Functienaam (extern)
Projectsecretaris Facilitair Bedrijf
Aantal uren per week (minimaal)
24
Aantal uren per week (maximaal)
28
Samenvatting
Wil jij als projectsecretaris impact hebben op de omgeving van patiënten, bezoekers en collega’s in het UMC Utrecht? In deze rol ondersteun je bij projecten die directe invloed hebben op de kwaliteit van facilitaire dienstverlening.
Functie-inhoud
Het UMCU staat aan de vooravond van een grote vernieuwbouwopgave. Het facilitair bedrijf speelt hier een grote rol in. Als projectsecretaris breng je structuur in het programma, bereid je besluitvorming voor, denk je vooruit en jaag je de juiste mensen aan om resultaten op te leveren. Je ondersteunt projectleiders bij de planning, de communicatie en het opstellen van rapportages. Daarmee lever je een directe bijdrage aan een veilige, gastvrije en efficiënte werkomgeving en aan de kwaliteit van facilitaire dienstverlening. Jij gaat onder meer aan de slag met:
- Opstellen van projectplannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
- Ondersteunen bij het vormen van projectorganisaties
- Opstellen van managementrapportages en verzorgen van projectadministratie
- Controleren op tijdige en juiste afronding van fasedocumenten
- Ontwikkelen van ondersteunende tools zoals formats voor tijd- en geldbeheersing
- Meehelpen met het opstellen en uitvoeren van communicatieplannen
Afdeling
Je komt te werken bij de afdeling Ontwikkeling & Advies van het Facilitair Bedrijf. Je werkt in een team met andere professionals op het gebied van facilitair advies en conceptontwikkeling en functioneel beheerders. De afdeling levert vanuit haar expertisegebieden, in nauwe samenwerking met de business, een actieve bijdrage aan het goed functioneren van het Facilitair Bedrijf als geheel. Het Facilitair Bedrijf draagt zorg voor een breed scala facilitaire diensten; van ontwikkeling van en onderhoud aan medische apparatuur, patiënten voeding en restaurants, schoonmaak, ontvangst en beveiliging, logistiek tot beheer en onderhoud van gebouwen en installaties en stralingsbescherming. Door deze variatie is het een boeiende werkomgeving met een diversiteit aan bedrijfsmatige vraagstukken. Het UMC Utrecht is een van de grootste academische centra van Nederland. Samen met meer dan 12.000 collega’s werken we aan innovatieve oplossingen die direct ten goede komen aan patiënten en maatschappij.
Profiel
Je werkt projectmatig, gestructureerd, communiceert helder en hebt gevoel voor verhoudingen binnen een grote organisatie. Daarnaast beschik je over:
- Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde opleiding in projectmanagement, secretariaat of managementassistentie
- Minimaal 4 jaar ervaring met het ondersteunen van projectmanagement
- Kennis van projectprocedures en documentbeheer
- Nauwkeurigheid en gevoel voor vertrouwelijke informatie
- Servicegerichte en integere werkhouding
- Ervaring en affiniteit met facilitaire en huisvestingsomgeving
Eisen voor opdracht Projectsecretaris – Project Medewerker Ondersteuner (PMO)
- Kandidaat is geen ZZP’er
- Kandidaat heeft kennis van projectprocedures en documentbeheer
- Kandidaat heeft een servicegerichte en integere werkhouding
- Kandidaat werkt nauwkeurig en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
- HBO werk- en denkniveau
- Kandidaat heeft minimaal 4 jaar ervaring met projectondersteuning
Wensen voor opdracht Projectsecretaris – Project Medewerker Ondersteuner (PMO)
- Kandidaat werkt projectmatig, gestructureerd, communiceert helder en heeft gevoel voor verhoudingen binnen een grote organisatie
- Kandidaat heeft ervaring binnen facilitaire- en huisvestingsomgeving
- Kandidaat heeft ervaring met opstellen en uitvoeren van communicatieplannen
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Projectsecretaris – Project Medewerker Ondersteuner (PMO)
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij UMC Utrecht
Past jouw profiel bij de eisen van UMC Utrecht? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan UMC Utrecht
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van UMC Utrecht, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen