)
- Inschrijver heeft kennis genomen van de uitvraag en bijbehorende bijlagen en gaat akkoord met inhoud, procedure en opdrachtomschrijving. (KO)
- Inschrijver levert CV en beantwoording gunningscriteria aan (twee documenten). (KO)
- Kandidaat heeft kennis en werkervaring in het bewerken en schonen van analoog archief. (KO)
- Kandidaat beschikt over kennis en werkervaring in het organiseren van overdracht van archieven volgens Archiefwet en naar archiefbewaarplaats. (KO)
- Uiterlijke startdatum op 8 mei 2026. (KO)
- Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring binnen DIV-afdeling van gemeentelijke organisatie. (KO)
- Kandidaat heeft werkervaring in projecten, van opzetten tot uitvoering en nazorg. (KO)
- Inschrijver(s) leveren binnen vijf kalenderdagen na voornemen tot gunning de volgende bewijsstukken:
- Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel
- Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA)
- Verklaring Belastingdienst
- Integriteitsverklaring ondertekend door kandidaat
Wensen voor de opdracht Projectmedewerker Archief
- Beschikt over MBO werk- en denkniveau en kan werkzaamheden planmatig organiseren en prioriteren, met aantoonbare kennis van relevante wet- en regelgeving zoals Archiefwet en kaders rondom archiefbewaarplaatsen.
- Schakelt effectief met interne en externe partijen, analyseert onvoorziene informatie uit fysieke dossiers en stemt tijdig af om voortgang en correcte afhandeling te waarborgen, met toepassing van gemeentelijke selectielijsten.
- Kan zich snel inwerken, processen analyseren en verbeteringen voorstellen, met juiste toepassing van (historische) selectielijsten bij archieven vanaf circa 1900.
- Communicatief sterk en in staat om op verschillende niveaus te schakelen.
- Oplossingsgericht en in staat om snel tot passende en uitvoerbare oplossingen te komen.
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Projectmedewerker Archief
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Gemeente Leiden
Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Leiden? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Gemeente Leiden
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Leiden, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen